淺析錦屏水電工程電子文件的歸檔及管理

摘 要 本文針對(duì)雅礱江公司錦屏水電工程的檔案特點(diǎn)、電子文件歸檔的范圍特點(diǎn)及主要內(nèi)容和格式，電子文件的歸檔、利用及管理進(jìn)行了探討，并且對(duì)其的歸檔及利用提出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞 水電工程 電子文件 歸檔 管理與利用

一、錦屏水電工程的檔案特點(diǎn)

錦屏水電工程包括錦屏一級(jí)、二級(jí)水電站，總裝機(jī)860萬(wàn)kW。錦屏一級(jí)水電站是混凝土雙曲拱壩壩高305m，為世界同類壩型中第一高壩。

錦屏水電站因?yàn)楣こ虖?fù)雜，其參與的設(shè)計(jì)院、監(jiān)理單位、施工單位眾多。在建設(shè)過(guò)程中除與建筑、電力、機(jī)械、水文、氣象等聯(lián)系緊密外，還牽涉到移民、交通、通信、市政、生態(tài)環(huán)境等多個(gè)方面，從而導(dǎo)致了檔案在種類上的多樣性、復(fù)雜性，包括工程檔案、文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等。按其建設(shè)過(guò)程的項(xiàng)目則包括提出可行性研究、設(shè)計(jì)、招（投）標(biāo)、施工、質(zhì)檢到竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行等全過(guò)程。可行性研究階段的文件材料主要由設(shè)計(jì)單位（成勘院、華東院）提供給管理局歸檔，各參建單位在工程建設(shè)中產(chǎn)生的各種文件由各參建單位自行歸檔，工程投產(chǎn)運(yùn)行管理階段的文件材料由管理局歸檔。

管理局的文書(shū)檔案包括黨群、人資、工會(huì)、審計(jì)等文件，工程項(xiàng)目檔案包括工程建設(shè)中產(chǎn)生的各種文件。這些檔案包括了紙質(zhì)和電子兩種形式，其中有些文件只有紙質(zhì)形式，如外單位的來(lái)文，驗(yàn)收簽證等，有些文件只有電子形式，如新聞報(bào)道、聲像、照片等，也有些文件同時(shí)以兩種形式存在，兩種文件歸檔形成了兩種介質(zhì)的一套檔案。對(duì)于紙質(zhì)文件按照傳統(tǒng)的做法將其歸檔保存，對(duì)于各種電子文件則根據(jù)二灘水電工程電子文件歸檔與管理規(guī)范歸檔保存。為了保證有效的利用，根據(jù)電子文件的特點(diǎn)，通過(guò)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)電子文件采用PDF格式光盤歸檔的方式。

二、制定電子文件歸檔的范圍和責(zé)任

首先要明確電子文件歸檔范圍。管理局及各個(gè)參建單位的正式文件及各類工程項(xiàng)目在規(guī)劃、咨詢、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)過(guò)程中形成的電子文件應(yīng)納入歸檔范圍，如項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、工程地質(zhì)勘察報(bào)告、施工圖、設(shè)計(jì)修改等文件。

其次明確管理局各部門兼職檔案管理員對(duì)電子文件管理職責(zé)和歸檔時(shí)間：年度檔案在次年的六月前完成；各參建單位則各自保管文件，在工程完工后向管理局檔案室提交竣工檔案，從而保證了電子文件歸檔的及時(shí)及完整性。

三、電子文件的特點(diǎn)及主要內(nèi)容和格式

（一）電子文件的特點(diǎn)

在現(xiàn)代社會(huì)中，電子文件實(shí)現(xiàn)了快速檢索，減少檔案利用人員的時(shí)間，同時(shí)也減少對(duì)紙質(zhì)檔案造成的磨損，保護(hù)了紙質(zhì)檔案，提高檔案管理的工作效率。但電子文件具有不穩(wěn)定性，（1）所依賴的軟硬件不穩(wěn)定性。現(xiàn)在計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代快，幾年的時(shí)間就出現(xiàn)新的電子文件存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)變化而需要轉(zhuǎn)換的問(wèn)題。（2）載體的不穩(wěn)定性。從磁帶到磁盤、光盤，電子文件的載體也在發(fā)生變化，有的載體壽命短，不易長(zhǎng)久保存。（3）容易被損壞。如碰撞、電磁干擾等都容易造成數(shù)據(jù)的不能用。

