淺談城建檔案信息資源整合性服務(wù)

祖木蘭·米吉提

[摘 要] 隨著城市化建設(shè)的不斷發(fā)展，作為城市建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記錄，城建檔案資料數(shù)量也逐年劇增。城市建設(shè)檔案對(duì)于城市的未來(lái)發(fā)展有重要的參考價(jià)值，因此，應(yīng)加強(qiáng)城建檔案的開(kāi)發(fā)與利用工作。本文結(jié)合城建檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，對(duì)城建檔案信息資源的整合性服務(wù)進(jìn)行研究，以期提高城建檔案工作價(jià)值，提高城建檔案信息資源利用率。

[關(guān)鍵詞] 城建；檔案；信息資源；整合；服務(wù)；實(shí)施；策略

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）15- 0107- 01

城建檔案是城市在進(jìn)行發(fā)展規(guī)劃、建設(shè)及管理過(guò)程中產(chǎn)生的所有資料。城建檔案信息資源內(nèi)容和形式豐富，涉及綠化、環(huán)境、商業(yè)、醫(yī)療、教育等多領(lǐng)域多行業(yè)，包括聲音、文字、圖像等多種類型的資料。城建檔案對(duì)于城市的發(fā)展具有重要作用，因此，應(yīng)加強(qiáng)城建檔案信息資源整合性服務(wù)建設(shè)，提高城建檔案資源的利用率。

1 城建檔案信息資源整合性服務(wù)建設(shè)中存在的問(wèn)題

所謂城建檔案信息資源整合，就是指通過(guò)對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行重組，形成具有服務(wù)針對(duì)性的檔案信息流，從而在一定程度上形成城建檔案信息跨區(qū)域、跨行業(yè)的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享。當(dāng)前城建檔案信息資源整合性服務(wù)建設(shè)中還存在以下問(wèn)題。

1.1 管理部門(mén)權(quán)責(zé)不明

由于城建檔案涉及多個(gè)部門(mén)與單位，這容易引發(fā)檔案管理權(quán)限矛盾。同時(shí)，由于城建檔案由城市不同的領(lǐng)域產(chǎn)生，由不同的單位負(fù)責(zé)保管，而不同單位在檔案管理?xiàng)l件、管理方法、管理意識(shí)、管理能力等方面存在差異，導(dǎo)致檔案管理比較混亂，檔案資料容易出現(xiàn)不同程度的流失或損毀。

1.2 檔案信息資源利用率低

由于城建檔案由不同的單位負(fù)責(zé)保管，內(nèi)容比較雜，各單位的保管方式以及公開(kāi)化程度也不盡相同，再加上分處保存距離較遠(yuǎn)，城建檔案保管單位相互溝通少，與社會(huì)交流不通暢等原因，給城建檔案的信息資源共享造成很大阻礙，導(dǎo)致檔案資源的利用率比較低。

1.3 信息化建設(shè)程度不高

城建檔案信息化建設(shè)對(duì)于提高城建檔案利用率，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展有重要意義，然而目前，大部分檔案管理部門(mén)的信息化建設(shè)程度不高，給檔案信息資源整合造成極大阻礙。具體來(lái)說(shuō)，一是信息化基礎(chǔ)設(shè)施還比較落后，必要的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的數(shù)量較少，一些必要的軟件如管理信息系統(tǒng)等的利用率還不高；二是人力資源缺乏，缺少計(jì)算機(jī)專業(yè)、網(wǎng)絡(luò)通信專業(yè)的專門(mén)人才，信息化建設(shè)意識(shí)薄弱，導(dǎo)致檔案資源的信息化建設(shè)發(fā)展緩慢。

1.4 工作人員缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

城建檔案是城市發(fā)展歷史的真實(shí)記錄，是城市進(jìn)行后續(xù)規(guī)劃和建設(shè)的有力憑證，應(yīng)對(duì)城建檔案的開(kāi)發(fā)利用予以高度重視。然而目前，很多行政部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不重視，片面關(guān)注檔案的收集整理，還沒(méi)有樹(shù)立檔案信息的整合性服務(wù)意識(shí)，導(dǎo)致目前城建檔案工作還停留在城建檔案的保管上，缺乏對(duì)城建檔案信息資源的編研整合以及信息化建設(shè)。

