人事檔案管理科學化的對策

摘要：檔案管理科學化建立在符合現代和科學化的檔案管理機制的基礎上，管理檔案人員通過學習掌握相關的科學知識，靈活運用現代化的方法來管理檔案。伴隨著計算機的快速發展和廣泛運用，檔案管理科學化顯得更加重要，它不僅在很大程度上節省了檔案管理所用的時間，而且提高了檔案管理的質量和水平。本文重點分析了檔案管理的現狀及存在的問題，并進行了反思，提出了一些對策。

關鍵詞：人事檔案 管理科學化

一、人事檔案現狀及存在的問題

1.領導干部沒有重視檔案管理工作

長期以來，很多人包括一些領導干部都沒有正確認識檔案管理工作的重要性及必要性，致使檔案管理工作不能適應現代管理的需求。

2.在人事檔案交接的工作上存在很大漏洞

在單位，通常很少有專職的檔案管理人員，大部分從事檔案管理的工作人員缺乏專業知識，所以在人事變動時，往往會出現人事檔案交接手續不嚴密、不完善等問題，導致檔案數量和材料等責任不明確，甚至有人認為檔案交接就是交接檔案室的鑰匙。因此，交接工作前后不銜接，人事檔案管理硬件設施和人員培訓處理不善使得檔案交接工作存在很大漏洞。

3.管理人員素質不高導致人事檔案的不完善

由于專職檔案管理人員很少，大部分檔案管理人員不太了解檔案管理的重要性、要求以及處理程序，缺乏檔案收集的意識，再加上檔案管理工作繁雜，檔案管理人員精力有限，這就導致檔案管理的效率低下，存在人事檔案信息不完整等缺漏。

上述情況也間接地反映出單位對檔案管理認識的不足，沒有配備專職的檔案管理人員，從而使檔案管理觀念不能適應時代的發展。甚至有些單位毫無科學檔案管理的概念，誤認為它只是簡單的信息輸入和輸出。在信息化時代，落后的檔案管理方式已經不能適應單位和社會的發展，實現檔案管理科學化以及更新檔案管理的觀念已成為社會進步中必不可少的重要組成部分。

4.人檔分離的人員比例在不斷地上升

人檔分離的人員比例不斷上升的原因是人才資源配置的市場化以及人才的流動。如2004年，3.5萬檔案成死檔、棄檔。在就業方式和擇業觀念的沖擊下，檔案越來越不被人重視，這在一定程度上增加了人檔分離人員的數量，形成一個惡性循環。

二、人事檔案管理對策及思考

1.重視人事檔案交接程序，使交接過程嚴謹化

在人事檔案交接工作時，工作人員需要有認真細致的態度，嚴謹地辦理交接手續，并且要求工作人員必須具有很強的責任感，嚴格按程序進行交接：第一，全面清理之前保管的檔案，賬務需要準確無誤；第二，準確記錄借出的檔案，并注明詳細的信息，以便及時催還；第三，分類存放尚未整理的零碎文件，清理排序后及時歸檔，以便日后查詢。

2.加強檔案管理意識，使檔案管理程序化

改變領導干部以往不正確的認識，使其重視檔案管理工作，加大單位對檔案管理方面的投入，改善其硬件設施，引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息儲存和檢索系統。作為人事管理工作的重要組成部分，檔案管理還涉及工資福利、職稱評聘等，所以提高檔案管理人員的綜合素質和工作積極性是非常有必要的。

3.完善檔案管理制度，使檔案管理完整化

要完善檔案管理制度，就必須做到以下兩點：第一，規章制度與單位特點相符，切合檔案管理的實際，滿足單位檔案管理的需求；第二，制度簡明實用，具有可操作性，以便更好地指導和規范檔案管理人員。檔案管理制度的健全，不是僅僅把管理制度完善，更重要的是把制度落到實處，使檔案管理實現科技化、信息化，使檔案整理更加科學、完整。

4.推進人事檔案管理，使檔案管理現代化

推進人事檔案管理，就要改變傳統的檔案管理觀念，科學地管理檔案，通過使用掃描儀、計算機等現代化的信息技術，提高檔案管理工作的效率和檔案信息的準確性，從而更好地發揮人才信息庫的巨大作用，更好地為個人、為單位、為社會服務。

（作者單位：朔州師范高等?？茖W校）