淺談《計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)》中EXCEL篩選的簡(jiǎn)單應(yīng)用

在教學(xué)管理、學(xué)籍管理及檔案管理中，excel函沒(méi)有Access軟件功能強(qiáng)大，但充分利用excel，可以實(shí)現(xiàn)大部分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)軟件的功能，且操作方便、通用性強(qiáng)，下面簡(jiǎn)單介紹幾種方法。

一、自動(dòng)篩選

數(shù)據(jù)管理中常涉及到同一類(lèi)別中數(shù)據(jù)的對(duì)比，操作者希望很快找出數(shù)據(jù)的不同，以便于進(jìn)行分析與數(shù)據(jù)更新。“自動(dòng)篩選”用于簡(jiǎn)單的篩選工作，且篩選后符合條件的記錄顯示在原有的數(shù)據(jù)表格中，不符合的條件記錄將被自動(dòng)隱藏起來(lái)。

例：將“計(jì)算機(jī)動(dòng)畫(huà)成績(jī)單”中計(jì)算機(jī)系的成績(jī)篩選出來(lái)。（1）選擇條件進(jìn)行自動(dòng)篩選。首先單擊菜單欄“數(shù)據(jù)”→篩選→自動(dòng)篩選”，每個(gè)列標(biāo)題旁邊將增加一個(gè)向下的篩選箭頭，然后單擊‘系別’列的篩選箭頭，選擇下拉菜單中的‘計(jì)算機(jī)’選項(xiàng)，最終計(jì)算機(jī)系的成績(jī)將被篩選出并顯示在原有的數(shù)據(jù)表格中，其他記錄將自動(dòng)被隱藏（示圖略）。

（2）自定義條件自動(dòng)篩選。首先單擊菜單欄中“數(shù)據(jù)”→篩選→自動(dòng)篩選”選項(xiàng)，然后單擊‘系別’列的篩選箭頭，選擇下拉菜單中的 “自定義”項(xiàng)，在彈出的“自定義自動(dòng)篩選方式”窗口中選擇滿(mǎn)足條件的項(xiàng)（系別等于自動(dòng)控制或等于信息），“確定”。最終只有信息與自動(dòng)控制系的成績(jī)被篩選出，在原有的數(shù)據(jù)表格中顯示，其他記錄自動(dòng)被隱藏。如圖1：

圖1

（3）取消自動(dòng)篩選。

方法1、單擊‘系別’列的篩選箭頭，選擇下拉菜單中的 “全部”項(xiàng)，所有信息將重新顯示在原來(lái)位置。

方法2、單擊菜單欄中“數(shù)據(jù)”→篩選→全部顯示”項(xiàng)。

二、高級(jí)篩選

若要篩選單元格中含有指定關(guān)鍵字的記錄，被篩選的多個(gè)條件間是“或”、“與”的關(guān)系，需要將篩選的結(jié)果在新的位置顯示、篩選不重復(fù)記錄等等，“自動(dòng)篩選”顯得無(wú)能為力。此時(shí)“高級(jí)篩選”為多條件篩選的實(shí)現(xiàn)手段。

應(yīng)用高級(jí)篩選的關(guān)鍵是在合適的區(qū)域正確編寫(xiě)篩選條件，條件區(qū)域可以是數(shù)據(jù)清單以?xún)?nèi)的任何空白處，此空間足以放下所有條件（通常在數(shù)據(jù)表的最前端插入3行表格）。填寫(xiě)篩選條件時(shí)，首先，在空白區(qū)域的第一行寫(xiě)上條件中的字段名，然后再字段名行的下方填寫(xiě)篩選條件（條件表達(dá)式要與相應(yīng)的字段在同一列），如果在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選時(shí)，同時(shí)存在多個(gè)邏輯關(guān)系，我們一定要分清條件之間是“與”關(guān)系還是“或”關(guān)系，如果是“與”關(guān)系，這些條件一定要寫(xiě)在同一行，如果是“或”關(guān)系，條件要寫(xiě)在不同行（示圖略）。

條件設(shè)置完成后，在數(shù)據(jù)表中任意一個(gè)單元格處單擊，然后單擊菜單欄中“數(shù)據(jù)→篩選→高級(jí)篩選”項(xiàng)， 在 彈出的“高級(jí)篩選”對(duì)話框中填入滿(mǎn)足條件的數(shù)據(jù)：“列表區(qū)域”為（$A$4：$G$33）、“條件區(qū)域”為（$D$1：$E$3）及“方式”，確定。篩選出的數(shù)據(jù)顯示在數(shù)據(jù)表中， 不符合條件的內(nèi)容被隱藏起來(lái)。若想恢復(fù)所有數(shù)據(jù)，可選擇“數(shù)據(jù)-篩選-全部顯示”項(xiàng)。如圖2。

在篩選過(guò)程中，有時(shí)因所選條件區(qū)域和原數(shù)據(jù)區(qū)域緊密相聯(lián)而不能?chē)?yán)格區(qū)分，從而產(chǎn)生錯(cuò)誤結(jié)果，所以條件區(qū)域與數(shù)據(jù)區(qū)域之間至少要相隔一行或一列，才能正確篩選

三、含有特定字符的記錄的篩選

如查找“學(xué)生檔案信息表”中所有姓“王”的學(xué)生的檔案信息。首先在“學(xué)生檔案信息表”的數(shù)據(jù)區(qū)域外任一單元格中輸入被篩選的字段名稱(chēng)“姓名”，然后在其下方單元格中輸入篩選條件“王*”，最后按照上面高級(jí)篩選的方法進(jìn)行篩選。如圖3。

圖3

四、“條件格式”

如在Sheet1工作表中將3年里降雨量在100及以上的值挑選出來(lái)并設(shè)置為綠色。

先選中數(shù)據(jù)表區(qū)域，在“格式”菜單中選擇“條件格式”項(xiàng)，然后在彈出的菜單中填寫(xiě)題目要求的條件，最后在格式按鈕中選擇樣式即可。如圖4：

圖4

總之，EXCEL篩選的應(yīng)用較容易，重點(diǎn)在于對(duì)篩選條件的分析。