機(jī)關(guān)檔案人員如何做好檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

唐敏

摘要：檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)干部隊(duì)伍的管理和建設(shè)意義重大，因此，檔案管理工作要立足于抓基礎(chǔ)、抓制度、抓隊(duì)伍、抓管理，不斷完善干部檔案工作質(zhì)量。當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理工作仍存在一些問(wèn)題，本文對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出針對(duì)性措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；干部；現(xiàn)狀；

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào)：1674-3520（2014）-06-00187-01一、目前機(jī)關(guān)干部檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案材料不健全：在干部選拔任用時(shí)，查閱干部檔案只能得到一些基本信息，如年齡、主要經(jīng)歷、入黨時(shí)間、學(xué)歷等情況，缺乏動(dòng)態(tài)管理信息資料。如干部工作中的主要業(yè)績(jī)、個(gè)稅申報(bào)、干部個(gè)人發(fā)生的重大事項(xiàng)情況等均是干部考察過(guò)程的重要資料，卻均不在傳統(tǒng)的干部檔案材料收集范圍內(nèi)。

（二）歸檔材料的及時(shí)性有待加強(qiáng)：隨著各級(jí)干部交流力度的加大,歸檔材料的及時(shí)性有待加強(qiáng)。由于不同部門(mén)對(duì)歸檔材料的要求和管理力度的不同,干部在跨部門(mén)交流時(shí),常有材料歸檔不及時(shí)的情況,有些材料還因此造成永久的遺失,限制了檔案工作發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（三）檔案內(nèi)容真實(shí)度不高：隨著干部選拔任用、監(jiān)督管理的日益嚴(yán)格,“三齡一歷”的真實(shí)性有待統(tǒng)一。一些干部人事檔案中,年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷往往前后不一致,比如年齡,有的與身份證上的記載出入很大,在實(shí)施競(jìng)爭(zhēng)上崗、公開(kāi)選拔制度和轉(zhuǎn)員制度時(shí),這些都關(guān)系都到干部本人的切身利益,有時(shí)甚至直接決定了干部的進(jìn)退去留。檔案記載的前后不一,給正常的干部工作帶來(lái)了不必要的麻煩。

（四）檔案管理信息化水平低：雖然干部人事檔案信息管理系統(tǒng)已普遍采用,計(jì)算機(jī)信息管理的水平也在不斷提高,但總體看,一些先進(jìn)手段尚沒(méi)有完全采用,有些檔案員對(duì)資料的檢索仍習(xí)慣于手工操作,當(dāng)前已經(jīng)普遍采用的無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有實(shí)施等,這既不利于檔案的保管,又降低了工作效率。

二、干部檔案管理的目標(biāo)和要求

（一）為干部的選拔任用提供依據(jù)：干部檔案管理必須服務(wù)于干部隊(duì)伍建設(shè)，為選才、用才提供客觀依據(jù)。針對(duì)這一目標(biāo)，檔案材料的完整性、真實(shí)性是干部檔案管理的首要目標(biāo)。干部審核的主要內(nèi)容第一是“檔案材料是否齊全、完整，檔案內(nèi)容是否客觀、真實(shí)。”

（二）為機(jī)關(guān)內(nèi)部人力資源配置提供依據(jù)：雖然機(jī)關(guān)內(nèi)部交流輪崗、崗位調(diào)整、薪酬福利待遇調(diào)整、技術(shù)或技能專(zhuān)家選聘等人力資源日常配置方式多種多樣，但要全面、歷史地了解干部，查閱干部檔案始終是一條重要途徑。

（三）為干部提供證明材料服務(wù)：干部辦理遺產(chǎn)繼承、入黨政審、退休社保待遇、戶(hù)口轉(zhuǎn)移等均需要用人單位提供相關(guān)證明，這是日常查借閱檔案的主要原因，因此完備、及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息可以更好地為員工提供服務(wù)。

三、做好檔案管理工作促進(jìn)干部隊(duì)伍的管理和建設(shè)

（一）創(chuàng)新工作制度：要建立和完善干部檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)組織人事部門(mén)內(nèi)部各工作機(jī)構(gòu)在干部檔案材料形成、收集上的溝通協(xié)調(diào)。要建立工作聯(lián)系制度和情況通報(bào)制度，保證干部人事檔案材料形成規(guī)范、收集齊全、歸檔及時(shí)。

