如何做好企業建設項目檔案的管控

企業建設項目檔案的來源是建設項目過程文件材料，其齊全、完整、準確及整理、編制質量，取決于建設單位對其過程的管控。只有管控到位，才會形成高質量的建設項目檔案，為企業日后生產、經營、改擴建提供高效的服務。筆者以歷經多個項目建設檔案管理的實踐，認為管控應做到如下幾個方面：

一、檔案專業人員“先行”原則

企業在建設項目籌備時，應先行配備檔案專業人員，最好是經驗豐富的檔案人員，超前了解建設項目計劃、規劃情況，建設項目性質、規模、周期，為制定符合實際的管控制度做好充分的準備。切忌配備毫無檔案工作經驗或從未從事過檔案工作的人員來管理建設項目檔案；切忌認為人人皆可干此工作。檔案工作是一項專業管理工作，沒有理論和實踐經驗是難以全面管控整個建設過程文件材料的，所以企業應堅持建設項目檔案人員“先行”，而且是經驗豐富的專業檔案人員“先行”原則。

二、檔案管理制度“先行”原則

“沒有規矩，不成方圓”。項目在開工建設前，檔案人員應制定切合實際的項目檔案管理制度，從項目機構設置、各承包商、供應商等全方位考慮檔案如何收集、收集責任如何落實、如何規范承包商、供應商資料的編制、檔案如何審核接收、如何規范整理才符合要求等方面，先行制定檔案管理規章制度。規章制度要可具操作性，要細化，不能太籠統或太概括。無論是收集范圍、整理標準、審核驗收流程等都要一目了然，方便操作，這樣才能為檔案的齊全、完整、規范做好制度上的保證，使建設過程檔案的管理有章可循，有法可依。

三、指導“先行”原則

指導是對規章制度進行詳細詮釋，讓參與建設所有人員掌握檔案管理的要求。筆者在多年實踐工作中，感受到如果只是制定文件下發，不進行指導，很多參與建設人員都不會重視此項工作，更不會認真研讀文件規定，按程序進行檔案的收集、審核、編制、移交，最后導致檔案的質量受損。指導的方式不應單一，應多樣化。最常用的可有現場指導、舉辦培訓、專題會議、面對面答疑等方式，分階段進行，如建設前期主要對項目建設各專業部門進行培訓，讓各部門了解本部門應收集檔案的內容、檔案的要求，從源頭重視檔案的形成、收集；承包商進場后，對承包商進行文件編制要求、審核結算程序培訓，規范承包商承攬項目檔案的質量，同時對承包商建設過程中出現的問題進行面對面答疑、協調、溝通，對制度中沒有規定的，達成一致意見，始終以形成更準確反映施工過程檔案為核心。所以指導“先行”，是建設過程中不可或缺的一個環節，應貫穿于建設全過程。

四、檢查落實原則

檢查落實是對規章制度貫徹執行情況落到實處的具體措施。過去多數企業檢查落實只針對項目內設各部門，而忽略對承包商的檢查，常出現承包商編制竣工文件時，原件缺失，導致承包商文件重做或事后補做的情況發生，影響檔案的質量。企業應依項目建設階段實施周檢、月檢、季檢、年檢，即前期檢查頻率高，通過不斷整改、規范，打好基礎、養好習慣，后期則可規范運作，從周檢逐步減少到月檢、季檢、年檢。檢查落實還應納入項目建設考核體系或企業相應考核體系，和投資、進度、質量、安全一同進行考核，與薪酬體系掛鉤，以促進管控到位。堅持檢查落實原則，可及時發現內部各部門及承包商文件材料存在的問題，追溯文件的產生處，完善文件材料，確保文件材料可控。

五、審核驗收從嚴原則

建設過程檔案的審核驗收主要包括兩部分內容：一是交工文件的審核驗收，以合同為單元進行較為可行，原因是多數企業建設項目都是依合同結算。應嚴格按規章制度中規定的驗收單上設定的順序，依次為監理單位現場監理、總監，建設單位現場代表、技術負責人審核意見，項目部檔案人員審核、項目部上級單位檔案部門審核意見。對于重大項目主體安裝單位交工文件，還應在建設單位意見欄增設機、電、儀、管道工程師審核意見，以合格的驗收單作為結算送審或財務結算的依據。二是監理文件的驗收，仍以合同為單元較為可行。不同的是除了檔案部門要求其按規章制度進行編制、整理、移交外，無法界定建設單位項目部是否有相應一些部門有審核監理資料權限，只能按合同約定和檔案部門的要求完成。合格的監理文件移交清冊是多數企業驗收監理檔案的依據，也是財務結算監理費用的前提。三是項目前期資料與開箱文件的審核驗收，依據規章制度中歸檔范圍、整理規范、質量要求逐項檢查，以移交目錄的簽收作為合格與否的依據，并與考核掛鉤。尤其是開箱文件，應在供應商提供資料合格后付款，才能有效控制供應商文件質量，滿足日后設備運行需要。

總之，上述五項原則，是企業建設項目檔案準確、齊全、完整的保證，可為項目檔案通過專項驗收及項目審計、整體驗收創造條件，也可為企業今后生產、經營、維護提供翔實的檔案。

（作者單位：重慶化醫新天投資管理有限公司）