電子表格在人事檔案管理中的應用

史欣蓉

【摘要】電子檔案的管理在日常工作中十分重要，它涉及的范圍非常廣，其中數據的查詢、統計是最重要和最常用的部分，通常用電子表格來完成數據的錄入、修改是非常方便的，但要進行查詢和統計則是即不方便也不直觀。本文通過運用EXCEL中的相關知識，創建一個人事檔案管理過程簡便的方法，提高辦公效率。

【關鍵詞】EXCEL；人事檔案；管理；應用

1.引言

一個大的公司或企事業單位通常開發有自己的人事檔案管理系統，但很多小公司或企事業單位通常是用EXCEL來管理，目前國內幾十人到幾百號人的單位很多，這其中大分部都采用EXCEL來進行管理，包括人事、財務等。通常用EXCEL表格來完成數據的錄入、修改是非常方便的，但要進行復雜的查詢和統計則是即不便也不直觀的。

2.人事檔案編排方法

人事檔案的編排是人事檔案管理的基礎工作，其編排方法也決定了今后檔案、材料查找、取放、增減的流程。常用的編排方法有漢字結構、漢語拼音、工作單位編排法等，多為人工編排。隨著計算機技術的迅猛發展，excel版本升級迅速，可以提供更多的便利編輯方法。

3.應用Excel編排人事檔案

傳統的檔案管理工作一直是封閉式手工操作模式。計算機的普及，使得檔案電子化管理成為可能。我們用Excel軟件建立“檔案管理數據庫”，將檔案類別、名稱與內容之間逐級建立超級鏈接，方便了檔案的查詢和管理，操作也簡便。現將操作和使用方法介紹如下：

3.1用Excel自動編排人事檔案

3.1.1 Excel的音序形序法。Excel“排序”是一項非常常用的功能，它能對數字、字母、漢字等按我們的需要進行排序。Excel排序的對象是漢字字符時，系統會將字符按一套默認的規律順序排列。其基本規律為：（1）不同音的字按漢語拼音字母的先后順序排列；（2）聲母、韻母相同，聲調不同的字，按聲調的四聲順序排列；（3）同音字按筆畫多少排列；（4）第一個字完全相同的，仿照上述編排方式，按第二個字的先后順序排列，并依此類推。此編排規律以漢語拼音音序法為主，筆畫法為輔，大體類似于常用的漢語詞典正文的編排方法“音序形序法”。它有這個規律，我們就把這個規律利用起來。

3.1.2 Excel排序的對象。姓名的漢字屬性正好適用于上述這一規律，也就是說僅在Excel工作表中輸入一列姓名的漢字，運用Excel默認的排序功能，即可自動將姓名排出符合上述“音序形序法”規律的順序。每冊人事檔案都有“姓名”，“姓名”也是人事檔案工作中使用頻率最高、固定性較好的信息，是一個早已生成的代號，是一個最自然的檢索要素。

3.1.3 用Excel給檔案排序的步驟。（1）用Excel工作表制作一個名單：把人事檔案按“姓名”、“姓名拼音”、“籍貫”分為三列輸入表格，“姓名拼音”一列中輸入姓名的每個漢字的漢語拼音。有轉換漢語拼音工具時，可將姓名復制粘貼到工具中自動轉換出漢語拼音，再將拼音復制粘貼回名單中。（2）排序：選中上述三列，單擊菜單欄“數據”-“排序”-“排序”對話框-“有標題行”-“主要關鍵字”為“姓名”-“確認”，在不改動其他選項的情況下，Excel自動將名單以“姓名”為排序對象，按“音序形序法”的規律順序排列。（3）在Exce1名單“姓名”左側插入一列“序號”，打印名單。（4）將人事檔案按照名單中排好的順序依次排列人柜。

3.2添加散材料

對于少量散材料，可以用上述查找、取放檔案的方法直接找到檔案，將散材料放入卷夾。對于大批量雜亂無章的散材料，須借助名單，人工標序號、排序，然后“對名入冊”。名單上的“序號”這時要用到，查找規律依然是姓名漢語拼音的先后順序。

3.3添加新檔案

有新的人事檔案要插入檔案“大部隊”時，可用Excel工作表新做一個同樣格式的名單，輸入新人檔案的姓名、姓名拼音、籍貫，并按前文所述步驟排序，形成一個“新人檔案名單”。再將新輸入的內容復制粘貼到原有檔案的Exce1名單后面，并把這些新添加的單元格填充醒目的顏色，然后用同樣的方法排序，這時，Excel就為新人檔案自動排列出它所應在的位置，形成一個“新舊檔案匯總名單”。實際經驗告訴我們，經過排序后，姓名的排列遵循前述“音序形序法”的四條規律，而這一系列判斷由Excel瞬間、自動為我們完成，檔案的數量越多，Excel這一優勢就越明顯。在具體實踐中，可先將新人檔案按“新人檔案名單”排好先后次序，再按“新舊檔案匯總名單”中所排出的位置將它們插入檔案柜中的檔案“大部隊”，因為之前做了單元格填充顏色這一操作，所以即使在打印的名單上也很容易找到新人檔案姓名。

結語

通過運用EXCEL中的知識，可以進行統計分析，比如對職工年齡和學歷層次進行對比分析，效果圖可以根據需要選擇直方圖或圓餅圖等.不但查詢統計方便，而且效果五臺山，在此就不一一詳細介紹。

參考文獻：

[1]電子文件歸檔與電子檔案管理辦法，電子工業出版社，2013.1

[2]EXCEL 表格處理及應用，清華大學出版社，2007

[3]EXCEL 應用大全，人民郵電出版社，2008

[4]EXCEL高級應用與數據分析，電子工業出版社，2008