中南市政總院電子圖紙的檔案管理方案探討

摘要：中南市政總院是我國比較成規模的設計院，在市政工程施工圖紙的設計方面有一定的影響力。由此，其承攬的市政工程方面業務也呈現逐年遞增的趨勢。這也為相關的圖紙的檔案管理帶來了一定的困難，尤其是電子圖紙的檔案管理方面，由于其自身的特點，為其長期保存、使用、管理制造了一定的障礙。本文將就中南市政總院電子圖紙的檔案管理方案探討。

關鍵詞：中南市政總院電子圖紙檔案管理

電子圖紙以其方便、快捷、節約空間等特點，深受廣大的設計者的青睞，在圖紙設計領域得到廣泛的應用。但是，隨著電子圖紙的數量的增加，其檔案的管理也提上日程，并且在實踐過程還發生了一定的問題。

1.中南市政總院電子圖紙檔案管理存在的問題

電子圖紙檔案的管理存在的問題有著多種的表現形式，和具體單位實際情況有著緊密的聯系。結合我院的具體情況，在電子圖紙檔案的管理過程中存在如下的問題。

1.1電子圖紙檔案的數據收集方面不完善

電子圖紙的收集是電子圖紙檔案管理的基礎，也是建立電子檔案的保證。但是，在電子圖紙的收集過程中卻存在很多的問題，影響了相關建檔工作的展開。一方面是電子圖紙的收集不完善，很多的資料主要是以“.DWG”為后綴的圖形文件和以“. DOC”與“. XLS”為后綴的文本文件及表格文件。對于其他類型的文件鮮有收集。另一方面是收集的不及時，很多的工程負責人對于收集電子圖紙缺乏足夠的認知，造成電子圖紙收集工作遲緩，影響了電子圖紙檔案管理工作的順利展開。

1.2電子圖紙檔案的管理方面存在安全隱患

隨著科學技術的發展，電子化辦公的安全問題也日益凸顯。電子圖書的檔案管理作為辦公自動化的組成部分也難以幸免。一方面是網絡，外設接入引發電腦病毒的侵害，另一方面是電腦硬件設備在功能方面出現故障。凡此種種，都可能造成電子圖紙數據丟失，在一定程度上對電子圖紙檔案管理形成難以挽回的損失。

2.解決電子圖紙檔案管理存在問題的措施

針對以上在電子圖紙檔案管理過程中存在的問題，采取一定措施予以改正是十分必要的，也是刻不容緩的。

2.1建立完善的電子圖紙檔案管理制度

沒有規矩不成方圓，在電子圖紙的檔案管理過程中，建立完善的檔案管理制度對于電子圖紙檔案的管理有著重要的作用，是電子圖紙檔案工作順利開展的前提。電子圖紙檔案管理制度包括收集制度，保管制度，調閱制度等幾個方面。

2.1.1電子圖紙檔案的收集制度

在電子圖紙的收集過程中應該分工明確，實施程序化管理。在規定時間，規定的地點，由專人負責電子圖紙的收集工作，以保證電子圖紙收集的及時、準確、完整。在工程進行的不同階段產生不同性質的電子圖紙及修改版本，都按照一定的程序收集的到位，避免出現遺漏的現象。尤其是市政工程施工的結尾階段，更是應該強化項目經理的作用，把電子圖紙收集工作落到實處。為電子圖紙檔案管理的后續工作的展開奠定堅實的基礎。

2.1.2電子圖紙檔案的保管制度

電子圖紙資料的保存工作是電子圖紙檔案管理的重要環節，在電子圖紙檔案管理過程中起到了至關重要的作用。電子圖紙的保管不同于紙質圖紙的保管，有著自身鮮明的特點。在占用的空間、歸檔的方便程度及快捷查詢等方面都有著傳統的紙質圖紙難以比擬的優勢，同時，數據易丟失，數據丟失以后恢復比較困難，對檔案的管理人員一定的計算機方面素質要求，也是電子圖紙在使用方面存在的弊端。凡此種種，都對電子圖紙資料的檔案管理提出了更高的要求，也為電子圖紙的檔案管理帶來了一定困難。因此，強化電子圖紙檔案管理的規范化，提高有關人員的計算機水平，是保證電子圖紙檔案管理順利展開的必然措施，也是促進電子圖紙檔案工作高效，快捷的有效途徑。

2.1.3電子圖紙檔案的使用制度

檔案的使用是檔案的管理重要功能之一。在電子圖紙檔案的調閱過程中應該加強檔案調閱的程序制定。完善相關的電子圖紙的使用制度。在維護作者的權益的前提下，及設計單位保密制度允許的情況下，充分的發揮電子圖紙在設計領域的借鑒功能。把“死檔”轉變為“活檔”，促進我國在市政工程建設方面技術水平的整體提高，是電子圖紙檔案在管理方面重要作用，能夠為我國的市政工程建設提供助力。

2.2電子圖紙檔案的備份制度

備份是辦公自動化過程中必然措施，在電子圖紙的檔案管理過程中也是如此。只有充分的重視電子圖紙檔案的備份工作，克服麻痹思想和粗枝大葉的檔案管理理念才能夠保證電子圖紙的資料的安全，完整。防止意外或者人為操作，造成電子圖紙數據的丟失，減輕電子圖紙檔案保存在安全方面的顧慮。提高電子圖紙檔案管理的信譽度。

3.總結

總之，隨著科學技術的進步及國家提倡的無紙化辦公的客觀要求不斷深入進行，電子圖紙已經在設計領域成為主流，電子圖紙的檔案管理也日趨引起有關方面的重視，我院的情況也是如此。因此，采取一定措施加強電子圖紙檔案的管理工作是十分必要的。借助完善電子圖紙檔案的管理制度，加強在檔案管理方面的投入，就一定能夠克服電子圖紙檔案管理過程中存在的問題，為我國設計領域發展與進步做出貢獻。

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