淺談高校學(xué)生檔案管理

【摘 要】高校學(xué)生檔案是個人人事檔案的重要組成部分。本文指出了高校學(xué)生檔案管理工作中常見的問題，談了自己的看法，期待高校學(xué)生檔案管理工作能更上一個臺階。

【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)生檔案；管理

學(xué)生檔案是學(xué)生在校讀書期間生活、學(xué)習(xí)和工作的真實反映，是學(xué)校對于學(xué)生培養(yǎng)、教育的第一手資料，是用人單位對學(xué)生考核的重要依據(jù)，是學(xué)生由學(xué)校走向社會的重要履歷。加強高校學(xué)生檔案管理，重視學(xué)生檔案利用，充分發(fā)揮檔案價值，并能促進學(xué)生就業(yè)。

要做好高校學(xué)生檔案管理工作，必須做好從學(xué)生檔案的產(chǎn)生、收集、整理到學(xué)生檔案的專遞、查詢工作，這中間缺一不可！如何做好高校學(xué)生檔案的管理工作是高校學(xué)生檔案管理工作者要認(rèn)真思考的問題

一、高校學(xué)生檔案管理工作中普遍存在的幾個問題

1、高校師生對學(xué)生檔案的意識不強

雖然國家政府一直在宣傳檔案的重要性，可是在大多數(shù)高校，不論是領(lǐng)導(dǎo)、老師還是學(xué)生對檔案的重要性認(rèn)識遠遠不夠。許多的高校，學(xué)生檔案的管理是在學(xué)校的檔案館（室），而學(xué)生檔案材料的產(chǎn)生則是在各部門和教學(xué)院系，所有材料的產(chǎn)生，都由學(xué)生本人、班主任和院系共同完成。而從移交的學(xué)生檔案材料中看就會發(fā)現(xiàn)：a、小部分學(xué)生在填寫材料時不用墨水筆，而且填寫隨意，內(nèi)容不夠真實；而班主任的評語則是以點帶面，幾十人的評語就像是在寫一個人。b、各院系對學(xué)生檔案材料的規(guī)格要求也不相同。以我校為例：如實習(xí)手冊的紙型有的用A4，有的用B4、A3等，導(dǎo)致學(xué)生材料大小不一，也給人一種不嚴(yán)肅的感覺。

2、高校學(xué)生檔案材料內(nèi)容簡單

新生一進大學(xué)就必須要填寫新生登記表，這張表包含了學(xué)生的基本信息情況，方便班主任、學(xué)校老師了解學(xué)生家庭、政治思想狀況。除此外，大學(xué)期間的檔案材料還有：體檢表、成績表、實習(xí)鑒定表、評優(yōu)評先表、年度考核鑒定表、黨組織材料、社會實踐表、科研申請表、畢業(yè)生登記表、全國高等學(xué)校畢業(yè)生報到證等。而現(xiàn)實狀況是大多數(shù)高校學(xué)生檔案材料中缺少：評優(yōu)評先表、年度考核鑒定表、社會實踐表、科研申請表等能反應(yīng)學(xué)生綜合、科研能力的材料，而這些材料的缺失就無法全面、正確的評價學(xué)生，也就無法向需要了解畢業(yè)生的單位提供有效的信息。

3、高校學(xué)生檔案材料的轉(zhuǎn)遞途徑不一

目前，由于沒有統(tǒng)一的規(guī)定，各高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞的方式也不相同。高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞的途徑是根據(jù)各省市人力資源局的要求和本單位的工作情況決定的。一般有機要、郵政快遞和一般快遞公司，也有高校親自移交學(xué)生檔案的情況。由于轉(zhuǎn)遞方和接收方?jīng)]有交流，就容易出現(xiàn)以下方面的問題：①、因缺少交流，不論是機要還是快遞都出現(xiàn)過檔案遺失、檔案錯登、漏登等情況。②、因缺少對檔案的了解，也有檔案滯留在學(xué)生本人手中、學(xué)生私自拆封檔案等情況，這也讓檔案的真實性、保密性有了折扣。③、機要轉(zhuǎn)遞檔案有硬性的要求：必須是黨政機要部門投遞與接收，也就出現(xiàn)某些學(xué)生檔案被接收但未能及時轉(zhuǎn)到學(xué)生檔案接收部門，導(dǎo)致了學(xué)生久久查找不到檔案。

4、高校學(xué)生檔案電子信息化工作有待加強

高校的各項管理工作都已是電子信息化管理，基礎(chǔ)信息進入高校網(wǎng)站都可以查詢。在這知識經(jīng)濟時代，高校檔案電子信息化也已經(jīng)普及。學(xué)生檔案中的中學(xué)信息在學(xué)生高中畢業(yè)時，基本信息在教育網(wǎng)站都可以查詢。而在大學(xué)卻沒有統(tǒng)一的、可適用的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)軟件，所以目前還處于原始手工操作模式中，學(xué)生電子檔案信息管理嚴(yán)重滯后于高校的其它各項管理工作。

