電力企業(yè)辦公室工作要素分析

摘 要：辦公室工作向來(lái)被認(rèn)為是一個(gè)企業(yè)最難進(jìn)行管理的一部分，對(duì)于電力企業(yè)也不例外。本文將通過(guò)辦公室的辦公家具及設(shè)備管理、車輛管理、招待管理、耗材管理以及物業(yè)管理等方面來(lái)介紹電力企業(yè)辦公室工作的特點(diǎn)，以及管理難點(diǎn)和管理措施。以期為辦公室工作提供一些可供借鑒的建議。

關(guān)鍵詞：車輛管理；勤儉節(jié)約；制度管理；監(jiān)督管理

中圖分類號(hào)：TM73 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-7712 （2014） 04-0000-02

如今，隨著電力產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，電力企業(yè)也漸成規(guī)模，為了電力產(chǎn)業(yè)的正常發(fā)展，電力企業(yè)的辦公室管理工作也就隨即被提上了日程。電力辦公室的工作有與其他辦公室相似的地方，但更多的是它的不同于一般企業(yè)辦公室的特點(diǎn)，因此，在日常工作中，應(yīng)該給與格外的重視。本文擬將通過(guò)5個(gè)方面的管理工作來(lái)向大家全面介紹有關(guān)電力企業(yè)辦公室工作值得注意的方方面面。辦公室工作之于整個(gè)電力企業(yè)，猶如心臟之于人體，它的正常有序的工作運(yùn)轉(zhuǎn)，就是整個(gè)電力企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的前提。因此，務(wù)必要對(duì)辦公室工作加以重視。

一、辦公室硬件設(shè)施

電力企業(yè)辦公室工作千頭萬(wàn)緒，紛繁復(fù)雜，但是我們首先從辦公室的內(nèi)部硬件設(shè)施建設(shè)進(jìn)行介紹。電力企業(yè)辦公室的內(nèi)部硬件設(shè)施主要包括辦公家具及設(shè)備管理。辦公家具和設(shè)施主要包括，辦公桌、辦公椅、電腦、打印機(jī)、電話、文件柜、照明設(shè)施等等辦公設(shè)施和空調(diào)，飲水機(jī)等辦公家具設(shè)施。一般的辦公室都要配備這些，尤其是辦公設(shè)施不可或缺，一旦缺失，就無(wú)法開(kāi)展正常的辦公工作。而空調(diào)。飲水機(jī)，則是為了保證辦公人員進(jìn)行舒服辦公的最起碼的要求，應(yīng)該也是要配備的，這是為了提高工作效率所必須的設(shè)備，當(dāng)然，若是資金短缺，這些可以以其他的設(shè)備來(lái)代替，比如說(shuō)電扇、火爐或者是電水壺等等。十八大召開(kāi)以來(lái)，對(duì)三公消費(fèi)進(jìn)行了嚴(yán)厲的批評(píng)，尤其是其中的奢靡浪費(fèi)之風(fēng)，進(jìn)行了嚴(yán)肅的處理，使得三公消費(fèi)長(zhǎng)期居高不下的勢(shì)頭在十八大之后急速下滑。為了響應(yīng)黨的號(hào)召，貫徹十八大精神，在辦公設(shè)備和家具的置辦上應(yīng)該厲行勤儉節(jié)約之風(fēng)，不可置辦高檔家具，不可置辦辦公所不需要的一切設(shè)施，例如有些辦公室會(huì)置辦一些席夢(mèng)思，或者空調(diào)飲水機(jī)一律采用名牌高檔貨，把電腦也一律換成蘋(píng)果的，等等，這些行為都屬于鋪張浪費(fèi)，應(yīng)該嚴(yán)厲制止。在置辦辦公設(shè)備之時(shí)，應(yīng)該由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，選購(gòu)那些質(zhì)量較好、且能符合電力企業(yè)辦公所需要的設(shè)備，雖然要厲行節(jié)約，但是對(duì)于這些設(shè)備的選擇，也不可過(guò)于節(jié)約，應(yīng)該選擇那些質(zhì)量好的正規(guī)廠家所生產(chǎn)的設(shè)備，否則，差機(jī)器給日常辦公所帶來(lái)的鬧心戲碼不會(huì)少，嚴(yán)重影響正常的辦公工作，反而得不償失。

