談病案科職能設(shè)計(jì)

摘要：目的：明確病案科職能，為科室建設(shè)指明方向。方法：根據(jù)病案管理特性、人員結(jié)構(gòu)和環(huán)境權(quán)變狀況，進(jìn)行病案科職能設(shè)計(jì)。結(jié)果：病案科的關(guān)鍵職能、基本職能與工作組關(guān)系明確。結(jié)論：進(jìn)行科室職能設(shè)計(jì)有助于科室建設(shè)和學(xué)科發(fā)展。

關(guān)鍵詞：病案科；職能設(shè)計(jì)

Abstract：

Objective to know medical record department， indicate the direction for the department construction. methods According to the medical record management features， the structure of the personnel and environmental contingency situation， carries on the medical record department design. The results of the medical record department key functions， basic functions and working relationship. Conclusion to design department functions help department construction and discipline development.

【中圖分類號(hào)】

R249 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1002-3763（2014）07-0011-02

根據(jù)病案科室的業(yè)務(wù)范圍及病案信息專業(yè)的技術(shù)特性，衛(wèi)生部在有關(guān)的文件中明確指出病案科屬于醫(yī)技科室，病案科是一個(gè)既負(fù)有專業(yè)技術(shù)管理職責(zé)，又有一定行政管理職能的科室。^[1]組織職能是組織所發(fā)揮的作用，組織職能設(shè)計(jì)是指在分析影響因素的基礎(chǔ)上，遵循組織設(shè)計(jì)的有關(guān)理論或原理，以職能分析工作為核心，研究和確定組織的職能結(jié)構(gòu)，為設(shè)計(jì)組織結(jié)構(gòu)（包括確定組織職務(wù)和崗位等）提供依據(jù)。職能設(shè)計(jì)是否科學(xué)合理，對(duì)組織的有效運(yùn)轉(zhuǎn)并且順利實(shí)現(xiàn)目標(biāo)產(chǎn)生決定性影響。

1 資料來源

我院是一所三級(jí)甲等綜合性醫(yī)院，擁有固定床位3915張，每月出院病案近12000份，現(xiàn)在每月呈上升趨勢(shì)?，F(xiàn)我院病案管理施行雙軌制，即現(xiàn)階段無法電子化的紙質(zhì)病案由病案科保管，其余電子病歷部分在系統(tǒng)中保存，需要時(shí)調(diào)取、打印。我院病案科工作人員與床位比為1：261；病案科現(xiàn)有職工15名，其中高級(jí)職稱2人，中級(jí)職稱5人，初級(jí)職稱4人，高級(jí)病案員2人，無職稱人員2人。病案科依據(jù)病案管理工作的特性和現(xiàn)實(shí)環(huán)境狀況，對(duì)病案科職能進(jìn)行了重新設(shè)計(jì)，以適應(yīng)病案管理發(fā)展趨勢(shì)和符合醫(yī)院發(fā)展與管理的相關(guān)要求。

2 職能設(shè)計(jì)方法

2.1 關(guān)鍵職能設(shè)計(jì)：

基本職能雖然都是實(shí)現(xiàn)科室存在和價(jià)值所不可缺少的，但由于重要性不同，有必要區(qū)分為關(guān)鍵職能和非關(guān)鍵職能。組織結(jié)構(gòu)就像建筑物，各項(xiàng)基本職能如同建筑物中的各種構(gòu)建，而關(guān)鍵職能就好比建筑物中承擔(dān)負(fù)荷最大的那部分構(gòu)建。^[2]病案管理正處于轉(zhuǎn)型時(shí)期，電子病歷終將取代紙質(zhì)病歷；病案管理從實(shí)物管理轉(zhuǎn)向信息管理；病案學(xué)科建設(shè)逐步完善；病案管理的領(lǐng)域不斷拓展和融合等。^[3]

病案科應(yīng)將病案管理的關(guān)鍵職能放在中心地位，根據(jù)病案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)及環(huán)境權(quán)變調(diào)查研究，確定我院病案管理的關(guān)鍵職能有“疾病分類編碼”、“統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析”和“終末病案質(zhì)控”三項(xiàng)。

