探究數字化檔案的管理思路構成

摘 要 目前，對檔案進行管理逐漸的實現數字化，運用現代技術能夠將信息資源進行有效的管理。對檔案進行數字化的管理能夠實現資源的共享，將傳統的管理模式進行轉變。本篇文章對數字化的檔案進行簡單闡述，對其重要性進行簡單分析，同時簡單分析了思路的構成，希望可以提供一定的參考。

關鍵詞 檔案管理 思路 數字化

目前，對檔案進行管理逐漸的實現數字化，運用現代技術能夠將信息資源進行有效的管理。通過計算機的網絡技術，能夠實現資源的共享，將傳統的管理模式進行轉變。

一、數字化的檔案

對數字化的檔案進行管理指的是對具備相應價值的語音、軟件、圖像、影像、文本以及科學的數據進行整理、加工以及保管，實現電子的存取。在檔案的信息化發展過程中，必然會出現數字化的檔案，它能夠體現信息化建設的綜合實力，也是檔案館實現信息化的要求。

二、重要性

隨著多媒體的技術、數據庫的技術以及計算機的網絡技術不斷發展，逐漸的出現新型的檔案信息狀態，也就是檔案的數字化。目前，各個領域中都在廣泛的使用計算機，使數字化的檔案逐漸形成，同時也就形成了數字化的管理。它能夠將地理位置不同以及載體不同的信息通過數字化形式進行存儲，運用網絡進行連接，實現資源的共享。

數字化的檔案使信息的對象進行轉變，由紙質載體的檔案轉變成為機讀的檔案，將保管的費用有效節約，將占據的空間有效節省，同時使檔案的查閱得到有效簡化，避免對資料進行反復的印制而導致資源浪費。數字化的檔案能夠對資料進行及時的歸檔，同時可以對資料進行充分利用，將辦公的效率有效提高。

對數字化的檔案進行管理，能夠促進檔案的領域中不斷運用多媒體技術、網絡技術、計算機技術以及通訊技術，使檔案管理的方法、技術以及理論進行轉變，使檔案的信息資源實現共享以及有效的利用，將檔案信息在增值方面具備的作用充分發揮，促進檔案事業發展，將檔案的作用以及地位進行有效的提升。

在將檔案進行數字化的處理之后，社會公眾以及職能部門可通過管理系統對需要的檔案以及信息進行及時查閱和有效利用，不再受到各個方面的限制，同時也避免重復的勞動以及時間的浪費，這將會使工作的效率有效提升，使成本有效降低。除此之外，檔案會因為經常性的翻閱出現破損或者是丟失，使永久性的保管受到嚴重影響，在進過數字化的處理之后，在對檔案進行利用時可以通過電子的方式，將使用原件的頻率有效降低，保障了原件的安全。

三、思路的構成

（一）管理人員素質

在進行數據庫的建設過程中，管理人員素質是非常重要的一個方面。隨著檔案的數字化發展，檔案的信息在不斷的增長，對檔案的利用也在不斷的增長，導致對數字化的檔案進行管理成為非常重要的一項工作。在對數字化的檔案進行管理時，一個必不可少的要素就是管理人員，同時管理的工作對管理人員素質提出了較高的要求。管理人員不僅僅要具備相應的管理知識，還要對一些網絡的基本技能進行掌握，如數據庫與網絡的管理、數據的錄入以及計算機的操作等等。對管理人員要進行相應培訓，運用新的方式、機制、思路以及體制，依據以人為本的原則，使管理人員素質得到有效提升。同時對管理人員進行針對性的教育以及培訓，使管理人員能夠將相關知識進行更新，對相關技能進行有效的掌握，對管理工作的知識點以及環節進行詳細全面的掌握，在進行管理工作時能夠使用現代化的手段以及技術，對數字化的檔案進行有效管理，將管理的工作有效加強。

（二）個性化的服務

對數字化的檔案進行管理并不是對某一個具體的檔案館進行管理，它管理的對象是由社會資源構成的檔案體系，為檔案的使用人員提供動態化以及形式多樣的管理服務。在對數字化的檔案進行管理時，依據檔案使用人員的需求將相關信息進行收集，強調的是運用自身在檔案方面具備的能力以及信息為檔案使用人員創造相應價值，將檔案使用人員沒有辦法解決的問題進行解決，從而實現價值。對數字化的檔案進行管理時，檔案的管理人員要將管理的能力充分發揮，同時將創新的精神以及研究的能力充分提升，將服務進行有效的創新，為檔案使用人員提供個性化的服務。

（三）與社會的信息進行聯結

在對數字化的檔案進行管理時，與社會的信息進行聯結，能夠使數字化的檔案在使用方面的效率有效提升，同時能夠滿足發展的需求。將相應的網頁或者是站點在檔案的信息網進行設置，將情報、檔案以及圖書進行有效的結合，打破了單一局面，使社會的信息系統得到有效完善，實現一體化的管理，將整體的優勢充分發揮。在進行社會的信息系統建設時，主要的內容以及前提就是實現資源的共享，將整合的目錄進行建立。

相同的檔案在進行數字化的處理之后，會呈現出不同格式。實際的使用過程中，最為常見的就是標簽圖像的文件格式以及便攜的文檔格式這兩種。其中，對文件輸出的分辨率沒有較高要求或者是內容相對較多時使用便攜的文檔格式；對圖像文件輸出的精度具備較高要求的時候使用標簽圖像的文件格式。

除此之外，在對數字化檔案進行存儲的時候，可以使用光盤、磁盤的陣列以及服務器等形式，將數字化檔案的安全性有效提升。在進行目錄機構的建設時要依據檔案類別進行，依據文件檔號對經過掃描的文件或者是圖像進行命名，然后存儲與相應目錄之下。對存儲的結構以及文件的名稱進行規范，使管理的工作有效加強，對文件進行有效的利用。

四、總結

目前，對檔案進行管理逐漸的實現數字化，運用現代技術能夠將信息資源進行有效的管理。對于數字化檔案的管理工作，我們要充分意識并且高度重視其重要性。在對數字化的檔案進行管理時，要對管理人員素質、個性化的服務以及與社會的信息進行聯結充分重視，使數字化的檔案管理工作能夠有效順利的進行，對數字化的檔案進行有效的管理，實現資源的共享。希望本篇文章可以為管理人員提供一定的參考，促進數字化的檔案管理工作。

參考文獻：

[1]陳敏.淺談加強數字化檔案管理的重要性[J].企業導報，2011（8）.

[2]崔芳梅.做好新時期數字化檔案管理工作的思考[J].山東省農業管理干部學院學報，2011（11）.

（作者單位：湖南中醫藥高等專科學校）