二、辦公室耗材管理

接下來(lái)，介紹一下辦公室日常工作的耗材管理。所謂耗材，也就是辦公室正常辦公用品的消耗。比如說(shuō)，打印紙、純凈水、辦公用具的日常使用消耗，乃至電腦、打印機(jī)這些設(shè)備的損耗都屬于耗材。那么，對(duì)于辦公室耗材應(yīng)該怎么進(jìn)行管理和維護(hù)呢？首先是要制定辦公耗材的基本管理制度，這些制度應(yīng)該將辦公耗材的基本劃定范圍明確出來(lái)，也即將日常消耗和非日常消耗、企業(yè)責(zé)任和個(gè)人責(zé)任都明確區(qū)分清楚，還要對(duì)辦公耗材進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，避免有人假公濟(jì)私，中飽私囊，并且，還要嚴(yán)格推行勤儉節(jié)約的作風(fēng)，對(duì)辦公用品要省著用，不可浪費(fèi)，對(duì)辦公設(shè)備一定要愛(ài)惜。其次，購(gòu)買辦公用品和設(shè)備的事情，應(yīng)該有專門的人員負(fù)責(zé)，并將其形成制度，不過(guò)這種采買行為，最容易出現(xiàn)不正當(dāng)勾當(dāng)，對(duì)此應(yīng)該有所防范，爭(zhēng)取以最低的價(jià)格買到最優(yōu)質(zhì)的用品。最后，要對(duì)辦公用品的使用進(jìn)行每日統(tǒng)計(jì)，將辦公用品的使用類型、人員、數(shù)量和用途都由專門人員進(jìn)行詳細(xì)的記錄，記錄應(yīng)該本著真實(shí)的原則，切不可瞞報(bào)、錯(cuò)報(bào)。辦公耗材的管理最為瑣碎，工作也最不好開(kāi)展，所以更應(yīng)該將一切都形成制度，讓制度約束人員，這樣就便于管理了。能將辦公耗材管理工作做好的，這個(gè)企業(yè)的管理水平就可見(jiàn)一斑了。

三、辦公室車輛管理工作

接下來(lái)，就是對(duì)企業(yè)辦公室的車輛管理工作進(jìn)行分析了。車輛管理工作是最難以掌控的工作，同時(shí)車輛也是三公消費(fèi)里最為昂貴的支出。對(duì)車輛進(jìn)行管理，首先也是要制定出詳細(xì)明確的制度，把一切都交給制度來(lái)管理。那么這項(xiàng)制度應(yīng)該具體包括哪些具體措施呢？第一，對(duì)車輛的使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格區(qū)分。也就是對(duì)車輛的使用人員進(jìn)行嚴(yán)格控制。對(duì)使用車輛的人員級(jí)別進(jìn)行明確劃分，例如經(jīng)理級(jí)別以上的人才有資格配車，科長(zhǎng)以上的人員才有資格使用企業(yè)的公共用車，而科長(zhǎng)一下的人員則需要自行尋找交通工具，企業(yè)予以報(bào)銷。這樣劃分之后，就可以避免濫用企業(yè)公共車輛，也可遏制企業(yè)對(duì)人員進(jìn)行濫配車的惡習(xí)。這項(xiàng)制度實(shí)施以后，就應(yīng)該對(duì)所購(gòu)車輛的級(jí)別進(jìn)行控制了。電力企業(yè)作為我國(guó)的支柱性企業(yè)，應(yīng)該支持國(guó)產(chǎn)，所以，原則上對(duì)企業(yè)的配車應(yīng)該都是國(guó)產(chǎn)車。對(duì)車的價(jià)格也應(yīng)該有一個(gè)清晰的限制，并對(duì)車的市場(chǎng)定位進(jìn)行調(diào)查，只買那些經(jīng)濟(jì)實(shí)用的小排量汽車，既環(huán)保又經(jīng)濟(jì)，不要?jiǎng)虞m就買那些外國(guó)的牌子，例如豐田、本田什么的，還是豪華配置，高端享受，辦公用車應(yīng)該以耐用實(shí)用為標(biāo)準(zhǔn)。這也是響應(yīng)黨的十八大勤儉節(jié)約的號(hào)召。最后要對(duì)車輛的用途進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督。原則上，不論是配車還是公用車，其用途都應(yīng)只限制在辦公或者工作上，嚴(yán)厲禁止公車私用現(xiàn)象。配車只應(yīng)供領(lǐng)導(dǎo)辦公使用，例如上下班，或者領(lǐng)導(dǎo)因公出差可以用之外，不能由其他人用在其他地方。企業(yè)公車則只能由企業(yè)內(nèi)部人員在辦公時(shí)使用，或者在接待企業(yè)來(lái)賓時(shí)使用。