2 加強(qiáng)城建檔案信息資源整合性服務(wù)建設(shè)的實(shí)施策略

2.1 建立高效科學(xué)的檔案服務(wù)有機(jī)整體

要實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源整合性服務(wù)，首先必須建立高效科學(xué)的檔案服務(wù)有機(jī)整體。要在城建檔案行政管理部門(mén)牽頭的基礎(chǔ)上，明確各檔案管理單位的職責(zé)分工，加強(qiáng)各檔案管理部門(mén)之間的協(xié)調(diào)交流，從而在城市檔案管理體系內(nèi)部實(shí)現(xiàn)區(qū)域互補(bǔ)、專業(yè)互補(bǔ)、館藏結(jié)構(gòu)互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)城建管理部門(mén)之間的檔案資料共享。在此基礎(chǔ)上，要利用相關(guān)軟件建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)城建檔案整合性服務(wù)的社會(huì)共享，逐步建立區(qū)域性、跨機(jī)構(gòu)、多層次、各專業(yè)、高效率的城建檔案社會(huì)公共服務(wù)系統(tǒng)。

2.2 建立和完善城建檔案管理信息系統(tǒng)

城建檔案信息資源整合工作是以城建檔案管理信息系統(tǒng)的建立和完善為前提。首先，在城市檔案管理部門(mén)之中選擇核心城建檔案整合性服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)，對(duì)具體的信息整合工作進(jìn)行咨詢、規(guī)劃、指導(dǎo)、監(jiān)督，明確各個(gè)檔案管理部門(mén)單位之間的分工，加強(qiáng)相互的監(jiān)督和溝通工作；其次，要建立和完善城建檔案管理規(guī)章條例，加強(qiáng)對(duì)規(guī)章條例的執(zhí)行和監(jiān)督力度；最后，要加強(qiáng)對(duì)城建檔案整合工作的價(jià)值、作用、管理方式等內(nèi)容的普及和宣傳，對(duì)城建檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃。

2.3 實(shí)施合理科學(xué)的城建檔案信息資源整合方案

由于城建檔案信息資源類型多樣，內(nèi)容豐富，分布廣泛，應(yīng)依據(jù)檔案專業(yè)特點(diǎn)或項(xiàng)目工程的不同，充分利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，來(lái)規(guī)劃具有針對(duì)性的信息資源整合方案。如城建檔案中的綜合性實(shí)體檔案，應(yīng)將整合重點(diǎn)放在檔案材料的收集整理方面，盡量保證檔案資料的全面、完整，從而完整展現(xiàn)城市整體面貌。而對(duì)于一些專業(yè)性較強(qiáng)的檔案，如水文、環(huán)境質(zhì)量檔案等，則應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注檔案資料的準(zhǔn)確性、精煉性和深度，加強(qiáng)對(duì)材料的深入開(kāi)發(fā)。

2.4 建立多樣化城建檔案信息資源整合性服務(wù)方式

當(dāng)前的檔案信息資源在線服務(wù)還僅僅局限于本館內(nèi)部檔案目錄查詢和部分館藏特色在線展示等層面，應(yīng)建立多樣化城建檔案信息資源整合性服務(wù)方式。一是建立聯(lián)機(jī)公共檢索目錄，實(shí)現(xiàn)跨館服務(wù)。各檔案管理部門(mén)通過(guò)建立各自的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，并將其作為聯(lián)機(jī)公共目錄查詢系統(tǒng)的一部分，并按照科學(xué)分類和主題分類的方式對(duì)檔案資源進(jìn)行分類，以便于用于檢索。二是建立公共性聯(lián)機(jī)檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，向用戶提供網(wǎng)上檔案有償服務(wù)。這就要求各個(gè)檔案管理部門(mén)在建立內(nèi)容豐富的數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上能夠隨時(shí)更新自身數(shù)字館藏內(nèi)容，使用戶能夠隨時(shí)隨地進(jìn)入數(shù)字檔案館并進(jìn)行檔案預(yù)覽或下載等操作。三是建立和完善跨館協(xié)同服務(wù)。要充分利用辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)，在局域網(wǎng)內(nèi)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)跨館協(xié)同服務(wù)，使檔案處理工作和檔案查詢工作更加方便快捷。

3 結(jié) 論

隨著城市建設(shè)的發(fā)展，城建檔案的信息挖掘價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值也日益凸顯，加強(qiáng)對(duì)城建檔案信息資源整合性服務(wù)建設(shè)，不僅能夠提高檔案信息資源的管理和利用效率，還能夠促進(jìn)城建檔案事業(yè)的發(fā)展。當(dāng)前，城建檔案信息資源整合性服務(wù)建設(shè)還處于起步階段，還需要檔案界各部門(mén)、社會(huì)各行業(yè)的共同努力，真正實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源整合性服務(wù)。