高校院部辦公室工作面臨的挑戰及對策

【內容提要】 院部辦公室工作人員的綜合素質和工作效率的高低直接影響著教學、科研、管理工作的開展與成效，關系著學校決策的貫徹與落實。本文擬針對院部辦公室工作面臨的挑戰，提出了強化一個意識、處理好兩個關系、完善三種制度等應對措施。

【關鍵詞】 高校院部 辦公室工作 挑戰 對策

【作者簡介】 鄢英，貴州師范大學馬克思主義學院辦公室主任，副教授。主要研究方向：思想政治教育和馬克思主義中國化。

【中圖分類號】 G647 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 2095-5103（2014）06-0054-02

院部辦公室作為一個綜合性的辦事中心，擔負著教學、科研、管理以及其他各項具體事務， 是溝通上下、協調左右的樞紐，是對外形象的窗口，也是院部工作正常運轉的保障。

一、高校院部辦公室工作面臨的挑戰

1. 辦公室工作人員經驗不足，缺乏學習交流

在高校，教師、科研人員開展的學術交流活動相對較多，領導外出交流和學習的機會也很多，而辦公室工作人員則幾乎沒有學習交流的機會。其實，辦公室工作也是一門“學問”，要做好這門“學問”，學習交流必不可少。沒有交流就看不到自身存在的問題以及與他人的差距，就不可能取得更大的進步，業務能力和工作效率自然難以提高。

2. 辦公室工作人員分工明確，合作意識不強

服務和協調是院部辦公室工作的特點，也是院部辦公室的職能之一，在一定程度上決定著院部辦公室工作的質量和整體效率。作為院部辦公室的工作人員，做好服務和協調工作，既是自己的本職工作，也是適應工作要求必須掌握的技能之一。然而，在實際工作中往往因為不同工作的性質、工作量、復雜性各異而難以考核，加上學校的剛性工資，導致干多干少一樣的局面，這樣極易催生部分工作人員的抱怨，出現內部不團結、工作間的不配合現象。

3. 辦公室工作人員流動性大，隊伍不穩定

隨著我國教育改革的發展變化、人才素質的提高，院部辦公室工作人員不但年輕化、專業化，而且學歷較高（除特殊崗位一般都是研究生）。這些人員步入辦公室工作崗位后，很快就會發現其所從事的是繁雜而瑣碎的工作，幾乎用不上自己所學的專業知識，沒有成就感。同時又因得不到應有的重視，在學業進修、職稱晉升、評優評先等方面幾乎沒有機會，這些都易使他們對工作失去信心，甚至產生自卑心理，不能安心本職工作，而是被動應付，其主要精力則用在考慮如何脫離該崗位、跳槽等問題。這樣一來，辦公室工作就經常出現缺位、臨時找人頂替的現象，嚴重影響辦公室工作的有序開展。

二、高校院部做好辦公室工作的對策思考

1. 強化一種意識

服務意識，就是指辦公室工作人員在與領導、教師和學生的交往中所體現出的為其提供熱情、周到、主動服務的欲望，即來自工作人員內心的自覺主動做好服務工作的一種意愿，它存在于每個人的思想認識中。提高辦公室工作人員對服務的認識，增強其服務意識，激發其在服務過程中的主觀能動性，是搞好服務的思想基礎。具體來說，就是要為領導決策、教學科研以及學生的學習生活提供好服務。不但要服務好“上門來”的師生和其他來訪人員，真心誠意地為他們排憂解難，還要經常“上門去”服務，進行調查研究，及時發現師生間存在的問題和困難，為領導決策提供依據和參考。

2. 處理好兩個關系

（1）主動與被動的關系。辦公室工作有著明顯的一個關系，就是工作的主動性與被動性。工作的主動性是指辦公室工作人員在自覺地完成自己分管的工作并直覺主動地配合完成其它工作的同時，積極思考、關注事情發展的狀態，發現問題及時提出，盡力為領導分憂，起著參謀助手的作用。所謂工作的被動性，則是指辦公室工作人員不能自覺主動地完成份內的工作，或是抱著應付的心理完成自己份內工作而不管質量如何，對其它工作則不聞不問，出現問題就把責任推給別人。對此，要通過采取一定的懲罰制度和激勵機制來激發辦公室工作人員的積極性和主動性，以便處理好工作的主動與被動關系。

