小議醫學預防檔案的管理與作用

預防醫學檔案是疾病預防控制工作活動的真實記錄，是預防醫學事業發展的基礎，是重要的科技信息資源，它具有憑證和依據作用。是醫生治病以及醫學預防的前提和基礎。醫學醫學預防檔案的管理的進步與發展是與社會的進步以及科技的發展密切相關的，我國的醫學預防檔案經歷了從無到有，從紙質檔案到電子檔案的漫長發展歷程。

一、隨著預防醫學事業的不斷發展，預防醫學檔案管理上作也得到了進一步加強，盡管各級預防部門在預防醫學檔案管理、檔案信息開發利用，服務意識的確立等方面做了許多的探索和努力，但還是存在著一此亟需解決的問題。

1、早期預防醫學檔案管理上作量大。

早期預防醫學檔案內容十分豐富，除文書、人事、財務檔案外疫情檔案較多包括傳染病、職業病、地方病、流行病學調查報告、監測數據、預防措施與方案，在1990年以前，預防醫學檔案主要以紙質檔案為主，檔案的填寫與整理以及保存等工作量十分浩大。

2、預防醫學檔案管理存在的問題。

原始資料歸檔少，預防醫學檔案內容多、資料多、原始統計數據多，存放零散造成了原始資料難以收集歸檔。據了解，目前各級預防醫學檔案原始資料歸檔的資料較少；管理上不到位。有此衛生防疫部門的檔案管理上作混亂，給檔案的收集、整理、保管、開發和利用帶來了一定的難處，尤其是丟失檔案的現象時有發生。

1990年以后隨著計算機的普及與發展，給預防醫學檔案管理帶來了革命化的變化，主要是檔案的管理更方便，查詢與檢索更快捷，檔案存儲的空間更小更便于攜帶，還有全國預防醫學檔案的聯網，使得我們的衛生醫療部門對一些疾病的管控更精準，制定的措施更有針對性。新時期預防醫學檔案管理的有效途徑就是電子化與無紙化以及檔案管理的現代化。

二、如何實現預防醫學檔案管理的現代化呢？筆者認為可以從以下幾個方面作出努力。

1、觀念更新，提高對檔案管理現代化的認識在新形勢下，預防醫學檔案管理人員必須樹立信息觀念、時效觀念、聯合協作觀念與競爭觀念。首先，檔案管理人員應更新觀念，正確認識檔案管理工作在疾病預防控制工作中的重要地位和所能發揮的巨大作用。在職能上要從管理型向服務型轉變，從服務觀點出發，以服務促管理，以管理完善服務。其次，要全面理解檔案管理現代化的內容，如果僅把檔案管理現代化局限于管理手段現代化方面，則難以有新的突破和提高。最后，檔案管理的現代化必須滲透到檔案工作的每一個環節。

2、重視預防醫學檔案管理信息網絡建設。預防醫學檔案管理信息網絡建設既包括硬件的建設也包括軟件的建設。作為信息寶庫中的重要信息源之一，其收集、分類、存貯和管理的主要目的，除了真實地記錄醫學發展的歷史軌跡之外，還有就是為檔案用戶提供檔案信息服務。硬件水平的提高有助于管理檔案管理信息網絡建設，軟件水平的提升可以提高工作效率，節省人力資源成本。

3、要對預防醫學檔案管理人員組織經常性的培訓與交流。這也會提高管理人員的素質和水平的重要途徑，不僅要在區域內交流，條件成熟的時候要進一步擴大與國外同行業者的交流范圍和頻度。

4、提高檔案管理規章制度的實效性建立切實可行的檔案管理制度，是加強預防醫學檔管理的有效舉措，雖然許多單位和部門都增訂和修訂了一系列檔案管理制度，但關健的環節在于執行，落到實處狠抓制度落實，明確崗位職責按規章制度辦事，這樣才能真正發揮規章制度的實效性，規章制度才能真正為推進預防醫學檔案管理上作的發展起到保駕護航的作用。

5、完善管理體系，實現計算機輔助預防醫學檔案管理。借助計算機管理預防醫學檔案是實現預防醫學檔案管理現代化的重要標志。建立機讀檔案數據庫、使用專業管理軟件、防疫上作中形成的原始文件資料輸人計算機做成機讀檔案，并通過縮微技術和掃描技術，真實地再現檔案信息資料的原貌，增強電子檔案的?？啃裕档米⒁獾氖菫榱朔乐褂嬎銠C出現故障或意外情況而造成檔案丟失等現象的發生。只有認識到預防醫學檔案管理現代化的必要性、重要性，才能采取相應對策提高管理者的思想認識及專業素質開發檔案信息資源實現檔案網絡化管理，提高檔案信息利用率。

三、預防醫學檔案的重要作用有以下幾點：

1、預防醫學檔案是人們在衛生防疫科學和技術活動中形成的，也是各部門在衛生防疫工作密切合作的紐帶。更是為衛生防疫人員提出方案、從事治理和進行科研及規劃提供理論和技術支持，又是領導機關作出決策，制定衛生法規和衛生標準的可靠依據。預防醫學檔案中，有關衛生防疫科研課題的調查、考察報告、實驗、分析、試制、測試、觀測等各種原始記錄和數據，各種傳染病、職業病、地方病、寄生蟲病等的流行調查報告、防治方案、規劃、總結以及監測點、防治點的記錄數據和病案等，都是衛生防疫、環境保護的科學和技術活動的歷史記錄，是核對事實、查明真偽的第一手資料，具有不可辯駁的憑證作用。

2、預防醫學檔案是預防醫學技術資源的儲備，它的發展是一個循序漸進、繼往開來的過程。預防醫學技術資源儲備越雄厚，衛生科研的起步就越高，發展就越快，這些儲備一旦得到發掘和利用，就能發揮巨大的作用。建國以來的疫情檔案，就是防治各類傳染病的技術結晶，它能夠為現在和將來防治各類傳染病提供完整、系統的第一手原始資料。

總之，預防醫學檔案是人類社會性群體預防實踐活動的歷史記錄，凝聚著無數有價值的事實、數據、理論方法、科學構思和設想，蘊涵著許多成功的經驗和失敗的教訓。我們可以從預防醫學檔案中了解過去，探索未來，繼承前人的科研成果，發展現代醫學技術。因此，只有管好、用好預防醫學檔案，才能充分發揮它在人民衛生事業中的積極作用。

參考文獻：

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[2]劉新喻.淺談檔案的利用[J].陜西播電視大學學報.

（作者單位：隨州市中心醫院）