淺析ERP在行政事業單位財會管理中的應用

【摘 要】本文研究了行政事業單位在財會管理中存在的問題，探討了ERP系統和一般財務軟件的本質區別，對ERP系統在行政事業單位財會管理中的應用進行了說明。

【關鍵詞】ERP系統；行政事業單位；財會管理

一、行政事業單位現行財會管理存在的問題

（一）對于行業之內財會管理的界限沒有明確的劃分

行政事業單位隸屬國家所有，在日常運營中容易受到計劃經濟體制影響，進而出現政企不分的問題。這種現象直接導致了很多行政事業單位的財務管理依然沿用以前的方式和方法。在我國，很多應采用公共財政管理的單位和部門采用企業財務管理方法，而很多應該采取企業財務管理方法的單位和部門卻采取了公共財政管理，在應該進行資金集中調動的時候卻沒有進行資金統一調度。很多設施應該由企業出資進行修理和防護，但是卻不能夠及時從行政事業單位中分離出來，導致政府白白浪費資金幫助企業進行設備和設施的養護，最終造成行政事業單位的資金損失。

（二）不能夠從組織的高度為部門預算的編制提供保證

財會工作的重要前提和基礎是部門預算，在國家進行市場經濟發展過程中，部門預算成為財政預算管理的最主要的形式。行政事業單位基本采取國庫集中支付、政府集中采購的方式進行運營，在這種情況下部門預算顯得尤為重要。如果財會管理疏忽部門預算這項重要的工作，那么行政事業單位很難健康有序的運作。

（三）財會管理沒有形成系統

系統性的財會管理目前在行政事業單位尚沒有形成。所以，行政事業單位在資金管理上始終跟不上步伐，各部門之間在資金的運作和核算上難以形成有效銜接，資金管理常常運營不暢，資金循環緩慢，財會管理的弊端充分暴露出來。

二、ERP系統區別于一般財務軟件之處

第一，ERP系統在工作機理上和一般的財務軟件存在著本質的區別。一般的財務軟件在針對行政事業單位財務管理時將重點放在了財務核算上，其功能局限在錄入、整理和記錄之上，其在運行之中只是對原始單據進行手工的錄入、分析和匯總。ERP系統則是站在行政事業單位財務管理的本質要求基礎上，以流程為導向，構建自動分錄系統，在其運行的過程中將財務管理過程劃分為幾個模塊，各個模塊之間形成一個有機的系統，在工作之中環環相扣、逐層遞進。行政事業單位可以根據其不同的財務類型在ERP系統中點擊不同的會計科目，系統會自動觸發會計事件，也就是說只要確定了財務類型，ERP系統就會自動生產會計憑證，對相關的賬目科目余額進行調整。審核財會憑證的正確性是此時財會人員的主要工作任務，財會人員不必花費大量的時間和精力去錄入、記錄和整理會計憑證，這就為財會人員將精力放在財務管理上提供了良好的機會，財會管理工作質量得到大幅度提升。

第二，我國國內開發的財務軟件在功能上已經非常成熟，一般來說可以滿足企業財務核算的要求。但是從財務管理的角度來看的話，管理者對財務報表的要求就不僅僅停留在數據的簡單積累上，他們需要運用財務報表來分析企業內部各個部門的具體運營情況，財務報表本身難以滿足管理者的要求，當管理者本身財務專業知識不強時，單純的財務報表是不能滿足財務管理要求的。從另一方面來說，從復雜的財務報表數據中分析和總結所需的信息是浪費時間和精力的一件事情，而且當財務報表數據本身存在錯誤時，財務人員還需要花費額外的時間和精力調查數據錯誤的根源，這對財務管理工作效率產生極大的影響。而ERP軟件是由業務流程為導向，所以各種財務數據可以和各項業務行為緊密聯系在一起，從財務角度或從業務角度都能夠快速進行相互跟蹤。

三、ERP系統在行政事業單位中的應用

（一）預算管理

行政事業單位在運用ERP系統的過程中會不可避免地進行工作流程再造，以新的工作機構運行新的管理理念和體制，而新成立的機構中最重要的就是預算管理部門，這個部門主要負責預算的策劃和編制，審核和修訂上級所擬定的預算額度，評估和編制已經建立的預算方案，在進行非貿易性質和非經營性質的購匯0人民幣業務時進行限額預算。預算管理部門還負責為行政事業單位的行業融資出謀劃策。預算管理部門的工作需要行政事業單位內部各個部門的配合，尤其是財會部門的配合，行政事業單位的預算編制普遍采取政府預算會計報表格式，其具有較高的可行性和可銜接性，但是依然有較多不足。行政事業單位運用歷史計價法進行成本預算顯得不夠準確，政府預算會計報表格式對收支的經濟性質反映得也不便利。ERP系統本身的集成性可以有效地避免這些缺陷。行政事業單位可以運用政府報表格式進行收支預算的編制，運用行政事業單位會計報表形式進行資產或者資金積累的預算，在報表之后也可以采取附注的形式對單位的資金使用情況進行說明。

（二）資產管理

行政事業單位可以運用ERP系統的流程指向性設置自己部門的ERP系統的具體特點，以專門的資產管理中心對各類數據信息進行管理。在資產管理部門中可以對資產的使用、配置、維修、產權變動、使用糾紛、使用效益、政府采購等事項進行統一管理，也可以對政府采購辦法進行考核和評價，可以組織部門進行集中采購和買賣，以及對進行股份制改造的資產重組、股權設置、資產處置等工作；清產核資、產權管理、國有資本金統計分析和產權糾紛調處、資產處置及使用管理工作。

（三）財務會計自動化操作

如果行政事業單位能夠采取ERP系統，那么財務會計人員就可以從傳統的手工操作的記賬報賬工作中解脫出來，ERP系統可以直接完成數據的錄入、整理和分析。各個部門只要將數據直接匯總交到財務部門，財務部門將數據審核和核對之后上傳到ERP系統中即可。例如，很多部門現在已經實行了網絡化報銷系統，其優點包括：數據簽名，報銷憑單采用電子簽名，可以有效避免偽造簽名的風險。多級復核，憑證和付款均實行二級復核出現問題及時糾正。

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