淺談人事檔案管理

摘要：人事檔案是人力資源管理過程中非常重要的環(huán)節(jié)，它為識別人才、選拔人才、使用人才提供了重要的依據(jù)。人事檔案管理的好壞決定了人力資源的開發(fā)和使用的效率。

關(guān)鍵詞：人事 檔案 管理

一、人事檔案的重要性

人事檔案是 “人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心——“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個真實反映，它真實地記述了檔案人的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是歷史地、全面地考察人的重要依據(jù)。人事檔案對于每個人來說都非常重要，它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，具有重要的“憑證價值”和“參考價值”。個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等，都需要檔案“說話”， 它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權(quán)益都無從得以保障！在現(xiàn)代人力資源管理中，人事檔案的作用包括兩個方面：

（一）檔案對用人單位的作用

對于用人單位來說，檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事 部門提供依據(jù)。檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案可以清楚地了解一個人過去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為領(lǐng)導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據(jù)。現(xiàn)代的機關(guān)、單位為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準確地了解一個人，通常會將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務水平、個人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機結(jié)合。尤其會將檔案中的學業(yè)成績及思想表現(xiàn)情況作為接收畢業(yè)生的重要依據(jù)。而在用人過程中形成的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總、歸入本人檔 案，作為考核依據(jù)。因此用人單位在人員錄用、晉級、考核時，都會經(jīng)常使用檔案，考察其德、能、勤、績等情況，從而全面準確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和配 置起到了重要參考作用。

（二）檔案對個人的作用

現(xiàn)階段，在檔案的憑證、參考等諸多作用中，普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由于檔案具有真實性、原始 性，以及其他任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它 有極強的法律效力。人事檔案不僅為單位用人、選人及人力 資源科研、教學和管理等工作服務，同時也為個人切身利益 服務，幫助解決沒有檔案就無法解決的問題。對于個人來說， 無論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國政審還是職稱評審、 社會保險、入黨入團、退休手續(xù)辦理以及各項證明的出具等 手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。所以說人事檔案將伴隨每個人的一生并發(fā)揮著重要的作用。

二、人事檔案管理中存在的問題

1.普遍對人事檔案管理的重要性認識不夠。長期以來，相當一部分領(lǐng)導對人事檔案管理工作的認識都存在著一些誤區(qū)，認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。甚至有些領(lǐng)導認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自已不想管也不愿管。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，檔案工作不研究沒安排，檔案問題得不到解決，場所、經(jīng)費、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

2.硬件設(shè)施解決落實差。檔案室建設(shè)簡陋，經(jīng)費投入不足。大部分檔案室建設(shè)不標準、不規(guī)范。個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔、完整。

3.檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。由于檔案管理人員工作變動頻繁，加之各級管檔部門沒有組織專業(yè)知識培訓，業(yè)務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不專業(yè)，難以適應干部檔案管理工作。對檔案工作精力投入不足，因此會嚴重影響了檔案管理水平。管理手段也較陳舊，調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復調(diào)用原件，陽光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。

4.檔案材料失真現(xiàn)象、真實性是檔案的基本屬性，失真使人事檔案失去了憑證價值。在工作中發(fā)現(xiàn)，有的檔案材料中參加工作的年齡越填越小、學歷越填越高、工齡越填越長、有的檔案材料甚至出現(xiàn)了有涂改痕跡的現(xiàn)象，嚴重削弱了檔案的權(quán)威性、嚴肅性，使得人力資源管理計劃中的配置、退休解聘、補充等計劃不能正確制定，必將給當前配置及未來人力資源的開發(fā)和使用帶來極大的阻礙，從而有可能使單位錯過很好的發(fā)展機遇。

5.人事檔案收集工作力度不夠。人事檔案歸檔過程應當是一個前后銜接、連續(xù)劃一的有機整體，但長期以來，由于宣傳力度不夠，個人重視不夠，導致了個人檔案材料分散、缺失現(xiàn)象的出現(xiàn)。如：由于工作調(diào)動，致使一部分檔案材料滯留在原工作單位；學生參加工作，取得學歷文憑，學歷材料存放在自己手里等等。這些現(xiàn)象，嚴重破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

6. 人事檔案管理的信息化程度不高。隨著科學技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

三、規(guī)范人事檔案管理，為現(xiàn)代人力資源提供有效服務。采取切實有效措施，全面提高人事檔案管理水平，為合理開 發(fā)、使用人才，加強個人誠信提供強有力的保障。

1.提高認識，進一步加強對檔案工作領(lǐng)導的重視。領(lǐng)導的重視是做好檔案工作的重要保證。單位領(lǐng)導應高度重視人事檔案管理工作，將其納入到議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

2. 加大投入，進一步夯實檔案工作基礎(chǔ)。各單位要按標準按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合化檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

3. 提高檔案管理人員的素質(zhì)。主管部門應定期組織培訓業(yè)務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術(shù)，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術(shù)水平。配置專職人事檔案管理人員，落實管檔人員待遇。

4. 注重人事檔案材料收集。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準確性和真實性。

5. 健全制度，進一步規(guī)范檔案資料管理。各單位要建立相應的檔案管理制度，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度，對永久、長期保存的檔案應定期向上級檔案主管部門進行移交；再其次為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便，提供準確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，對檔案管理中出現(xiàn)問題的，實行責任追究，保證檔案管理規(guī)范有序。

6. 加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學技術(shù)手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時要充分利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)來進行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務，以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。通過檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將更有效，檔案管理工作必將上一個新臺階。