四、辦公室招待管理工作

然后是企業(yè)的招待管理。很多企業(yè)在這項(xiàng)工作上的管理向來(lái)有問(wèn)題。這項(xiàng)工作最應(yīng)該堅(jiān)持勤儉節(jié)約了。電力企業(yè)對(duì)這項(xiàng)工作的管理也是有問(wèn)題的。因?yàn)槠髽I(yè)覺(jué)得這項(xiàng)工作事關(guān)自身的面子，必須要對(duì)來(lái)賓實(shí)行高規(guī)格的接待方才對(duì)得起自身的身份。所以一般都是五星級(jí)酒店的待遇，吃住都是酒店待遇，時(shí)不時(shí)還要來(lái)個(gè)高級(jí)的旅游享受。這些實(shí)屬不必，接待是必須的，但是一般的酒店就足夠了，最好的待遇應(yīng)該是干凈整潔的住宿，健康可口的飯菜，高效迅速的辦公效率，而不是這些浪費(fèi)行為、所以說(shuō)，招待工作也應(yīng)該付之于有效的制度。對(duì)企業(yè)來(lái)賓的接待也應(yīng)該分等級(jí)進(jìn)行接待。不同規(guī)格的來(lái)賓嚴(yán)格按照不同的接待標(biāo)準(zhǔn)來(lái)，不可鋪張浪費(fèi)。不過(guò)，招待工作確實(shí)與一個(gè)企業(yè)的面子息息相關(guān)。辦公室管理的一個(gè)重要工作就是進(jìn)行來(lái)賓接待。如果招待工作做得不到位，確實(shí)對(duì)本企業(yè)的名譽(yù)產(chǎn)生不良影響。因此，防止過(guò)分接待的同時(shí)，也要保證接待的質(zhì)量。這就要求辦公室選擇一些善于接待的人員專門負(fù)責(zé)接待工作，使來(lái)賓對(duì)該企業(yè)的接待工作滿意，也是企業(yè)順利開(kāi)展工作的重要保證。因此，辦公室要對(duì)招待工作進(jìn)行合理的管理，不僅從接待規(guī)格上要進(jìn)行合理的分配，而且要對(duì)企業(yè)的接待方式進(jìn)行專門的培訓(xùn)。企業(yè)的招待工作事關(guān)企業(yè)的對(duì)外事務(wù)，因此應(yīng)該予以格外的重視。

五、辦公室會(huì)議管理工作

最后要對(duì)電力企業(yè)的會(huì)議管理進(jìn)行分析。會(huì)議者，聚會(huì)議事之謂也。對(duì)電力企業(yè)來(lái)講，會(huì)議是重要的管理手段，是信息交流的渠道，是各方面代表相互作用、互動(dòng)協(xié)調(diào)的場(chǎng)所。通過(guò)會(huì)議傳達(dá)指令、交流情況、集思廣益、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、明確責(zé)任，共同努力去實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)。會(huì)議管理必須從端正會(huì)風(fēng)開(kāi)始。好的會(huì)風(fēng)是會(huì)議成功的基礎(chǔ)和發(fā)揮功能的保證。因此，必須高度重視對(duì)會(huì)風(fēng)的管理，清除不良會(huì)風(fēng)的影響。按照務(wù)實(shí)求真、快捷高效的要求，少開(kāi)會(huì)、開(kāi)短會(huì)、開(kāi)實(shí)會(huì)，最大限度地發(fā)揮會(huì)議的功效。端正會(huì)風(fēng)，要從以下幾方面做起：

（1）正確認(rèn)識(shí)會(huì)議。會(huì)議是電力企業(yè)管理的重要內(nèi)容，具有不可替代的功能。基于這種認(rèn)識(shí)，要對(duì)會(huì)議提出切實(shí)有效的要求，自覺(jué)抵制不良會(huì)風(fēng)，樹(shù)立起良好的會(huì)風(fēng)。

（2）會(huì)議準(zhǔn)備開(kāi)始。會(huì)議風(fēng)氣正不正、效果好不好和會(huì)議籌備有很大關(guān)系。會(huì)議準(zhǔn)備目的不明確、主題不清楚、材料不充分，造成目的和內(nèi)容分離，成了“兩層皮”會(huì)議。

（3）從領(lǐng)導(dǎo)做起。樹(shù)立好的會(huì)風(fēng)領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)是會(huì)議的主持人或主講人，自覺(jué)樹(shù)立好的會(huì)風(fēng)，反對(duì)不良會(huì)風(fēng)，率先垂范，才會(huì)有好的會(huì)風(fēng)。

六、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，辦公室工作是非常繁瑣而且麻煩的，不容許有任何的紕漏，否則后果不堪設(shè)想，也因此辦公室工作非常不好做。但是，只要把握住基本要領(lǐng)，還是有路可循的。其中最主要的就是要制定一系列切實(shí)可行而且又完善的制度，來(lái)保證工作的順利實(shí)施。然后要緊跟黨的號(hào)召，遵循十八大關(guān)于三公消費(fèi)的處理原則，厲行節(jié)儉之風(fēng)。最后是要提高辦公室工作人員的業(yè)務(wù)技能，最好是進(jìn)行專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。這樣以后，辦公室的工作才能順利開(kāi)展。

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