檔案信息資源開發(fā)的意義

張瑜

在信息知識時代，社會對信息，尤其是經(jīng)過加工的優(yōu)質(zhì)信息的需求，要比物質(zhì)、能源更為迫切，更為重要。綜合世界各國開發(fā)檔案信息資源的目標(biāo)和意義可以看出：一切檔案信息資源開發(fā)活動的目標(biāo)都是獲取檔案信息資源的價值，提升檔案信息資源的價值。具體來說，檔案信息資源開發(fā)的意義與作用可概括為以下幾點：

一、為科學(xué)研究服務(wù)，促進(jìn)科技發(fā)展

檔案館雖然不直接從事創(chuàng)造發(fā)明，但他們在促進(jìn)社會、生產(chǎn)發(fā)展中的作用與從事創(chuàng)造性的科學(xué)研究工作一樣，具有重要意義。它可以使人類社會實踐活動中形成的原始記錄——檔案發(fā)揮更大的作用，就像交通運輸事業(yè)那樣，雖然不直接生產(chǎn)物質(zhì)，但在某種意義上，其作用更為重要。

科學(xué)研究是認(rèn)識世界、對客觀事物發(fā)展規(guī)律的探索；技術(shù)革新則是改造世界，為發(fā)展生產(chǎn)提供更有效的活動方法和手段。二者都具有很強的連續(xù)性，在科技發(fā)展的過程中，人們都需要借鑒他人，繼承前人的研究成果，要在已有成果的基礎(chǔ)上繼續(xù)前進(jìn)。而要解決借鑒什么、繼承什么以及如何借鑒、繼承的問題，就需要進(jìn)行一系列深入的調(diào)查研究工作。檔案館可以避免科技人員的重復(fù)勞動，少走彎路。通過檔案館的工作，科研人員可以從相關(guān)的科技檔案中了解這個課題是否已經(jīng)有人做過，是否還值得進(jìn)一步研究，從而可以在別人研究的基礎(chǔ)之上繼續(xù)研究。

二、實現(xiàn)檔案資源的增值價值

檔案信息資源作為信息資源的一種，與其他物質(zhì)資源相比，有一種特別的價值，這種價值就是它的效用價值，它需要和其他資源相結(jié)合才可以發(fā)揮，而且這種價值放大了檔案信息資源本身的價值。換句話說，就是通過檔案館的開發(fā)工作，使檔案信息通過利用從而為用戶帶來更大的價值，而在這個過程中，檔案信息資源的價值也得到體現(xiàn)。例如對公共檔案館來講，館藏的一些災(zāi)情檔案，經(jīng)檔案館的開發(fā)整理，形成系統(tǒng)的災(zāi)情檔案信息，這些災(zāi)情檔案信息可幫助國家地震總局等一些職能部門研究自然災(zāi)害的規(guī)律，從而使國家領(lǐng)導(dǎo)在決策時能夠提前實施危機預(yù)案，減少損失，實現(xiàn)災(zāi)情檔案信息的增值作用，倘或這些災(zāi)情檔案信息未經(jīng)開發(fā)，其蘊含的信息也不過是一些死信息，不具備任何增值功能；一些國際型的大企業(yè)來講，其在日常管理活動中形成的市場營銷檔案，經(jīng)過檔案館的整理開發(fā)，再經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及營銷人員的分析利用，能夠從銷售檔案上發(fā)現(xiàn)市場差異，從而開拓新興市場，提升企業(yè)的利潤水平。

三、促進(jìn)檔案信息資源價值的及時轉(zhuǎn)化

根據(jù)檔案價值的時效率，檔案對社會的有用性是有時限的，某些檔案在一定時期內(nèi)對利用者是有價值的，超過了這個時間限制后則降低或喪失了價值。不同類型檔案的時效性有不同的特點，文書檔案的時效性具有不確定性，彈性較大，它取決于人們對其內(nèi)容的認(rèn)知和需求程度，其中一些檔案的時效性較長，諸如歷史檔案，它已經(jīng)成為歷史記憶的一部分，其價值會隨著時間的增加而愈加彰顯；而另一些檔案如一般事務(wù)性通知則在其執(zhí)行價值完結(jié)之后即失去效用；對于合同、協(xié)議的文書檔案，其效用和檔案的有效期直接相關(guān)。科技檔案的時效期因其門類不同，其價值亦不相同，基建檔案效用期相對較長，但一般建筑物形成的檔案會隨著實體的消失而使該基建檔案效用大大降低；但對于天文、地理、氣象等檔案，其效用期很長，它要通過長期的歷史積累才能體現(xiàn)出對象的規(guī)律性。

