淺談新時期的電子檔案管理工作

摘要：電子檔案具有的快捷性、高密度性以及共享性等特點，是當前檔案管理的主要形式和重要內容。了解電子檔案的特點，做好電子檔案的管理工作，已經成為人們越來越關注的一個話題。本文主要從新時期電子檔案管理工作面臨的主要問題和新時期加強電子檔案管理的對策及其意義這兩個方面就“新時期的電子檔案管理工作”這一問題進行了探討和分析。

關鍵詞：新時期 電子檔案 問題 對策 管理

一、新時期電子檔案管理工作面臨的主要問題

第一，對電子檔案的認識不足。當前有許多人習慣性地認為只有紙質材料才是檔案，而將電子文件作為副本或者資料來進行進行保管。一部分人過分依賴計算機，不注意對重要電子文件的備份與打印，常常由于計算機故障等原因導致電子文檔的丟失。此外，還有一部分人將所有的電子文件統統打印，導致了資源的浪費，且不利于電子文件的歸檔管理。

第二，電子文件信息的可讀性是電子檔案管理遇到的難題之一，一些磁盤雖然從外表上看保存完好，但是由于加密、軟件、硬件以及編碼方式等環境的變化，而導致信息不可讀。隨著信息技術的不斷發展，新的編碼不斷出現取代原來的編碼，導致計算機系統運行環境與電子文件編碼方式之間的矛盾越來越突出。

第三，電子檔案原始性的界定是當前電子檔案管理中遇到的又一難題，檔案的原始性是保證檔案在法律上的憑證作用的關鍵。但是，電子文件具有信息與載體相分離的特點，其中一些信息容易被更改且難以被發現，因此，電子檔案的原始不能采用和紙質文件的方法一樣的標準以及方法來判斷。

第四，電子文件的歸檔問題是當前電子檔案管理的又一難題。電子文件的歸檔包括邏輯歸檔和實體歸檔，邏輯歸檔的操作和實現與實體歸檔相比較為簡單，電子文件、電子文件歸檔者以及電子文件接收者之間一般相距較遠，電子文件的原儲存位置和儲存方式并未發生改變，這種歸檔并不能夠保證電子文件的絕對安全。

二、新時期加強電子檔案管理的對策及其意義

（一）新時期加強電子檔案管理的對策

第一，檔案管理人員應當注意不斷更新自身的觀念，相關的檔案部門應當注意大力宣傳和開發利用電子檔案，提高人們對于電子檔案的認識。在電子檔案出現之前，我們所利用的一直是傳統的紙質檔案，但是隨著信息技術的不斷發展，電子檔案使用的數量逐漸增加，成為了當前檔案管理的新形式，一部分電子文件部門的領導以及工作人員對這一新事物的認識不足。因此，只有通過大力宣傳，使各個部門領導和工作人員真正認識到電子檔案管理的優越性和重要性，才能保證電子檔案管理工作的順利進行。

第二，檔案管理部門應當注意根據電子檔案的特點，采取一定的措施來提高電子文件的安全性和穩定性。例如，注意電子文件周圍的環境衛生，防止因機械損傷、環境的溫濕度不宜以及磁場影響等原因而造成電子文件的損壞；及時進行安全檢測，防止電腦病毒對電子文件的損壞；保證電子文件的持續可讀性；做好備份處理并將其保持著異處，以免因誤刪、電腦故障等原因導致電子文件的損壞。

第三，應當注意培養和提高電子檔案管理人員的素質，對相關的工作人員進行培訓，提高他們的計算機業務水平以及檔案管理水平。檔案管理工作者不僅應該掌握文字處理和排版、聲音和圖像等多媒體文件的處理以及郵件、文件的收發等基本的計算機操作，還應當掌握電子文檔的歸檔方法以及進行電子檔案管理所需要的權限控制以及身份識別等操作。

（二）新時期加強電子檔案管理的意義

第一，傳統的檔案管理工作需要大量的人力物力和財力去完成，且容易造成損壞。而利用計算機及其網絡來進行檔案管理，使得資料歸檔的質量和檢索的速度大大提高，減輕了管理人員的工作強度，提高了檔案管理的效率，有效節省了人力和物力。

第二，進行檔案管理的主要目的是為了使讀者能夠更加方便快捷地使用這些資料，電子檔案實現了實物資料的信息化，用戶可以通過互聯網在大量信息中快速篩選出自己所需要的信息，加強電子檔案管理能夠提高檔案管理的服務質量。

第三，傳統的檔案管理模式所保存的主要是原始的文字資料，而電子檔案不僅能夠滿足人們對原始文字資料的需求，還能夠滿足人們對原始的圖像資料以及視頻資料的需求，更加符合當今社會人們對于檔案利用多樣化的需求。

三、結語

電子檔案管理工作具有艱巨性和復雜性的特點。在電子檔案的保管方面，我們應當注意解決電子檔案過分依賴于計算機硬件更新的問題和電子檔案的存儲載體壽命較短的問題，并采取有效措施維護其內容的真實性；在電子檔案的利用方面，檔案管理人員應當注意做好利用電子檔案之前的準備工作，并確保電子檔案在利用過程中的安全和保密，對其利用情況進行有效的統計；在電子檔案的鑒定和銷毀方面，檔案管理人員應當各位小心謹慎，對電子檔案的保管期限進行嚴密核實。

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