淺談科技檔案工作中的電子文件的管理

呂進

摘要：近些年，隨著信息技術的日趨發達，成熟的信息和電子技術被迅速應用到檔案的管理工作中，電子文件的出現與應用，也促使著管理理念的更新和管理視角的轉變，數字檔案館建設的推進進一步凸顯出電子文件管理的重要性。

關鍵詞：科技檔案工作；電子文件；管理

隨著電子商務及各類電子業務的快速發展，電子文件以其優越的記錄方式和傳遞方式成為全社會的最基本記錄形式，重要的信息資源和法律依據，現已在全世界范圍內廣泛普及應用，因而，電子文件的管理也隨之成為信息時代科技檔案工作的重點課題。

一、電子文件概述

（一）電子文件的內涵

所謂的電子文件是指在數字設備和環境中形成的，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體，依賴計算機等數字設備進行閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等文件，電子文件是現代信息技術應用的產物，就目前而言，其應用范圍極廣，大到政府部門、商業機構、企事業單位、社會團體等，小到普通個人，都在大量生成電子文件，尤其是隨著企業數字化設計、數字化制造等應用系統的推進，更促使了電子文件的海量產生，這對檔案工作來說既是機遇，也是挑戰，加強電子文件管理變得尤為重要。

（二）電子文件的分類

1.以載體的不同而劃分為：光盤文件、硬盤文件、軟盤文件和磁帶文件；光盤文件是通過光盤驅動器識讀；硬盤文件通過硬盤驅動器識讀，軟盤文件是要通過軟盤驅動器識讀，磁帶文件通過磁帶機識讀，人們在操作中要根據不同的需求，通過一定的設備將這一載體文件移動到另一個載體上。

2.以信息的存在形式可劃分為：文本文件、數據文件、數據庫文件、圖形文件、圖像文件、視頻文件、音頻文件、程序文件、多媒體文件。

3.以用途不同可劃分為：光盤文件、硬盤文件、軟盤文件、磁帶文件分為程序文件和數據文件兩大類，程序文件主要功能是管理設備、生成數據文件。數據文件是加工的數據信息的集合。

（三）電子文件的獨特性

與傳統直觀的紙質文件相比，電子文件的獨特性主要表現為：

1.操作過程簡便，管理靈活。傳統的檔案管理模式是在文件使用完畢后移交檔案部門，檔案業務部門接收、整理、組卷、編目。這種檔案管理模式相對滯后，容易造成文件的散亂、流失，也需要用更多的時間和精力；而電子文件與傳統紙質文件不同，電子文件依賴于計算機管理信息系統，并且業務人員和檔案管理人員在共同的辦公信息管理系統中辦公，因而它可以在產生之初即時歸檔，使檔案從末端管理延伸到前端控制，實現科技檔案一體化管理，改變了檔案管理方式。

2.電子文件信息存儲具有高密度性。傳統的紙質檔案是以實體的形式進行歸檔保存的，離不開大型庫房作為存儲空間，而電子文件是依附于各種載體存在的，這些載體的信息容量大，并且電子文件不需要依賴于巨大的庫房和裝具，只需要對環境有一定的要求，即實現了“機房即庫房”，既節省存儲空間，又減少了人力、物力和財力。

3.可操作性強，便于檢索和利用。傳統紙質檔案如果要借閱檔案，就必須到檔案室或檔案館辦理手續，查閱后假如需要檔案復制件，還需進一步申請。在電子文件管理信息系統中，由于檔案管理部門和辦公室業務部門共同使用一個儲存電子文件信息的數據庫，用戶無需親自到檔案館，直接利用辦公室電腦連接檔案部門網站即可查找并利用所需檔案，并可方便快捷地進行復制和存儲。

二、電子文件對科技檔案工作的影響

（一）電子文件的廣泛應用標志著檔案信息數字化時代的到來

檔案技術由傳統技術向現代數字技術方面的發展，標志著現代數字技術已經滲透到檔案工作之中。數字技術是一種決定性的力量，它使得檔案信息的形成發生了根本性的變革。數字技術可以使檔案發生質的變化，因為數字技術首先改變了檔案的物質基礎，使其發生了質的改變，并在此基礎上應用相關技術設施，順利地實現信息的數字化檢索、數字化傳遞和數字化服務。