（二）創(chuàng)新思想觀念：要提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)干部檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，把干部人事檔案工作列入重要議事日程，長(zhǎng)期有目標(biāo)、年年有計(jì)劃。要從信息資源的角度管理干部檔案，用信息管理的理念創(chuàng)新干部人事檔案工作，加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案信息的綜合分析研究和深度開(kāi)發(fā)利用，把干部人事檔案管理部門(mén)建設(shè)成為干部工作、人才工作的信息庫(kù)和參謀部。

（三）抓素質(zhì)，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)到位：隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部檔案管理的手段也隨之進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和變化，這就需要不斷提高干部檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，做到知識(shí)化、年輕化、專(zhuān)業(yè)化，使檔案管理工作既能繼承和發(fā)揚(yáng)老檔案工作者的優(yōu)良作風(fēng)，又能根據(jù)工作的需要，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新。

一是抓基礎(chǔ)。各管檔單位應(yīng)該明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管，同時(shí)按規(guī)定配備檔案管理人員，而且必須是中共黨員、中專(zhuān)（高中）以上文化程度，保證檔案員的素質(zhì)。

二是抓培訓(xùn)。通過(guò)舉辦各種不同層次、類(lèi)型的檔案人員培訓(xùn)班，來(lái)更新觀念、更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平。其具體培訓(xùn)內(nèi)容包括以下四方面：（1）收集歸檔程序化，要建立健全干部人事檔案材料的歸檔制度，特別是對(duì)于人事變動(dòng)、工資調(diào)整等材料，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門(mén)催繳收集，并按規(guī)定進(jìn)行存檔。（2）鑒別整理規(guī)范化，嚴(yán)格按照《干部人事檔案整理規(guī)范》的規(guī)定進(jìn)行規(guī)范化整理。（3）設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化，按照檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的有關(guān)要求，配備標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理用品、微機(jī)和設(shè)備，使干部檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。（4）管理工作制度化，自覺(jué)執(zhí)行檔案管理的八項(xiàng)制度，使每項(xiàng)工作制度化，保證管理工作井然有序地開(kāi)展。

三是抓待遇的落實(shí)。一方面重視檔案管理人員勞動(dòng)保護(hù)工作，督促管檔單位落實(shí)有關(guān)經(jīng)濟(jì)待遇；另一方面，從政治上關(guān)心管檔干部的培養(yǎng)和成長(zhǎng)。通過(guò)一系列措施，從整體上提高干部檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，提高干部檔案的管理水平。

（四）加強(qiáng)干部人事檔案內(nèi)容建設(shè)，提高檔案的利用價(jià)值

1、材料要完善。要結(jié)合干部人事制度改革的特點(diǎn)要求，結(jié)合工作實(shí)際，有選擇地開(kāi)發(fā)檔案材料中的項(xiàng)目和內(nèi)容，不斷拓寬新的收集領(lǐng)域，一是社團(tuán)活動(dòng)材料，如加入?yún)f(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)、研究會(huì)等各種社團(tuán)組織的材料，以真實(shí)反映干部的政治面貌；二是干部出國(guó)出境表格審批材料，以反映干部的自律意識(shí)；三是干部自傳類(lèi)材料，以把握一個(gè)人的心理狀態(tài)和工作政績(jī)，全面系統(tǒng)地掌握干部成長(zhǎng)軌跡；四是培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、競(jìng)爭(zhēng)上崗等材料，以反映一個(gè)人的學(xué)習(xí)、工作表現(xiàn)能力。

2、內(nèi)容要準(zhǔn)確。由于受社會(huì)不正之風(fēng)的影響，對(duì)某些干部的考察材料人為拔高，不應(yīng)更正的時(shí)間，隨意去更正和填寫(xiě)，結(jié)論失去了應(yīng)有的真實(shí)性，給干部人事工作帶來(lái)不良影響。因此，各級(jí)組織人事部門(mén)要對(duì)所形成的檔案材料做到實(shí)事求是和嚴(yán)格把關(guān)，以提高檔案的使用價(jià)值和現(xiàn)實(shí)性。

3、整理要規(guī)范。干部人事檔案的整理工作，是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)性工作之一。按照《干部檔案管理工作細(xì)則》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，整理檔案力求做到分類(lèi)準(zhǔn)確、排列有序、加工合理、目錄清晰、裝訂整齊、表面平整、無(wú)漏頁(yè)、無(wú)損壞文字材料，確保干部檔案的完美、真實(shí)、可靠的保存價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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