試論如何運用計算機電子進行檔案管理

周曉鵬

摘要：檔案是企業單位人事管理的重要組成部分，良好的檔案管理可以提高單位的管理效益，而隨著社會經濟的飛速發展和科技的日益進步，計算機技術已廣泛地融入了人們的日常生活和工作，并給人們帶來極大便利，基于此種情況，在檔案管理中運用計算機電子技術是一種必然的趨勢。文章將淺析計算機技術應用于檔案管理的意義、電子檔案管理的功能和如何更有效的開展相關的電子檔案管理工作。

關鍵詞：計算機；檔案管理；企業發展

檔案作為企業十分重要的信息資源，記錄了企業從成立伊始到此后各個發展階段的變革情況，為企業未來的發展方向和經營管理提供了重要依據。傳統的手工錄入檔案因為各方面因素的影響，會出現諸如文件受損或信息不全的問題，對企業的經營發展造成不良影響。而隨著信息化時代的到來，計算機應用已為社會廣泛接受，并在推動社會發展和人類進步中起到巨大作用。為了不落后于社會發展的腳步，也為了更加有效和全面的做好相關的管理工作，企業應及時的實現計算機電子檔案管理，這樣不僅能夠增強企業的管理效益，也為社會和國家的發展進步作出應有的貢獻。

一、應用計算機電子進行檔案管理是必然的發展趨勢

檔案信息化管理是一個企業發展的重要條件，也是推動社會進步和國家發展的重要條件。檔案信息要想充分發揮它的作用，必須應用適當的方法和技術建立好，完善好，管理好。應用計算機進行檔案管理，可以實現檔案全文存儲與檢索，檔案自動標引與編目，計算機輔助立卷和檔案業務工作管理等等。而計算機電子管理相比手工管理的優勢在于，它存儲量更大，錄入和檢索更便捷，更加安全可靠，且保存時間長，保存成本低。這些優勢能夠顯著提高檔案管理的效率，也大大加快了檔案部門管理規范化和科學化與國際接軌的進程。所以，為了緊跟時代發展的腳步，提高企業檔案管理效率，進一步推動社會發展和國家進步，在企業檔案資源管理中大量運用計算機電子技術是十分必要的。

二、計算機技術在檔案管理中發揮的功能

應用計算機技術后，企業在管理、經營、創新、進步等方面受益良多，而在檔案管理中運用計算機電子技術，可以大大減少工作人員的工作量，有效的提高工作效率，使提取利用檔案資料十分迅捷有效，推動企業快速發展。作為檔案管理人員，有必要詳細了解計算機技術的相關功能，這樣才能夠更好地進行檔案管理工作。

（一） 檔案信息數字化

紙質手工書寫錄入檔案十分繁瑣，保存、修改、調取和查閱也很不方便。數字檔案在這這些方面則很便捷。紙質檔案由于紙張的特性，在保存中常出現磨損、順序雜亂、資料丟失等現象，運用計算機技術將檔案信息數字化后，能夠大大減少這些現象出現的概率，提高檔案的利用率。另外數字化后的檔案資源還可以快速的通過網絡進行傳遞，從而實現真正意義上的高質量、高效率的檔案管理。

（二）檔案管理自動化

作為信息化先進技術手段的核心載體， 計算機的信息處理能力十分強大，在系統中輸入檔案信息后，借助于相關軟件的功能，計算機能夠快速的對這些信息進行整合分析，只需要人工操作幾個步驟，就可以實現對檔案資料的類別劃分、信息歸納、結果的統計等等。這樣的自動化操作節約了大量的人力、物力、財力，減少了紙張和時間的浪費，能夠顯著提升企業檔案管理的效益，推動企業發展。

（三）信息檢索網絡化

信息檢索網絡化已廣泛應用于當今的圖書管理系統，使越來越多的人受益，企業的檔案管理也應引進這一技術，利用計算機將檔案資料錄入系統，轉化為網上檔案庫。由于網絡的虛擬存儲功能十分強大，即使檔案庫中保存了再多的資料，運用網絡檢索技術，檔案管理人員依然能夠快速的檢索出所需要的資料，大大縮短了工作所用的時間，為企業節約了人力資源。

三、如何更有效地開展計算機電子檔案管理

（一）提高運用計算機技術進行檔案管理的意識

雖然計算機技術已廣泛地應用到工作中，人們也知道應用計算機進行工作的一些好處，但大部分人不能從比較專業的角度感受到它帶來的方便，并不知道這一技術可以應用到檔案管理之中。所以為了盡快的推動計算機電子檔案管理，必須使人們在源頭上提高相關的意識。企業領導者應向下層負責人和工作人員傳達在檔案管理工作中應用計算機電子技術的要求，聘請專業人才進行宣傳，講明必要性和優勢，完善相關的管理系統，以實現切實有效的計算機電子檔案管理。

（二）加強相關的基礎設施建設

物質基礎是開展工作的先決條件，良好的基礎設施建設能夠使工作開展更加順利有效。因此，在開展相關的計算機電子檔案管理工作之前，對于將要用到的相關基礎設施必須進行積極有效的建設和完善。可以從下面兩個方面著手：一、投入更多的資金，保證基礎設施硬件和軟件配備完善，比如計算機、打印機、相關的檔案管理系統軟件等等，使企業擁有開展計算機電子檔案管理工作的資格；二、加強相關輔助性設施的建設，例如培養或招納專業人才對計算機進行維護、修理，為檔案管理工作人員建設適宜的工作環境，建立相關的后備管理團隊等等。只有做好了這些工作，才能夠最大限度的推動計算機電子檔案管理的實現與發展。

（三）對檔案管理人員的綜合素質提出更高要求

管理人員作為檔案管理的一線工作者，他們的素質水平和能力高低將直接影響計算機電子檔案管理工作的質量和效率，因此，為了滿足工作的開展需求和確保工作順利的展開，必須要注重管理人員綜合素質的培養。具體措施包括以下幾點：一、對現有的檔案管理人員的工作進行考察、評估，及時淘汰不合格的工作者，根據工作人員的不同能力和特性進行合理的工作分配，并引進相關的高素質和高能力人才，以不斷優化和完善人力資源結構，真正做到人盡其才，推動工作快速高質的開展；二、定期舉辦培訓活動，對檔案管理人員進行專業的培訓教育，提高他們的工作能力和專業素養，這樣既能夠滿足實際工作開展的要求，又能夠幫助工作人員實現職業追求和人生價值，將人才和他們的工作有機的結合在一起，能夠最大限度的發揮計算機電子檔案管理的功效；三、鼓勵檔案管理工作人員進行自我學習，不斷學習，拓展自己相關的專業知識，能力獲得不斷提高，這樣才能夠在工作中游刃有余，提高管理工作的效率和質量。

四、結語

計算機技術的迅猛發展和廣泛應用使許多企業的經營管理實現了辦公自動化，檔案管理也應該緊隨社會發展的腳步，用電子檔案取代傳統的紙質檔案，在檔案管理工作中應用計算機技術，不僅可以顯著提高管理的效率和質量，實現人力資源的最大利用，更能夠推動企業良性發展，從而推動社會、國家的發展和進步。

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