二、加強高校學(xué)生檔案管理，提高學(xué)生電子檔案信息管理工作

1、全面普及、提高全校教職員工的檔案意識

“領(lǐng)導(dǎo)重視”是高校所有工作的重點。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，各項工作才能有效的開展，而高校檔案管理工作者應(yīng)該利用一切可以利用的機會：如新生入學(xué)教育、學(xué)生工作例會等等，向全校的師生員工普及檔案的重要性，讓所有的師生員工了解什么是學(xué)生檔案、學(xué)生檔案的組成及學(xué)生檔案的重要性。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校檔案管理部門要把學(xué)生檔案管理工作當(dāng)做基礎(chǔ)性工作進行管理，并納入職能部門的目標(biāo)管理工作中，在布置、檢查常規(guī)學(xué)生工作的同時，也布置、收集學(xué)生檔案材料，一定要做到學(xué)生檔案要專人負(fù)責(zé)。

2、規(guī)范高校學(xué)生檔案的收集和整理

高校學(xué)生檔案材料的產(chǎn)生是由教學(xué)、學(xué)生管理部門和各院系的學(xué)生管理部門共同完成。因為學(xué)生檔案材料形成的部門不同，對形成學(xué)生檔案材料的載體的要求也不相同，導(dǎo)致最后形成的學(xué)生檔案材料載體型號多種多樣。高校檔案管理部門應(yīng)該對高校學(xué)生檔案材料載體有明確的規(guī)定：學(xué)生檔案材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，學(xué)生檔案材料的書寫字跡要規(guī)范、整齊，要統(tǒng)一使用黑色墨水筆（黑色中性筆也行）；不能有錯別字；不能復(fù)印件代替原件；學(xué)生自己填寫的材料信息必須真實；班主任鑒定必須是學(xué)生情況的真實反映，最好能突出學(xué)生的個性特點。學(xué)生檔案材料應(yīng)由院系規(guī)定的專人負(fù)責(zé)，進行統(tǒng)一管理。在整理學(xué)生檔案材料的過程中，學(xué)生檔案材料與檔案袋封面目錄必須是一致的。

3、確保學(xué)生檔案安全、完善學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作

高校學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞是憑借省廳發(fā)放的“全國高校畢業(yè)生就業(yè)報到證”，此證是憑學(xué)生畢業(yè)后與單位簽訂的合同或生源地人才中心的接收函或高校畢業(yè)生報到證申請表，高校就業(yè)部門統(tǒng)一到省教育廳為學(xué)生辦理的。高校檔案管理部門根據(jù)《全國高校畢業(yè)生就業(yè)報到證》所指定的檔案接收單位，將學(xué)生檔案在《報到證》規(guī)定的時間內(nèi)轉(zhuǎn)遞到指定的學(xué)生檔案接收單位。為確保學(xué)生檔案的安全，高校學(xué)生檔案管理工作者也費盡心思。以我校為例：一般我校學(xué)生檔案管理工作人員會通過電話、QQ和學(xué)生檔案接收單位聯(lián)系，在得到學(xué)生檔案接收單位的同意后，我們將需要轉(zhuǎn)遞的畢業(yè)生檔案的電子名單和紙質(zhì)名單相結(jié)合，使用較安全的快遞公司，將檔案批量轉(zhuǎn)遞，有任何問題也能夠及時通過電話、QQ聯(lián)系，減輕了雙方的工作量，同時也確保了學(xué)生檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的安全。但也有些學(xué)生檔案接收單位墨守成規(guī)，不愿變通，不但使自己工作量增大，也使投遞方工作量增大，同時學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞過程中的不安全行也增加。也給畢業(yè)生帶來了經(jīng)濟負(fù)擔(dān)和思想負(fù)擔(dān)。

4、完善高校學(xué)生檔案電子信息化管理

學(xué)生進校之初，高校檔案管理部門就應(yīng)建立高校學(xué)生檔案電子信息庫，以網(wǎng)上的招生信息為學(xué)生電子檔案的基礎(chǔ)信息，學(xué)籍審核后將學(xué)生的學(xué)籍卡制成電子文檔，學(xué)生實習(xí)鑒定、社會實踐、評優(yōu)評先、科研成果等重要文件都由學(xué)生本人、班主任和指導(dǎo)教師共同錄入，通過學(xué)號或姓名在網(wǎng)上查詢，這樣學(xué)生畢業(yè)時也方便用人單位政審、考核，通過這個信息庫可以全面的了解學(xué)生，也能體現(xiàn)學(xué)生檔案利用的社會化，建立有效可行的高校學(xué)生檔案信息庫勢在必行！

總之，要做好高校學(xué)生檔案管理工作不僅離不開領(lǐng)導(dǎo)支持，還需要一套有效可行的管理條例，及健全的高校學(xué)生檔案管理工作制度。同時高校檔案管理者還應(yīng)推陳出新，更新管理理念，積極與學(xué)校的電子信息接軌，使高校學(xué)生檔案管理盡快邁入檔案信息化管理軌道中去。