醫院信息系統的切換準備及實施方案探討

摘要：隨著醫院信息化的發展及管理水平的提升，原有的醫院信息系統不斷被功能更強大的新系統所取代，醫院勢必面臨醫院信息系統的切換問題。醫院信息系統管理和執行部門，必須制定詳細的計劃書，選擇適合本院的切換方式，做好切換前的準備工作，制定切實可行的實施方案和應急預案，才能確保醫院信息系統切換工作萬無一失，為醫院各項業務的順利開展提供信息化平臺的有力保障。

關鍵詞：醫院信息系統；切換；準備；實施

HIS是Hospital Information System的縮寫，即醫院信息系統。醫院信息系統包括門診掛號收費、藥品管理、入出院管理、醫生工作站、護士工作站等基礎信息系統，涉及門診流程、住院流程、藥品管理流程等醫院診療活動的主要業務流程。隨著醫院信息化的發展及管理水平的提升，原有的醫院信息系統不斷被功能更強大的新系統所取代，如何做好系統切換前的準備工作，制定安全有效的切換方案，實現醫院信息系統的成功切換，對整個醫院信息化平臺的建設和發展都具有重要意義。

1切換工作計劃部署

制定完整詳細的系統切換上線計劃書，包括各階段的進展時間、工作內容、參與人員等。醫院信息系統的切換涉及到全院每一個部門，在切換過程中會有許多科室的業務流程需要確認、協調，所以在整個過程中要有醫院權威的管理部門、院級領導負責，并且醫務科、護理部、財務科、藥劑科等相關科室都要有專人參與進來。

鑒于我院的實際情況，將系統切換工作分為三期：第一期，完成本院基礎信息系統的切換；第二期，完成本院新系統中新增系統模塊的上線；第三期，借鑒本院系統切換的經驗，完成分院以及社區基礎信息系統的切換以及各類接口程序的完善。整個系統切換工程計劃在9個月內完成。

2確定切換方式

根據各個醫院信息系統的不同情況，切換方式分為直接切換、平行切換、逐步切換三種[1]。

2.1直接切換是指在啟用新系統的同時，老系統停止使用。這種方式對新上線軟件的成熟度要求較高，有一定的技術風險，應做好應急預案，隨時做好回切成原有系統的準備。直接切換的優點是切換后所有財務賬目和業務信息都在同一個系統中，能夠保證財務賬目的一致性和患者就診信息的連貫性。對操作人員而言，采用直接切換可以隔斷對原有系統的依賴，有利于新系統的熟練使用。

2.2平行切換是指在一段時間內醫院新舊信息系統并行使用。平行切換的優點是切換風險相對較小，但由于新舊兩套系統同時運行，會增加人員和設備運行成本，并且難以控制新舊系統中的數據變化，容易造成數據不一致的問題，不利于財務賬目的統計核對。

2.3逐步切換是指分階段、按步驟地完成新舊系統的切換上線過程，成熟一部分則上線一部分。逐步切換減少了直接切換的上線風險，又避免了平行切換導致的成本增加，不足之處在于新舊系統存在多個接口的開發，且數據分別在兩個不同的系統中，報表生成需要做數據整合。但老系統中原本不存在的模塊功能可以采用此種切換方式，即一個模塊運行穩定后，再進行另一個模塊的上線。

我院信息系統切換時以上三種切換方式都有采用，第一期本院信息系統切換采用直接切換的方式，新系統一旦啟用則老系統立即停止運行，新系統完全替代舊系統的所有使用功能；第二期新系統中新增系統模塊的上線采用逐步切換的方式，成熟一部分上線一部分；第三期分院及社區信息系統的切換，從自身系統切換角度看，采用的是直接切換方式，而從整個切換工程來看，采用的是平行切換方式，在本院新系統啟用并運行的同時，分院及社區的老系統并行運行，由于其數據庫和服務器在老系統中就與本院的獨立分開，所以在新老系統并行的同時，不會存在報表數據統計問題，亦不會增加成本，而且經過前兩期本院系統的切換，新系統運行已基本穩定，程序各項功能已進一步完善，整個系統更加成熟和穩健，有助于分院社區系統切換工作的順利完成。

3切換前的準備

3.1需求調研系統切換前，項目實施人員應與醫院的各級管理者、各業務科室人員、各模塊的使用人員進行大量的、充分的溝通與交流，了解新舊系統功能實現上的差異，形成詳盡的需求調研報告。對于各業務科室提交的個性化的需求，應謹慎對待，進行嚴格的需求評估，切不可盲目的將業務科室的需求、應用者個人的需求提升為醫院的需求加以滿足。防止\"需求蔓延\"[2]。需求評估體系不健全或者不夠謹慎，必然導致軟件功能模塊的頻繁修改，其最初所代表的軟件管理思維也隨之損失殆盡。

3.2人員培訓系統成功切換的關鍵是人員培訓，在系統切換前要充分做好人員培訓工作。培訓工作應是系統切換前期工程中耗時比較長的一項工作，首先是培訓教室的搭建，培訓電腦的數量應根據醫院的規模合理配置，一般在院職工1000人培訓電腦數量不少于20臺[3]，培訓工作應按照系統切換上線計劃分期進行，老系統中沒有的功能模塊可以在新系統上線成功后再組織人員培訓。通過人員培訓和考核達到各類操作人員熟練使用軟件、減少誤操作的目的，同時利用培訓和練習時產生的大量業務數據可對新軟件系統各功能模塊與醫院業務的相容性進行檢驗。根據培訓內容性質的不同，可分為以下兩類培訓：①操作級培訓操作級培訓的主要對象是各業務科室的軟件使用者。由于醫院軟件用戶不同程度的受原有軟件使用定式的影響，對新軟件系統存在一定的排斥與抵觸。在系統切換前，應對軟件的各類使用人員進行系統培訓，讓他們了解醫院信息化的發展動向、業務訴求，系統切換后的業務場景和流程改善，并要求軟件的直接操作人員、業務管理人員在真實的業務環境中熟練使用新系統，能在設定權限范圍內進行字典維護、系統維護。②維護級培訓維護級培訓主要對象是信息化建設項目組人員、醫院信息科的專業技術人員。通過培訓，應具備系統切換時進行現場指導、異常識別和故障排除的能力。

