淺析數字信息化在房地產檔案管理中的應用

黃飛

[摘 要]檔案管理是房地產管理中的一項基礎性工作，隨著網絡的發展和日益普及，紙質檔案被電子文件所替代是大勢所趨。數字信息技術的出現大大提高了房地產檔案管理工作的效率，使得檔案管理工作變得簡單易行。鑒于此，本文對房地產檔案的數字信息化管理進行了探討。

[關鍵詞]房地產檔案；信息化；網絡安全

[中圖分類號]G275.9；F293.33 [文獻標識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）16-0111-01

1 前 言

房地產行業是我國經濟發展的支柱產業，關乎現代人的居住質量。房地產檔案對研究全國或者地方房地產發展歷史、現狀以及未來都有重要的參考價值和作用，是房地產政策制定中不可或缺的依據。尤其是最近幾年，全國各地房地產業的發展迅猛，房地產檔案管理工作進入到繁盛時期，房地產檔案的價值不斷凸顯，房地產檔案管理方法和手段日趨完善。面對這種情形，房地產檔案管理工作面臨的壓力和困難與日俱增，傳統的房地產檔案管理方法已經滯后于時代發展的需要。

2 數字信息化在房地產檔案管理中的重要性

房地產檔案管理工作主要是反映房地產交易買賣、登記、房屋動遷以及批租用地等各種經濟活動，是由各地房地產行政管理部門對房地產活動中的資料進行收集、整理、歸納和分析，最終形成一系列房地產檔案資料，資料可以是紙質的，也可以是電子的。數字信息技術是網絡發展的產物，利用網絡進行信息傳播有著先天的優勢，不僅信息傳播范圍廣、速度快，而且準確度高、傳播成本也大幅降低，用信息技術可以將繁雜的房地產數據、圖像等資料通過電子技術轉化成容易儲存的電子檔案，形成一系列電子文件，用戶可以利用計算機進行文件檢索，不僅速度快，而且搜索范圍廣，十分便利和準確。尤其是利用縮微攝像技術可以將原來大量的房地產紙質檔案文件，轉換在很小的縮微品上，不僅節省了大量的紙質材料堆放的空間，而且形成電子文件后不容易破損和丟失，節省了大量的人力物力，提高了工作效率。利用數碼攝影可以實現對影像資料的處理，形成高清的電子文件，比傳統的圖片儲存提高了上百倍的效率。信息技術改變了傳統的檔案資料收集整理分析過程，利用計算機將資料一次性輸入，然后可以進行資料的多次查找和使用，為檔案管理現代化、社會化、市場化奠定了基礎，有利于房地產檔案事業的進一步發展。

3 數字信息化在房地產檔案管理中的應用

3.1 編制檢索工具

利用計算機搜索功能來編制搜索工具是房地產檔案利用的一個重要方面，房地產檔案的檢索工具主要有：分類目錄、專題目錄及各種索引等，使用者可以利用搜索工具迅速查找需要的房產信息，搜索時可以將房地產產權部分的一個關鍵詞作為搜索對象，例如可以搜索產權人姓名、房產所在位置、房產的類型以及產權證的相關信息，還可以通過模糊搜索來尋找需要的相關信息，從而實現房產檔案利用的最優化。為了實現快速準確的信息搜索，前期工作也是必不可少的，檔案管理人員對房產發生變更、轉移以及滅失的情形，要及時收集、整理完備的信息，及時錄入計算機，這樣才能保證搜索的有效性和準確性。另外，利用計算機還可以快速編制和打印房地產卡片、產權證號目錄等資料，為使用者提供了便利。

3.2 檔案信息的查閱

檔案利用是檔案管理的主要目的之一。房地產檔案信息包括兩部分內容：一是一般的檔案統計工作，即包括檔案數量、保管狀況、鑒定情況、利用情況等基本情況的統計。這種統計主要為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學依據；二是進行房地產產權檔案的信息統計工作，即為產籍管理工作提供數據的統計工作。房地產檔案實現現代化管理后，檔案利用者可直接從計算機上閱讀圖形和文本形式的原始檔案，并可提供打印服務，達到立等可取的效果大大提高了工作效率。

3.3 產權檔案信息的加工

為了進一步開發檔案信息資源，使房產管理人員更快、更直觀地獲取各種產權信息，必須建立產權信息網絡系統，實現市區房管局領導、職能部門之間信息共享，同時，還應將產權檔案推向社會，滿足社會對房產檔案信息的需求。另外，還要圍繞經濟建設的中心工作，從檔案信息中加工提煉各種專題的檔案資料，為各級領導的宏觀決策提供必要的房地產信息資料。

4 房地產檔案數字信息化管理的注意事項

4.1 提高檔案管理數字信息化認識和技能

目前制約房地產檔案數字信息化管理的因素除了技術方面外，還有觀念上的認識不足。對于檔案部門負責人來講，要從政策、資金、技術以及人員配備上加大對檔案信息化體系建設的支持力度，為房產檔案信息化管理奠定基礎。對于房產檔案管理人員而言，要具備檔案現代化管理的意識，檔案管理人員要改變思想和態度，積極應對信息化的挑戰，主動學習網絡知識和技能，會運用檔案管理軟件實現檔案資料的錄入、存檔、搜索以及統計等操作，唯有如此，才能適于數字化檔案管理的需要。

4.2 加強電子檔案的安全管理保護

計算機網絡為房產檔案管理提供了巨大便利的同時，也帶來了一定的不安全性。網絡是個虛擬空間，電子文件在存儲和使用過程中容易出現丟失或者被人為破壞的情形，尤其是計算機病毒和電腦黑客的出現給房地產檔案安全帶來巨大威脅。為此，檔案管理部門。要建立完善的網絡系統保密制度，對載有房產檔案信息磁盤、U盤、軟盤等按照保密措施進行存放和管理，要做到專機專用，非工作人員一律不得接觸存儲房地產檔案信息的計算機，嚴禁將資料拷進存儲介質帶出辦公室。計算機要設置身份認證密碼，每一個合法用戶分配一個通行密碼。

目前，我國房地產檔案管理工作已經從傳統的地籍檔案中，慢慢過渡到專門的房地產檔案管理，并逐漸形成了自己的管理規范和方法。在信息數字化時代，房地產檔案管理部門要與時俱進，充分意識到數字信息化技術在檔案管理中的作用，不斷對檔案管理手段和方法進行改進，為房地產行業做出應有的貢獻。

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