2.2 基本職能的設(shè)計(jì)和調(diào)整

2.2.1 根據(jù)病案科特點(diǎn)確定是否需要增加新的基本職能，細(xì)化某些基本職能，簡化某些職能，或強(qiáng)化某些基本職能。如病案復(fù)印流程是否需要優(yōu)化、病案管理中引入條碼技術(shù)等。

2.2.2 根據(jù)病案科技術(shù)實(shí)力的強(qiáng)弱調(diào)整職能，我院病案科應(yīng)強(qiáng)化管理決策職能，特別是向醫(yī)院管理層提供決策支撐的職能。

2.2.3 按外部環(huán)境特點(diǎn)設(shè)計(jì)和調(diào)整職能。如隨著三級(jí)綜合醫(yī)院服務(wù)半徑的不斷擴(kuò)大，病案科增加病案復(fù)印郵寄服務(wù)，以節(jié)省患者等候時(shí)間，提升科室服務(wù)能力；如應(yīng)醫(yī)院科研水平的不斷提高，病案科提供相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析服務(wù)。

2.3 職能分解：

職能分解是將已確定的基本職能和關(guān)鍵職能逐步分解，細(xì)化為獨(dú)立的、可操作的具體業(yè)務(wù)工作組。職能分解有利于各項(xiàng)職能得到執(zhí)行和落實(shí)，并為以后的其他設(shè)計(jì)工作提供前提條件，如崗位責(zé)任制的制定，各項(xiàng)職務(wù)的設(shè)計(jì)等。

3 結(jié)果

全科15名職工，依據(jù)關(guān)鍵職能設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)職能設(shè)計(jì)和職能分解，劃分為7個(gè)工作組，具體如下：

整理組2人，我院采取病房將病歷送達(dá)病案科，病案科簽收制度，2人專職進(jìn)行病案整理裝訂工作，日均整理病案300份/人。

編碼組3人，由取得《國際疾病分類與手術(shù)操作分類編碼技能水平考試合格證書》的人員進(jìn)行工作，保證疾病分類與手術(shù)操作分類編碼準(zhǔn)確性，3人依據(jù)內(nèi)科、外科、綜合科三個(gè)大專業(yè)進(jìn)行分科專職錄入，以深化技能和專業(yè)化水平。日均編碼病案200份/人。

歸檔復(fù)印接待組3人，1人負(fù)責(zé)病案裝袋、檢查和上架歸檔，日均歸檔病歷500份。2人負(fù)責(zé)復(fù)印接待工作，我院復(fù)印工作由院后勤服務(wù)公司負(fù)責(zé)，病案科負(fù)責(zé)病案復(fù)印的手續(xù)審查和病案調(diào)取以及醫(yī)保病歷復(fù)印工作，日均調(diào)取復(fù)印病歷200份，醫(yī)保病歷50份，其他借閱10份。因我院施行電子病歷，科研、教學(xué)借閱查詢大部分在網(wǎng)上進(jìn)行，不涉及紙質(zhì)病歷，日均電子借閱病案50份。

醫(yī)院統(tǒng)計(jì)組2人，負(fù)責(zé)全院醫(yī)療報(bào)表的核對(duì)、上報(bào)和打印存檔，對(duì)醫(yī)療數(shù)據(jù)進(jìn)行分析上報(bào)醫(yī)院管理層。由1名醫(yī)院管理學(xué)專業(yè)碩士和1名統(tǒng)計(jì)師組成。

科研查詢接待組2人，依據(jù)相關(guān)程序接受醫(yī)院各方對(duì)信息查詢的需要，并提供相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)分析服務(wù)。由1名衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)學(xué)專業(yè)碩士和1名統(tǒng)計(jì)師組成。

質(zhì)控組2人，我院采取臨床醫(yī)師到病案科抽查終末病歷質(zhì)控的工作制度，質(zhì)控組負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)臨床醫(yī)師檢查病歷、抽調(diào)病歷、檢查結(jié)果匯總、上報(bào)等工作。由1名主任醫(yī)師和1名住院醫(yī)師組成。

