學校如何做好檔案管理工作

【關鍵詞】學校管理 檔案管理

【中圖分類號】G 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2014）08A-

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當前，有的學校對學校檔案管理工作不夠重視，甚至不知道如何進行管理。具體表現為：第一，管理意識淡薄。有的學校上至學校領導下至一線教師，均存在“重教學、輕檔案”的觀念，認為檔案管理可有可無，沒有意識到檔案管理在學校發展中的重要性和必要性。第二，檔案材料收集不夠全面。有的學校對檔案資料的搜集和整理不夠重視，沒有對學校開展的各項工作及時進行記錄和總結，有的學校即使做了記錄和總結，也沒有將原始資料進行妥善保存和歸檔。第三，檔案管理不夠規范。有的學校沒有專門的人員負責檔案管理工作；有的學校雖然有檔案管理人員，但是由學科教師兼職；有的學校則沒有設置檔案柜或檔案室。

學校檔案真實客觀地記錄了學校發展的歷程，是學校重要的信息資源。它既匯集了學校教育教學經驗成果和現有的工作成果，又能夠促使學校在今后的工作中做到揚長避短。此外，學校檔案記錄了學校優良的傳統和歷年來優秀教職員工的先進事跡，從而匯集成為一種學校精神。因此，學校要重視檔案管理工作，密切關注學校發展的走向，使學校的檔案管理工作朝著現代化的方向發展。

一、制訂計劃，確保落實

學校檔案管理工作包括行政管理、教職工管理、學生管理、教育教學管理、安全管理、校園文化建設管理、財務及資產管理等方面的文字材料和聲像載體。學校應當將檔案管理列入學校工作計劃及學校管理工作當中。以筆者所在的學校為例，學校安排了一個分管檔案管理工作的領導和兼職檔案管理員。分管檔案管理領導要做好一年的工作計劃，年終時做好工作總結，同時將學校規范管理任務分配給各個行政領導，由他們負責安排各項工作。

二、健全制度，實行規范管理

沒有完整嚴格的規章制度，難以保證學校檔案管理工作順利開展。因此，筆者所在的學校在實施檔案管理過程中，首先制定了明確的檔案管理目標，建立了一整套適用于學校檔案管理工作的規章制度。比如，分管領導要制定《學校檔案管理實施細則》《檔案人員工作職責》《檔案室管理制度》等，這些制度需要通過學校開會討論才能確立。檔案管理工作要求做到統一標準，分類科學，編目清楚，從而使學校的檔案管理逐步走向制度化、規范化。

三、加強領導意識，開展培訓

檔案管理是一項系統的、繁瑣的工作。要完善檔案管理工作，學校必須強化領導意識。有的學校檔案管理工作意識不強，教師收集檔案資料意識淡薄，對此，筆者所在的學校探索出了相應的措施。做法是：對檔案管理工作人員和全校教師進行檔案收集、資料歸檔的培訓，加強教師的檔案管理意識，提高教師的檔案管理工作能力。經過學習和培訓，學校開展的每一項活動都有專門的教師做好活動方案，寫好活動總結，還有專門人員安排負責拍照。比如，每周開展的班隊活動，班主任或中隊輔導員必須做好活動記錄。此外，學校的政治學習記錄、教師會議記錄、安全工作記錄、行政值周工作記錄均由值周老師負責完成，而學校開展的教研活動則由各學科組長負責做好記錄。到學期末，各個行政領導將學校工作的相關資料上交檔案管理處，由檔案管理人員分類歸檔入庫。現在，學校的檔案管理工作已經形成了常態化。

四、實現檔案管理的現代化

隨著社會和時代的發展，學校檔案管理工作面臨著諸多有待解決的問題。比如，學校檔案管理工作內容越來越豐富，檔案種類越來越多，對檔案的保管和利用要求越來越嚴格。因此，學校必須實現檔案管理工作的現代化，促進檔案管理工作的開展。比如，學校可以設置一間檔案室，同時配備檔案管理員及計算機，實現檔案管理的數字化、信息化。負責檔案管理工作的管理員要不斷學習新技術、新方法，善于利用現代科技手段做好學校檔案管理工作，使自己成為綜合性管理人才，進而做好學校檔案管理工作。

總之，建立健全學校檔案管理工作制度，實施規范化和現代化的檔案管理，有利于查找和使用學校資源，有利于學校進行科學管理，從而提高教育教學質量。

（責編 歐孔群）