（二）電子文件的主要內(nèi)容和格式

錦屏工程的電子檔案包括文書(shū)文件、工程文件、音像文件等。文書(shū)文件主要有來(lái)往文函、會(huì)議、人資、黨群等。工程文件為立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、施工管理、竣工驗(yàn)收等，所形成的文件格式為Word、EXCEL；圖像文件主要為數(shù)碼相機(jī)所拍攝的照片，形成文件為JPEG格式；圖形文件主要為工程的設(shè)計(jì)圖紙等，形成DWG格式；影像文件記錄工程開(kāi)工到完工所產(chǎn)生的所有影像資料，有領(lǐng)導(dǎo)及工程相關(guān)單位的視察、參觀工程建設(shè)的施工過(guò)程等。

四、電子文件的歸檔

各歸檔單位電子文件歸檔過(guò)程中要按電子文件管理規(guī)范歸檔。電子文件載體要求為光盤，并刻錄為一次性只讀，因?yàn)楣獗P既具備大容量和低成本的優(yōu)點(diǎn)，又是一種可以移動(dòng)的存儲(chǔ)介質(zhì)，并且不容被修改。

要求各歸檔單位歸檔時(shí)以項(xiàng)目為單位進(jìn)行組盤。即一個(gè)項(xiàng)目刻錄在一張或多張光盤上，一式兩份。光盤刻錄后，應(yīng)在每張光盤上貼上標(biāo)簽作為標(biāo)識(shí)。存儲(chǔ)歸檔電子文件的載體中除存有歸檔的電子文件外，還應(yīng)同時(shí)存有相應(yīng)的說(shuō)明文件，其格式為純文本，其內(nèi)容是電子文件歸檔說(shuō)明，內(nèi)容包括案卷名稱、卷內(nèi)目錄、大小、檔號(hào)、歸檔時(shí)間等。

五、電子文件利用及管理

（一）電子文件的保管

根據(jù)二灘水電工程電子文件歸檔與管理規(guī)范，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中拷貝至耐久性好的載體上，一式兩套，一套封存保管，一套供查閱使用。由于光盤的弊端，如多次使用易磨損，易造成無(wú)法讀取數(shù)據(jù)，因此，要求歸檔單位交兩套光盤保存。為查閱及管理方便，還使用了大容量移動(dòng)硬盤，將光盤的數(shù)據(jù)拷貝到硬盤中，按檔案編號(hào)建立文件夾，這樣，既減少了光盤的磨損，也不用從大量的光盤中尋找，而且硬盤容易組織數(shù)據(jù)，體積小，節(jié)約了大量的時(shí)間。

（二）電子文件的借出

由于電子文件的易更改、可復(fù)制性，電子文件可以在不同的計(jì)算機(jī)之間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復(fù)制。對(duì)一些不適合流轉(zhuǎn)的電子文件，在借出后容易造成在網(wǎng)上流傳，從而損害本單位的產(chǎn)權(quán)和利益，為使每個(gè)借出的人員提高保護(hù)本單位知識(shí)產(chǎn)權(quán)的意識(shí)，在借出電子文件時(shí)，原則上只能在管理局內(nèi)部傳閱，每位員工除填寫表格和部門領(lǐng)導(dǎo)簽字外，還要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。這樣，提高了借閱人員對(duì)電子檔案的保護(hù)意識(shí)，維護(hù)本單位的利益。

六、對(duì)電子文件歸檔及利用的建議

（一）國(guó)家應(yīng)制定處理電子文件的格式標(biāo)準(zhǔn)，并制定相關(guān)的法律條規(guī)，使得以后電子存檔上有法可循。

（二）根據(jù)電子文件歸檔與管理規(guī)范，特殊格式的電子文件應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件。

（三）根據(jù)目前檔案管理現(xiàn)狀，PDF格式文件是很好的文件保存格式。PDF 文件具有跨平臺(tái)、高壓縮、適合屏幕閱覽，，是適于在不同計(jì)算機(jī)平臺(tái)之間傳送和共享文件的一種開(kāi)放式電子文件格式。

參考文獻(xiàn)：

[1]米彪.二灘水電工程電子文件歸檔與管理規(guī)范[J].

（作者單位：葛洲壩集團(tuán)電力有限責(zé)任公司）