手工記賬與電算化比較之我見

摘 要：隨著時代的發展，會計也經歷了許多變革，電算化就是其中之一，它可以利用計算機為會計工作更好地服務。就手工記賬

與電算化的比較進行了思考。

關鍵詞：手工記賬；電算化；記賬憑證；賬簿；會計報表

悠悠的歷史長河中，積淀了許多的人類文明，“會計”就是其中的一塊瑰寶，它的發展歷經了許許多多的變遷、改革。從“結繩記事”到“單式記賬”，再到“復式記賬”，直至發展成為今天的電算化，一步步地隨著時代的進步而進步。那么，為什么要用電算化來代替部分手工進行會計工作呢？筆者認為有以下幾個方面：

1.可以減輕會計人員的勞動強度，提高會計工作效率，促進會計隊伍素質的提高。

2.促進會計職能的轉變。

3.及時、準確、完整地提供經濟信息。

4.節約流動資金占用。

5.促進會計工作規范化，提高會計工作質量。

6.促進會計理論的研究。

由此可見，電算化較之手工記賬有許多的優越性，現在，咱們就來具體地討論一下它們的異同點。

一、建立賬套

1.在手工記賬中，由于有會計主體的假設，所以，一般只能建立一個賬套；而在電算化中，則可以建立多個賬套，只需注意，單位編號不允許重復。

2.由于上述特點，決定了電算化必須從建立賬套開始工作，錄入從進入賬套開始。

二、開設會計科目

1.手工記賬中，會計科目的開設主要通過建立賬戶來進行，而電算化則必須輸入會計科目名稱及其代碼，并且要進行確認，以后系統將自動加以識別。

2.在手工記賬中，會計人員主要識別會計科目名稱，而在電算化中，計算機則主要識別會計科目代碼。

三、編制會計分錄，登記記賬憑證

1.手工記賬與電算化都必須根據準確無誤、真實的原始憑證來編制記賬憑證。但在手工記賬中，主要是通過人工來編制記賬憑證，而在電算化中，則主要通過計算機來編制記賬憑證。

2.在手工記賬中，記賬憑證一般分為收款憑證、付款憑證、轉賬憑證三類，而在電算化中，通常只采用一種通用類型的記賬憑證。

3.在手工記賬中，記賬憑證的編號都是人工編號，可以從中任意抽取一張來改錯；而電算化中，記賬憑證的編號是順序號，是計算機自動編制，不可以任意刪除憑證。

4.在手工記賬中，記賬憑證的日期可以更正，而在電算化中，記賬憑證的日期只可以改到記賬以后，記賬以前的日期是絕對不可以更改的。

5.在手工記賬中，經濟業務的摘要需由人工簡明扼要地進行填寫，在電算化中，只需寫上第一行摘要，以后各行的摘要可以自動生成。

6.手工記賬中，會計科目的名稱必須由人工逐一填寫或蓋科目章，而在電算化中，只需按住鼠標右鍵選擇或輸入代碼即可。

7.手工記賬中，金額的填寫必須由人工逐一填寫，有可能發生錯誤，而在電算化中，借方金額和貸方金額必須有一方為零，并且，合計是否相等，計算機可以自動識別，可相應的減少一些犯錯誤的機會。

四、審核記賬憑證

1.手工記賬中，審核記賬憑證的人與記賬憑證的編制者不可以是同一人，在電算化中也同樣如此。

2.手工記賬中，審核人審核完后需要簽章，將錯誤憑證退給編制憑證的人予以修改，在電算化中，審核人員只需用F8鍵在錯誤憑證右上角處做上“錯誤”標記，編制憑證之人即可修改。

3.手工記賬與電算化同樣，都必須根據審核無誤、簽字審核后的記賬憑證來登記入賬。

五、登記賬簿

1.手工記賬與電算化都必須將記賬憑證的有關信息登記入賬，形成更有用的信息。手工記賬中，登記賬簿全部由人工來完成，失誤的幾率相對而言要大，而電算化記賬的工作由計算機自動完成，相應的，失誤的幾率要減少很多。

2.手工記賬與電算化都可能發生錯賬。手工記賬中，錯賬可能發生的原因有很多，比如說記賬憑證編制錯誤，或記賬憑證正確，只是在登記賬簿時發生錯誤等等，而在電算化中，錯賬可能發生的原因只有一個：記賬憑證編制錯誤。

3.由于錯賬發生的原因不同，那么，更正錯賬的方法也相應的不同。在手工記賬中，有畫線更正法、紅字沖銷法、補充登記法三種不同的方法適用于不同的錯誤，而在電算化中，則通常只采用紅字沖銷法來更正錯賬，因為：（1）數據比較完整，便于使用；（2）會計核算系統中通常有編制紅字憑證的功能，效率較手工高。

六、結賬

1.在登記賬簿之后，手工記賬與電算化都必須結賬，以確保某一會計期間數據的安全性、完整性、有效性。

2.在手工記賬中，通常只是在一個會計期間末了結一次賬，比如月底、季末、年底，而在電算化中，則沒有次數規定，可以通過需要來決定結賬的次數。

3.在手工記賬中，由于結賬全部由人工操作，故工作量很大，且容易發生錯誤，而在電算化中，結賬由計算機自動完成，工作量很小，且不容易出錯。

4.在結賬以前，進行對賬的時候，手工記賬要進行賬證核對、賬賬核對、賬實核對、賬表核對，而計算機只需進行賬實核對即可。

七、編制會計報表

1.手工記賬和電算化都必須編制各種會計報表，以滿足相關各方對會計信息的需要。

2.在手工記賬中，會計報表的編制是拿一張現成的空白報表填制，有可能造成報表短缺或者浪費，而電算化編制會計報表時，只需從計算機內部調出即可，幾乎不需要什么成本。

3.在手工記賬中，報表的格式是固定在紙上的，但報表中每個數字的來源必須是逐月記錄、計算，而電算化中，報表的格式連同它的數據來源都是保存在計算機內，到月底，計算機會自動生成報表。

4.在手工記賬中，報表編制的工作量相當大，費時多，而電算化則是由計算機根據各種數據自動生成報表，工作相對簡單而輕松。

5.在手工記賬中，由于報表編制煩瑣，所以只能滿足某些方面的需要，而電算化由于工作效率高，所以可以更好地滿足各方的需要，進行更好的服務以至于管理。

總而言之，電算化較手工記賬有著很大的優越性，除了上述種種外，還有憑證的查詢和匯總、憑證的修改可以不留痕跡、試算平衡的作用等，可以滿足更多的需要，可以做到資源共享，以更高的效率來為祖國的建設服務。

作者簡介：郎紅燕，女，1972年出生，大學學歷，山西省太原市第五職業中學校教師，在教學中注重和學生一起歸納、總結，達到更好的學習效果。

？誗編輯 韓 曉