（二）電子文件的使用，促進檔案管理工作的網絡化發展

互聯網絡是計算機技術與通信技術相互滲透、不斷發展的新產物，數字化檔案信息傳輸的網絡化發展，能夠高效、充分地實現價值。由于網絡具有資源共享性和操作靈活性等優勢，網絡化現已成為檔案工作現代化管理的發展重點。檔案的網絡化是指充分利用現代網絡技術，綜合了各種數字化檔案信息，并對其進行識讀、管理、傳輸、檢索和利用，真正實現檔案信息資源的共享，檔案網絡化一直是檔案界多年追求的資源共享和提供社會化檔案信息服務的目標，也是檔案事業發展的必然趨勢，是檔案信息化最重要的標志。

（三）電子文件的普及推動了檔案工作的全面信息化

就目前而言，信息技術幾乎已經滲透到了社會的各個領域，并在逐步改變著社會活動的運行方式。在這種大趨勢下， 檔案作為人類社會活動的產物，在形成、傳遞、存儲和利用等過程中也在發生著轉變。檔案數字化、檔案的網絡化的發展為檔案信息化提供了必要的物質基礎和技術基礎，促使了數字檔案館建設的提出和深入實踐。

三、加強科技檔案工作中的電子文件管理策略研究

（一）加強電子文件的保管和長期保存工作。電子檔案的存儲內容容易受到外界環境和病毒、電腦黑客的破壞，具有較強的不穩定性，因而要建立專用的庫檔案柜來存放檔案；同時要采用“雙軌制”的歸檔法，根據電子文件載體和信息技術的不穩定性，要須將中央的電子文件制成硬拷貝存檔，確保數據安全；同時充分發揮紙質文檔獨立安全使用的優點，彌補電子文件過分依賴計算機等外部設施的缺陷。

（二）加強電子文件網絡的安全管理。首先立法部門要加大立法執法的力度，用法律的手段來確保重要電子文件從產生之初到作為檔案保存的安全性；其次檔案工作者要加強電子文件檔案保護意識，不斷學習計算機操作知識，掌握一定的信息保護和防病毒入侵的技術，保障電子檔案管理的安全運行。

（三）加強檔案管理者的操作能力和創新能力。計算機網絡化的不斷進步和現代檔案事業的不斷改革發展，對檔案管理者提出了更高的工作要求，因而，加強對檔案管理者責任意識和技術能力的培養變得尤為重要，這就要求檔案工作人員熟練掌握現代管理知識和檔案專業知識，優化知識結構，并定期參加培訓，相互交流和學習檔案管理過程中的新生事物，勇于探索，敢于創新，以適應信息時代檔案管理工作的需要。

（四）完善電子文件相關管理標準。檔案的記憶屬性和憑證屬性是檔案的特質，電子文件相對于傳統的紙質文件，因其易于修改的特點而在憑證屬性方面還有所欠缺，加強和維護電子文件的真實性、有效性、安全性，從而確保電子文件的憑證地位得到廣泛認可，還需要制定細致完善的標準及制度。

綜上所述，電子文件管理是信息時代背景下檔案工作者面臨的新的工作方式的變革，是檔案工作流程從“末端收集”到“前端控制”創新，是檔案工作模式從單一文件管理到數據管理、信息管理的變革，加強電子文件管理的深入研究，探討并解決電子文件的歸檔、存儲、備份、遷移及容災機制等瓶頸問題，保證檔案工作有效介入電子文件的形成過程，對電子文件運動過程實施全面系統個管理，使之更加合理高效，有利于提高檔案工作對科研生產服務的水平，有利于提升檔案工作的信息化水平，對檔案工作意義深遠。

【參考文獻】

[1]舒媛.紙質、電子文件共存狀態下的基層檔案管理[J].淮南職業技術學院學報，2007（02）