淺談公證檔案管理發展及服務

孟爽

摘要：中國經濟發展和社會發展取得了舉世矚目的成就，改革已經進入深水區，受經濟發展帶來的分配不公等因素影響，各種社會矛盾日顯突出，尤其是涉及經濟領域的矛盾糾紛錯綜復雜，涉訴司法案件逐年遞增。因此，公證處能夠成為作風過硬、認真負責、勤勉為民、奉獻社會的全國文明公證處，其思想作風建設和內部管理制度建設是內核，檔案工作是公證處檔案管理中非常重要的一部分。

關鍵詞：公證檔案；管理工作；問題分析；解決措施；檔案管理

一、公證處檔案管理的發展及提高影響力

我國現行的公證處在隊伍素質、服務領域和服務質量等諸多方面，已不適應市場經濟發展需要。公證檔案管理工作在新時期的發展必須從有利于為社會提供優質服務的基點出發，我們必須改變這種舊的運行模式，尋找到新的發展出路。新中國檔案管理的建設工作經歷了曲折的發展道路，保存了國民黨的舊法體系，新中國社會主義法律體系的初步建立；新中國法律制度的不斷完善，到“文革”時期檔案保管曾一度缺失，再到中共十一屆三中全會以后法制建設的恢復和社會主義市場經濟法律框架的形成，其間充滿了震古爍今的巨變。中國法律也由此進入了一個重建與迅速發展的歷史新時代，實現了從傳統體制下的人治型法律秩序向現代市場經濟體制下的法治型法律秩序的轉型。過去老百姓的法律意識不高，對于公證更是了解甚少，老百姓辦事力求簡潔、省事和實在，與公證程序，公證條件發生了沖突。很多當事人是為了另一目的來辦理公證的，如辦理分房協議公證是為了到房管部門辦理房產過戶手續。當事人便為了公證書“迫不得以”來辦理公證，但一聽到需要各種證明材料，就大為惱火。可他們不知道在此過程中，公證人員已為他們避免了將來可能出現的糾紛，做好公證檔案工作。在法制建設不斷進步下，司法制度逐步與國際接軌，公證法律服務正在深入千家萬戶，融入百姓的日常生活。以公信為本的中國公證事業充滿了生機，展現了廣闊的發展前景。公證業務從傳統的收養、繼承、遺囑等民事公證，擴展到經濟公證項目，如公司章程、金融、房地產、知識產權等社會生活領域。這就更需要檔案管理者以科學發展觀對待公證檔案的管理。嚴格把好關，檔案接收、立卷、分類、歸檔、整理、保管和查檔、調檔按照規定辦理公證檔案接交手續，注意檢查檔案材料是否齊全、裝訂規范，認真做好檔案的防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防光和防高溫等工作，注意發現檔案保管過程中存在的問題，制訂改進的措施。遵守保秘，嚴格執行檔案管理的有關規定，確保公證卷宗質量。公證質量過硬，公證信譽才有影響力，公證事業才能健康良性發展，為構建和諧社會提供強有效的公證法律保障，積極完善公證員誠信檔案。加強公證檔案管理，進一步規范和完善。認真搞好公證檔案的立卷和歸檔，嚴格借調和查閱制度，妥善地保管和利用，才能更好地為社會服務，提高公證事業的影響力。

二、傳統的檔案管理與信息化檔案管理

傳統的檔案管理是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、接收、立卷、分類、歸檔、查檔、調檔，其工作量巨大，步驟也繁瑣。建立檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創新與技術策略創新，最終實現電子數據的共享利用和綜合應用。實施現代信息化檔案管理，使檔案工作標準化和規范化，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。實現檔案館藏檔案信息化，通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，接收電子文件進館，無論館藏檔案數字化還是接收電子文件，必須堅持規范性原則和法規，使電子文件的歸檔。如：字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準，信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網絡用戶的服務格式及數據交換標準。電子計算機管理系統、計算機網絡化的傳輸和發展，公證涉及面的擴大，專業技術強、涉及領域廣博，檔案管理者既要懂得其它自然科學、又要熟悉公證業務，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現有序化、標準化和規范化，提高公證的公信力和信息化檔案管理。

三、多元化知識管理及提高服務質量

現代化的設備要人來操作，檔案工作信息化需要人實現。檔案管理者具備多元化知識背景才能適應要求，現代化知識將每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構和檔案管理人員的知識結構，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的專業隊伍是至關重要，檔案管理者具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學等學科的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作者具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢的能力。檔案管理人員不斷學習、相關知識，建立復合型人才群體和梯隊型人才結構，為公證處樹立服務中心的大局意識，在舊城改造、征地拆遷、工程建設、重大案件處理積極發揮公證保障作用，為經濟建設保駕護航。樹立服務社會的理念，積極服務新農村建設，妥善解決在用人機制方面存在的理由，建立合理的用人機制，解決缺乏吸引力不能吸納更多的人才加入到公證隊伍的理由，在公證處檔案管理上科學管理，日臻完善檔案管理的責任意識和風險意識強，思想認識高，追求經濟效益和社會效益，檔案管理規范到位，使公證事業的區域發展平衡，檔案管理者以積極的精神，更加奮進的意識，更加務實的作風，扎扎實實工作，努力創造條件，積極做好檔案管理及服務工作。

提高和發展公證處檔案管理模式，建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息時代發展的要求，為經濟建設和社會發展服務，為建設具有國際競爭力的技術服務。

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