3.3組織準備醫院信息系統的切換絕不僅僅是上線一套軟件系統，更是對醫院各項業務流程、管理流程的優化和再造，醫院信息系統上線后必然導致原有的院內管理和運行模式發生一定的變化，例如門診排班是由掛號室負責還是由門診辦公室負責管理，診療項目字典是由物價部門還是信息部門負責維護，醫囑模板（醫生組套）是各科室自行負責還是全院統一制訂等。在信息系統切換前必須做好相應的組織準備，明確管理細節，建立層級權責。否則醫院信息系統的切換就會出現\"信息部門一頭熱\"的現象。

3.4數據準備系統切換最重要的工作之一是數據準備，新舊系統間的數據遷移，需要耗費巨大的時間和人力，一般數據遷移的工作量至少占到系統升級總工作量的1/3[4]。結合原有信息系統的實際情況，我院采取部分數據遷移的方案，即遷移字典數據但不遷移業務數據，將原有系統中的人員字典、科室字典、藥品字典、診療項目字典等數十項基礎數據字典遷移至新系統中，只需對字典數據進行核對和補充，重點是藥品、診療項目價格的核對，以及是否列入醫保農保報銷范圍的核查工作，而所有業務數據都由新系統產生，新系統產生的業務數據問題更容易定位與分析。

3.5運行測試在人員培訓工作的基礎之上，需完成對新系統的運行測試。各業務科室應按照新的業務流程，完全模擬各項在院業務，對新系統進行全流程的運行測試。測試時間應大于2w，不僅要對各項業務功能進行測試，還需針對各類就診人員性質分別測試，觀察各類業務報表是否統計準確，對運行測試過程中出現的問題應及時進行分析處理。

4系統切換實施安排

制定有效的實施方案，明確系統切換的時間，確認各部門需要完成的具體工作，安排工作流程、完成時間、責任人等重要內容，其中責任人需細化到每個部門的每一項工作。根據實施方案制定完整的系統切換日程安排表，指明整個系統切換過程中，某天某個部門需要完成哪幾項工作，信息系統管理部門自身需完成的工作也應包含在內，并指明規定時間前必須完成，各項工作的完成以各業務部門負責人及信息系統管理部門雙方簽字確認為準。對系統切換實施過程中需特別注意的幾點做如下說明：①切換時機的選擇系統切換時間盡量選擇在每月結帳日后或年度結帳日后，若選擇在結帳周期中的某一天，則存在新、舊系統報表拼接的問題。為將系統切換對醫療服務的影響降至最低，應盡量選擇門診患者較少的時間進行系統切換。結合醫保年度結轉的政策，我院的切換選擇在7月1日零點，在完成系統切換的過程中，一并完成了醫保年度結轉工作，并且財務關賬時點與醫保年度結轉時間相一致，更有利于財務報表與醫保中心報表的對賬工作。②加強技術保障[5]為了保障系統切換的順利實施，在系統上線前應做好網絡中心管理，及時發現和排除網絡故障；對各上線工作站的計算機、打印機應進行更新安裝，并加載新的程序；指派實施工程師對上線科室進行現場值守，以便提供實時指導。③加強患者溝通系統切換當天應在院內公示區、患者候診區張貼系統切換公告，以尋求患者對可能出現的排隊等候時間延長等現象給予理解和配合；對原有就診流程進行優化的，應發布新生業務流程圖告知患者；門診大廳及掛號、收費、取藥、入出院辦理窗口、醫生工作站、護士工作站等環節應增加導醫人員、服務窗口及工作人員，以協助維持就醫秩序，減少排隊等候時間。④做好系統切換的應急預案應急預案應包括系統切換不成功如何回切至原有系統、網絡故障時如何啟用本地服務、系統反應遲緩時如何啟動先診療后結算服務、由于系統切換而導致的醫患糾紛如何處理等，以應對系統切換過程中可能出現的各種意外，以保障醫院的各項業務能正常開展。

綜上所述，醫院信息系統的切換是一項復雜而細致的工作，醫院信息系統管理和執行部門必須秉持對醫院高度負責的精神，精心做好醫院信息系統切換前的準備工作，根據各個醫院新舊信息系統的不同情況，選擇一種或幾種相結合的適合本院的切換方式，制定切實可行的實施方案和應急預案，才能確保醫院信息系統切換工作萬無一失，為醫院各項業務的順利開展提供信息化平臺的有力保障。

參考文獻：

[1]王霞，彭智才，董超雄.對提高醫院信息系統切換成功率的思考[J].中國醫療設備，2008，23（4）：76-77.

[2]王瑋，包國峰，房鹛等.醫院信息化建設工程的項目管理策略[J].中國醫學裝備，2007，4（11）：39-42.

[3]劉海霞.醫院信息系統的切換準備及切換方案探討[J].醫院當代醫藥，2009，16（19）：119-120

[4]劉浩.淺論HIS系統升級中的數據遷移[J].中國衛生信息管理志，2007，4（3）：15-17.

[5]徐旭東，毛琦敏，楊國斌.門診醫生工作站上線應用的主要體會[J].醫學研究生學報，2005，18（12）：1128-1130.

編輯/王海靜