大學檔案管理的現代化的動力機制研究

楊偉

摘要：在新的教育改革形勢下，信息時代給大學檔案管理工作帶來了強大挑戰，要想大學檔案更好的為高等教育和社會服務，就必須加快現代化的進程，適應大學檔案管理的現代化的各種需求。

關鍵詞：現代化；檔案管理；動力機制

當前教育改革的形勢下，科學技術迅速發展，國內大學為了社會整體科學文化水平的提高，都在擴大學校的規模和學生的招生人數，這給大學的管理工作帶來了強大的挑戰，這就要求大學的整體管理的現代化水平都必須迅速發展，大學檔案管理工作也毫無例外的受到了深刻的影響。大學檔案管理做為學校管理的重要組成部分，能夠充分的利用好檔案的信息資源，才能更好的為大學的各項工作服務，為學生的成才成長服務，為所有使用者提供便利。如果想要讓大學檔案從真正意義上服務使用檔案的每一個人，就必須加快檔案管理現代化的步伐，不斷加深大學管理的現代化的動力機制研究，從各個層面加快大學檔案管理的現代化進程迎接著網絡化、信息化等時代的挑戰。

一、大學檔案管理現狀概述

想要研究大學檔案管理的現代化的動力機制，就先要了解什么是檔案管理的現代化。所謂的檔案管理現代化就是用科學的思想，現代化的方法和手段對檔案工作進行有效的管理，并獲得最佳的工作效率和社會效益的方法。那么大學的檔案管理現代化前提就是，大學檔案管理者必須掌握現代的科學技術，在大學檔案管理中能夠運用現代化的方法和手段，建立起現代化的檔案管理機制，提高自身的工作效率，更好的為大學的管理服務，這就成為現在大學檔案管理的現代化必須面對的問題。

伴隨著計算機多媒體技術的發展，大學檔案管理的工作，也經歷著從手工管理的方式轉變為網絡技術支持的現代檔案管理模式，媒介也完成了從原來的紙質檔案向電子檔案的過渡，從根本上提高了檔案管理的應用水平和利用的質量，更好的為學校和學生的未來發展服務[1]。

二、大學檔案管理的現代化的現狀

（一）基礎設施

大學是高科技人才的集散地，作為科學技術的前沿陣地。隨著大學檔案事業的發展，大學的檔案管理工作已經毋庸置疑的進入了現代化的的歷史軌道。大學在計算機應用的開始都配備了比較先進的基礎設施，基本完整的網絡支持，專門的從業人員進行大學的檔案管理工作。但是當前問題是，基礎設施的沒有得到合理的利用，設備的先進性高于現代化技術的應用。師生自覺使用先進的設施進行檔案管理，使學校的財力、物理資源不能合理配置，有了不同情況的荒廢。還有就是檔案管理的起點挺高，但是學校后期的經費投資比較少，設備跟不上社會的更新速度，成為大學檔案管理的現代化發展的瓶頸。

（二）技術支持

大學是培養技術層面人才的專家，這使得計算機技術在大學的檔案管理各個方面都有應用，國內大部分的大學都建立了自己的數據庫能與中國教育網等高校網站進行銜接，可問題是只能進行學校的主頁的訪問，沒有實現真正的資源共享。也是由于大學的檔案管理的現代化速度太快，很多的具體實現并不完美。很多大學檔案管理機構的數據庫多為條目數據庫，缺少全文數據的和多媒體數據的支持，根本無法滿足師生的多重需要。如果以此發展下去，會給大學的檔案管理的現代化進程造成阻礙。

（三）管理工作

大學檔案管理的現代化的最終目標就是實現檔案信息的社會化服務。網絡化技術更新速度太快，使得大學檔案管理工作的要求不斷調高，管理人員不但要精通傳統的檔案整理工作，還要掌握計算機的信息化、網絡化、多媒體化技術。目前高校檔案管理的人員仍舊不能適應高速發展的計算機時代，學校缺乏什么都經常的復合型人才，檔案管理的工作不能形成真正意義上的管理體系，造成了檔案管理的人力和資源的浪費，不能適應大學檔案管理現代化的需求，也為各個系別的檔案管理的統一留下隱患[2]。

三、大學檔案管理的現代化動力機制研究

我國的大學檔案管理工作已經進入了電子信息化的階段，為了迎接社會新形勢的壓力和挑戰，對檔案管理工作的現代化水平提出了更高的要求，并成為大學檔案管理的現代化的動力機制。

（一）大學檔案管理的現代化適應時代和學校發展的要求

在信息化高速發展的時代，學校的各項工作快速發展，高校檔案數據日趨多樣化。大學檔案管理作為信息時代的產物，雖然已經完成了從手工管理到計算機支持的網絡數字化轉變，可是日益豐富的檔案資料還是需要大學檔案管理的網絡化、智能化方面努力，以便滿足大學快速發展的各項工作需要，否則檔案工作就不能適應時代發展的要求，也不能發揮其服務于學校工作應有的作用。大學檔案管理工作只有積極的轉換思想，加快現代化進程，才能適應高等教育發展的時代和學校的需求。

（二）大學檔案管理的現代化適應社會的發展需要

隨著網絡的普及，大學檔案面臨著信息全球化的挑戰，高等教育在國家發展中所占比例越來越高。大學檔案作為重要的信息資源支持，其服務的領域也有大學內部人員逐漸發展為面向社會的各個方面。大學檔案面向社會開放成為廣大利用者的迫切需要。這就要求，大學必須建立穩固而且先進的基礎設施作為支撐，完整的數據庫資源提供共享，使大學檔案管理發揮最優作用。

（三）大學檔案管理的現代化適應高校資源需要

我國的大學檔案管理的基礎設施已經初步具備現代化的需要。大學一直是科學發展的發源地，在獲取新信息方面，有著無與倫比的優勢。作為我國第二大互聯網的CERNET網已經與各個大學的校園網進行了聯通，大學校園提供的先進的網絡支持條件，為大學檔案管理的現代化進程創造了條件。大學的辦公也已經初步實現了自動化，大學的檔案管理的數據庫也在逐步完成。這一切的一切都為大學檔案管理的現代化提供了完備的資源支持。同時很多高校開設了計算機專業，不斷的為檔案管理工作輸送人才，為高校檔案管理的現代化提供技術和人力支持，保證了大學檔案管理的現代化所需要的資源[3]。

四、結語

大學要把實現現代化作為檔案管理工作的重中之重。這是一個具有歷史挑戰性的任務，大學不但要充分利用自己的資源優勢，努力開發原有資源基礎上，加強自身數據庫建設，同時還需要國家和大學檔案主管部門的宏觀調控。全面實現大學檔案管理的現代化，實現大學檔案數據庫的社會資源共享，更好的為大學教育工作和社會服務。

【參考文獻】

[1]楊占東.推進教育信息化建設，加快教育現代化進程[J].中國高等教育.2002（05）：26-27

[2]楊公之.檔案信息化建設導論[M].北京：中國檔案出版社，2001

[3]楊曉紅.論檔案管理的創新.鄭州航空工業管理學院學報（社會科學版）[J].2004（08）：20-21

[4]謝開明，葉芳蓮.淺談高校的檔案管理[J].安康師專學報，2005（02）