科室秘書1人（兼），在病案科人員緊張的情況下由40歲以下職工6人輪值，每半年一輪換，負(fù)責(zé)協(xié)助科主任協(xié)調(diào)各專業(yè)組工作及其他管理工作，同時(shí)承擔(dān)安全員、文件整理和繼續(xù)教育等工作。

4 討論與建議

4.1 工作組輪轉(zhuǎn)： 為提高各工作組工作的專業(yè)化和深化，要求在三個(gè)關(guān)鍵職能的范圍內(nèi)進(jìn)行工作組輪轉(zhuǎn)，一方面變換工作環(huán)境，避免工作疲勞性；另一方面幫助職工掌握多樣性的工作技能。編目組和質(zhì)控組因?qū)Y質(zhì)有專業(yè)技術(shù)要求，所以除具有相同資質(zhì)的職工申請(qǐng)，原則上不進(jìn)行工作組輪轉(zhuǎn)。

4.2 獎(jiǎng)金傾斜：為強(qiáng)調(diào)科室關(guān)鍵職能，適應(yīng)社會(huì)和醫(yī)院發(fā)展對(duì)病案科的要求，同時(shí)體現(xiàn)專業(yè)技術(shù)對(duì)收入的影響，引導(dǎo)職工不斷以繼續(xù)教育，科室在獎(jiǎng)金分配上予以區(qū)分。獎(jiǎng)金分為三檔，其中編碼組系數(shù)最高，質(zhì)控組、醫(yī)院統(tǒng)計(jì)組、科研查詢接待組系數(shù)次之，整理組和歸檔復(fù)印接待組系數(shù)第三。

4.3 人才培養(yǎng)和引進(jìn)：高素質(zhì)專業(yè)化的人才是病案科開展相關(guān)工作的必備條件。現(xiàn)階段，具有“國際疾病分類和手術(shù)操作分類”編碼專業(yè)技術(shù)的人員主要依靠工作經(jīng)驗(yàn)和繼續(xù)教育，人事處在院內(nèi)選擇、協(xié)調(diào)臨床專業(yè)人員，充實(shí)質(zhì)控組，保證“病案終末質(zhì)控”關(guān)鍵職能的有效開展。

4.4 決策自主性：職工對(duì)自身工作決定權(quán)的大小直接影響其工作態(tài)度和工作深入。病案科職工在工作過程中有較大的獨(dú)立性、判斷力和自由度，使期自我管理和業(yè)務(wù)能力得到鍛煉和提高；增加工作責(zé)任，以達(dá)到向工作的縱深方向發(fā)展，提高工作對(duì)職工的激勵(lì)，使工作本身更富有彈性。^[4]

通過科室職能設(shè)計(jì)，找到病案科工作的重點(diǎn)與核心，認(rèn)清發(fā)展趨勢(shì)。病案科致力于病案信息的科學(xué)采集、整理、加工、保管到統(tǒng)計(jì)，也需致力于病案信息的深度開發(fā)利用，為醫(yī)療、教學(xué)、科研以及醫(yī)院科學(xué)經(jīng)營管理服務(wù)。^[5]長期以來醫(yī)院對(duì)病案科和病案管理工作的重視不足，既有醫(yī)院方面的原因，也有病案科對(duì)自身認(rèn)識(shí)不深入的原因。病案科要緊跟時(shí)代發(fā)展，認(rèn)清自己，不斷強(qiáng)化、優(yōu)化自己，才能更好地為患者、醫(yī)院和醫(yī)學(xué)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉愛民. 病案信息學(xué)[M]. 北京：人民衛(wèi)生出版社，2009：15.

[2] 彼得·德魯克[美]. 幕鳳麗[譯]. 公司的概念[M]. 北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2012：9.

[3] 黃鋒，陳劍銘. 醫(yī)院病案管理工作現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)探討[J]. 中華醫(yī)院管理雜志，2013，29（3）：192-194.

[4] 劉俏佳，羅春燕，駱華蓮. 談病案室崗位設(shè)置[J]. 中國病案，2011，12（6）：7-8.

[5] 王箴，余健，劉愛民. 淺談醫(yī)院病案科的功能設(shè)置與組織機(jī)構(gòu)[J]. 中國病案，2006，7（4）：10-12.