會計檔案管理信息化的實踐研究

摘 要：我國信息事業不斷發展的過程中，會計的業務執行主體也在悄然發生改變，隨之會計檔案管理工作也在進行著相應的改變。手工會計下使用的檔案管理方式已經不再適合新時代信息化會計檔案管理的建設要求，所以必須要強化會計信息化系統的檔案建設，也就是加快會計檔案管理的信息化建設工作，構建完整的財務檔案以切實提升財務檔案管理者的水平與財務管理的工作效率，以更好的狀態適應新時代會計電算化的要求。文中對傳統紙質檔案的缺陷進行了簡單闡述，并就會計檔案的信息化建設提出了幾點建議。

關鍵詞：檔案管理;信息化;會計

一、引言

會計檔案管理工作有著十分重要的地位，不管是何種企業開展會計檔案管理工作都是十分必要的。電子信息與網絡技術應用范圍不斷擴大的過程中，各個企業的會計核算也已經從最初單純的手工記賬方式轉變成使用會計電算化軟件而開展的會計核算，會計檔案管理的信息化發展趨勢是時代的必然，企業會計檔案管理的信息化指的是把之前的紙質會計檔案的保存方式轉變成為紙質和電子檔案并存的檔案實體服務工作，以實現企業會計檔案數字化與網絡化的建設要求。

二、傳統紙質會計檔案管理的缺陷

1.紙質會計檔案時間久了字跡容易變淡消失

在我國《會計檔案管理條例》中將會計檔案的保存時間劃分成了永久保存與定期保存兩種。定期保存的年限又劃分成了三年、五年、十年、十五年、二十年和二十五年這五種。但是在會計檔案實際工作過程中，因為有些新技術工具的使用反而造成會計檔案字跡難以長期保存，例如使用色帶打印的發票，發票上面的數字有些在報銷的時候就已經難以清除辨認，保存不到一年就可以變得模糊。原始憑證字跡的消失會對檔案的查詢造成巨大的不便，所以這種缺陷被不良用心的人利用時，必然會出現巨大的財務風險。

2.紙質檔案閱讀難度大

以醫院為例，醫院的規模不斷擴大，門診住院等各種經費的收支數量和金額的耗費也以每年遞增的趨勢在上升，在接受各種專項經費檢查、查閱或者復印各種會計檔案時，難度十分大。比如某一種國家級的醫學科研項目需要進行經費審核，要求瀏覽幾年時間內的項目周期執行內容與各種有關的會計執行憑證，有時要復印的資料在百份以上，就是一項簡單的經費調查可能就需要會計檔案管理人員花費半月有余的時間準備。所以紙質檔案調閱的時候，缺少便利性。

3.紙質會計檔案保存的安全性不足

會計檔案的中包含的內容十分繁多，例如各種原始證明、賬本、報表和其他一些資料等等。會計檔案移交的過程中，一般財務部門和檔案部門都是以冊為單位移交的，而后期的存檔也是以冊的形式保存。因為企業人力、物力、財力的條件限制，有些時候保存難度是很大的，無法實行有效監管的目的。當某冊的會計檔案中某一份原始憑證調走，是無法在短時間內發現的，而會計檔案保存的安全性直接受制于會計檔案管理人員的從業素質，并沒有直接硬性的規定。

三、建設會計檔案信息化的建議

1.領導的重視與推動

領導人員信息化意識程度的高低直接決定了信息化建設的具體表現程度，因此領導人員需要對會計檔案的科學管理觀念有清醒的認識，認識到計算機與網絡技術使用在會計檔案工作中是受到時代必要性要求決定的，在資金、設備與人力等各個方面加大投入力度，將會計檔案的信息化工作加入到日常工作規劃與考核的區間范圍內，經常性的詢問此項工作的開展情況，以實現對會計檔案工作情況實時了解的目的。并且依照具體的工作情況提出合理的建議和要求，要會計檔案人員依法執行有關工作內容，以幫助其將工作過程中遇到的實際難題解決。有關領導人需要對會計檔案信息化的重要性與必要性有清楚認識，同時以強制性方式督促制度的建立與完善。并且在這個過程中加大會計法則的開展力度，加強有關負責人士的法制化觀念，實行有法可依、違法必究的制度，讓會計保持清清白白，保證會計檔案建設工作在合法的區間內完成。

2.建立健全會計檔案管理設備

各項設備是會計檔案信息化建設過程中不可或缺的一項重點內容，也是檔案信息資源開發利用與信息技術使用的前提與基礎，但是其中的本質特征則是檔案信息化網絡管理要求，其屬于檔案信息傳遞、交流與資源共享的關鍵。項目啟動的初期，財務單位與檔案部門的工作人員需要建立密切的聯系，加強溝通交流，從財務管理層面與檔案管理的角度提出合適的設計條例，綜合分析各方面的要求，以防止在系統運行的過程中有任何的不足或缺陷，提升工作效率。而財務軟件方面的建設，需要使用絕對的保密方式，開展電子簽單的制度，保證會計檔案管理制度的安全性與可查性。

四、結語

會計檔案信息化的發展建設必然會把會計檔案的管理和信息技術的使用聯系在一起，為后期會計檔案管理工作帶來全新的變革要求，同時也為會計檔案管理工作帶來新的挑戰。因此會計檔案信息化建設的過程中，需要加大監督力度，促進其朝著健康積極的方向發展。

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作者簡介：朱明黎（1984.04- ），女，漢族，溫州人，本科，會計師，溫州醫科大學附屬眼視光醫院