（2）分工與合作的關系。辦公室經常要牽頭完成各類綜合性的工作，如重要會議、重大活動、迎接上級的檢查等，這些工作涉及人員多，組織時要綜合考慮各種情況和制約因素。一般而言，辦公室工作人員從事的是比較單一的工作，如教學、科研等。但有時這種單一工作與綜合性工作會有交叉，甚至沖突，這時就要求盡可能先配合完成綜合性工作，其它工作則通過采取加班或別的方式來完成。另外，辦公室工作人員分管的工作，往往是有時間性的，也是有規律可循的。不同的工作人員分管的工作不一樣，忙的時間段也不一樣，工作人員之間可以相互配合、支持與合作，這樣的話，辦公室就可以營造一種輕松和諧的工作氛圍。

3. 完善三種制度

（1）學習培訓制度。辦公室工作人員的理論和業務素質的高低決定著辦公室工作的成效。學校和院部應根據辦公室工作人員崗位分工、崗位要求及其個人情況對其進行崗位培訓，提高其業務知識和技能。第一，對新進人員設置崗前培訓。崗前培訓不只是進行教師專業技術崗培訓，而應分門別類。即具體針對教學秘書、黨務秘書、科研秘書等不同崗位，教務處、組織部、社科處等部門都應搭建平臺，組織他們進行學習、交流和培訓。第二，對在崗人員設置在崗培訓。為了適應日新月異的發展形勢，在崗人員需要不斷更新業務知識和技能，接受新的理念，掌握新的技能。學校和院部應組織各院相應工作人員進行學習交流，同時鼓勵其走出去，向相關兄弟學校的工作人員學習交流。第三，對轉崗人員設置轉崗培訓。當前院部辦公室人員變數非常大，可能在甲院是教學秘書，到乙院就是科研秘書。因此，學校和院部應對這些人員進行學習培訓或安排專人指導，著重培養“一專多能”的工作人員。

（2）激勵競爭制度。針對辦公室工作人員流動性大、隊伍很不穩定的現狀，必須建立和完善激勵和競爭機制。一方面，要合理運用激勵因素，激發和維持辦公室工作人員的內在動力及其對工作的熱情。學校和院部要在工作表現機會、工作本身的樂趣、工作的成就感及其對未來的發展期望等方面，給予正強化，讓其相信工作是實現自身價值的有效途徑。另一方面，要設置適當的競爭機制。這種競爭不是簡單意義上的比較、排名，而是對個人爭先創優的精神態度的一種激發，以便調動其工作的積極性和主動性，也可達到穩定辦公室工作人員隊伍的目的。如對工作表現比較突出的工作人員給予“優秀工作者”“先進工作者”稱號等榮譽激勵，或施以晉升激勵。

（3）管理制度。辦公室工作繁瑣復雜，在日常的工作中必須有一套行之有效的規章制度和嚴謹的辦公流程予以約束，以避免工作中出現無序混亂的狀況。辦公室管理制度不僅包括處事規范上的約束制度，還包括涉及辦公室工作人員的工作態度、工作表現和工作績效考核等方面的制度，如印章制度、接待制度、公文制度、會議制度、考勤制度、辦公室工作人員崗位職責制度、工作績效制度等。俗話說，沒有規矩不成方圓。院部要根據本院的特點，制訂相應的規章制度，明確并細化辦公室工作人員的崗位職責，實行目標管理責任制。具體說來，對辦公室各崗位要明確職責范圍，工作層層分解，化整為零，做到“人人有責任，事事有人管”；要規范工作程序，明確辦事流程制度。辦公室工作人員按章處事，有規可循，辦公室工作就能合理化、規范化和科學化。

總之，高校院部辦公室工作繁、雜、忙，要切實做好辦公室工作，必須了解辦公室工作的特點、性質和作用，并及時發現辦公室工作中存在的問題，采取相應的應對措施，不斷改進工作方法、完善工作制度、提高工作效率和服務質量。

參考文獻：

[1] 雷學剛.做好辦公室工作的要義、核心、要求和方法[J].領導科學，2013（18）.

[2] 于廣云.如何體現辦公室工作的能力與水平[J].領導科學，2013（13）.

責任編輯：劉芳玲