辦公自動化中的計算機技術應用研究

朱姝

摘 要 計算機技術是實現辦公自動化的關鍵和基礎，不僅表現在各種計算機軟件和硬件設備，還表現在辦公自動化的各個方面中。通過深入分析和研究計算機技術在辦公自動化中的應用，積極推動計算機技術在辦公自動化中更廣泛的應用，提高工作人員的工作效率，減輕工作量，為人們的工作提供更多的便利。

關鍵詞 辦公自動化 計算機技術 應用

中圖分類號：TP3 文獻標識碼：A

1 辦公自動化概述

辦公自動化是信息化時代的一種重要產物，通過引進先進的計算機技術，在辦公室中建立自動化信息處理系統，實現自動化的辦公室事務辦公。工作人員利用多種計算機軟件、硬件、辦公設備以及通信設備，進行信息的維護、更新、儲存、加工、傳輸和收集工作，將企業的信息處理系統、自動化辦公系統、公務管理系統等集中到計算機網絡中。從本質上來講，辦公自動化是一個利用、傳遞、處理、變化和收集信息的過程，由辦公環境、辦公信息、技術工具、辦公制度、組織結構、工作人員等要素構成。

辦公自動化采用多種現代化計算機設備，以計算機技術為核心，利用行為科學、系統科學和通訊技術進行自動化的辦公，進行使用、存儲和收集圖像、文字、圖形。數據、語音等多種信息資源的辦公事務工作，以工作人員為主體，以計算機科學技術為理論指導，綜合運用網絡通訊技術和計算機技術實現辦公自動化。辦公自動化將各種信息資源、辦公室和工作人員緊密結合在一起，構成一個完善的人機信息系統，以企業內部的計算機網絡系統為重要平臺，高效、安全、友好的進行信息溝通交流，完成各種辦公事務，有效地提高辦公效率。

2 計算機技術在辦公自動化的重要作用

如今的信息化時代，企業辦公的主要工作內容是準確、及時的收集和處理各種信息，只有準確、快速的獲取市場信息，企業才能掌握先機，及時做出反應，提高企業的綜合競爭力，推動企業快速發展。計算機技術作為辦公自動化的基礎，是信息處理和收集的重要載體，在辦公自動化中發揮著不可替代的重要作用。以計算機技術為核心，辦公自動化采用現代化的網絡通信技術以及多種辦公設備，快速、全面、廣泛的使用、存儲、加工、整理和收集各種信息資源，構建企業內部的自動化信息處理系統，實現企業內部資源的共享，提高辦公效率。

3 計算機技術在辦公自動化中的應用

3.1 計算機技術為辦公自動化提供了多種軟件資源和硬件設備

在日常工作中，辦公自動化主要負責信息檢索、信息傳輸、信息處理以及文字編輯等業務，而這些工作都需要使用計算機，因此無論是計算機硬件設備，還是多種計算機軟件系統都是辦公自動化的關鍵設備。辦公自動化的軟件資源主要包括專用軟件、通用軟件、支持軟件和系統軟件等。辦公自動化的專用軟件主要包括設備管理軟件、整理管理軟件等；通用軟件主要包括圖形處理軟件、文字處理軟件等；支持軟件如計算機數據庫系統，如Access、SQL server 2008等；系統軟件主要是指計算機操作系統。

3.2 計算機技術實現了自動化的文檔管理

在辦公文檔管理過程中應用計算機技術，在計算機網絡系統平臺上完成文件的批復和審閱，工作人員可以結合工作的實際要求設置工作流程，對于文檔的操作人、操作時間、修改痕跡以及批閱痕跡等都可以進行保留。工作人員在收到公文時，首先在文檔管理系統中進行登記，然后將文檔發送給擬辦人和承辦人，最后將文檔進行保存歸檔。文件歸檔之后，可以根據文檔的機密、秘密和絕密等級進行查詢，由文檔管理系統的管理人員設置不同用戶的查詢權限。在這個過程中應用計算機技術，可以實現自動化的收發文控制，按照不同的權限和等級，使用、共享和保存各種信息、知識以及文件。計算機技術在辦公自動化中的應用，用電子化文檔代替傳統的紙質文檔，構建專門的文件管理數據庫，提高了文檔的保存和管理水平。

3.3 利用計算機技術構建信息平臺

很多企業都利用計算機技術構建用于信息交流和信息發布的信息平臺，例如電子刊物、電子論壇等，在信息平臺上企業可以及時公布公告事項、技術交流、規章制度等，使工作人員及時了解企業的動態變化。利用企業的信息平臺，可以為企業員工提供所有工作人員的電話號碼查詢，提供相關的法律法規、規章制度的查詢，在企業內部共享多種信息資源，同時在信息平臺向社會共享一些重要信息，如企業的文化內涵、形象宣傳、政務公開等。

3.4 利用計算機技術實現自動化的工作流程

在辦公自動化中利用計算機技術，可以實時的監控和跟蹤整個辦公流程，協調各個部門、各個崗位之間的工作內容，提高企業人力、物力和財力等資源的利用率，提高辦公效率。每個企業都有很多流程化的工作，例如公文的匯報、請示、審批、沈發文以及處理等，這些工作的流程多是固定的，通過利用計算機技術，可以實現自動化的工作流程，減少人為失誤，優化資源配置，提高工作效率。計算機技術在辦公自動化中的應用，可以在企業系統平臺上自主設置用餐管理、用章管理、接待日程、領導日程等內容，結合日常的辦公事務如圖書管理、物品管理、車輛管理、會議管理等，實現自動化的事務管理工作。

4 結語

計算機技術在辦公自動化中的應用，改變了人們傳統的工作模式，不僅極大地提高了工作人員的辦公效率，而且提高了辦公的科學性和準確性，為人們的日常工作提供了很多的便利。隨著現代化可續技術的快速發展，計算機技術將在辦公自動化中發揮更加重要的作用，不斷提高企業的綜合競爭力，使企業獲取更多經濟效益和社會效益。