檔案信息資源的時效性非常強，當(dāng)然檔案信息資源具有時效性并不意味著開發(fā)出來的檔案信息資源越早投入利用就越好，這中間沒有必然的因果關(guān)系。早投入利用固然可能易于實現(xiàn)其使用價值，但相反的情況亦屢見不鮮。

四、促進(jìn)用戶有效選擇檔案信息

人類社會發(fā)展到今天，我們積累了大量的檔案信息資源，對用戶而言，如何在檔案信息的汪洋大海中找到自己所需要的檔案信息，并充分利用這些信息，將是一個十分困難的工程。用戶不了解檔案館的情況，即使對檔案館有所了解，對檔案館內(nèi)館藏檔案的分布、內(nèi)容、特點多數(shù)用戶也是所知了了；對于一些歷史檔案，由于其豎排繁體的文字書寫習(xí)慣、晦澀的用語、特殊的公文行文格式，造成了檔案十分難于閱讀利用。鑒于以上種種情況，檔案館在幫助用戶有效選擇檔案信息方面具有十分重要的作用，檔案館通過編定全宗介紹、檔案館介紹、檔案館沿革等幫助用戶了解檔案信息；通過編制各種檢索工具、檔案信息數(shù)據(jù)庫等為用戶提供不同的途徑快速查找利用檔案；檔案館通過自己的研究，按照一些專題編纂公布檔案，既使檔案內(nèi)容便于閱讀，也方便了用戶全面利用某一專題檔案，大大節(jié)約了用戶的搜尋成本，提高了用戶的檔案利用效率。

五、為領(lǐng)導(dǎo)作決策、制定計劃提供科學(xué)依據(jù)

決策是人類最基本、最普遍的活動。信息在人類決策活動中可以發(fā)揮預(yù)見性功能，信息是人類認(rèn)識過去的依據(jù)，是通向未來的橋梁，人類的決策活動實際上就是處在不斷利用信息并對未來進(jìn)行預(yù)測之中的。預(yù)測不是先知先覺，也不是胡思亂想，而是在周密研究、系統(tǒng)占有信息的基礎(chǔ)上對客觀事物發(fā)展規(guī)律的認(rèn)識。而任何社會組織或個人在社會實踐活動中形成的原始記錄――檔案，是該社會組織或個人最真實面貌的反映，如果該社會組織完全不依靠其形成的檔案而隨意決策，那么這樣的決策是無本之木，無水之源，這樣的決策是盲目的，很難實現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)，成功的可能性極小。檔案館通過對檔案信息資源的開發(fā)，可以為領(lǐng)導(dǎo)作決策、制定計劃提供科學(xué)的依據(jù)和參考。領(lǐng)導(dǎo)在決策時，利用檔案機構(gòu)提供的檔案信息，結(jié)合人們的經(jīng)驗，并運用科學(xué)方法，經(jīng)過推理和邏輯判斷，可以把被決策對象的不確定性極小化，對未來發(fā)展的必然趨勢和可能性做出預(yù)計、推斷和設(shè)想，從而做出科學(xué)決策。

六、為人們的生活提供便利，提高社會文化水平

檔案館的一切活動，其最終目的都是為了滿足人們?nèi)粘Ｉ睢蕵贰⒐ぷ鬟^程中對檔案信息的使用，不管檔案信息資源開發(fā)的形式為何，編制檔案檢索工具、舉辦檔案展覽、發(fā)行檔案出版物等等，最終的受益者都將是社會公眾。檔案館根據(jù)人們對檔案信息的需求，開發(fā)各種類型的檔案信息，諸如檔案館實行的政府現(xiàn)行文件公開服務(wù)，正是出于滿足公眾日常生活對知情權(quán)的渴望，這不僅增加了政府機構(gòu)工作的透明度，提升了政府的形象，同時也方便了人們的工作和生活。舉辦大型的檔案展覽，通過觀看珍貴的檔案，容易普及社會歷史知識，人們會對該組織歷史的發(fā)展有一個清晰的認(rèn)識，增加人們的自豪感和對組織的認(rèn)同感，諸如對民國汪偽政權(quán)檔案的展覽，可以揭露日本侵華的罪證以及汪偽的賣國行為，激起人們的愛國熱情以及對中華民族的認(rèn)同感。檔案館通過自己的檔案信息開發(fā)活動，促進(jìn)了檔案信息的利用，提高了社會的檔案意識以及檔案的社會意識，使得社會文化水平得以提升。