淺談國稅檔案管理理論與方法

張小燕

摘 要：國稅檔案是國家稅務(wù)機(jī)關(guān)在工作中形成的、需要保存下來的各種記錄，數(shù)量很大、種類繁多，因此，檔案管理是國稅部門的一個(gè)重要工作。當(dāng)前很多國稅機(jī)關(guān)的檔案管理存在不少問題，這些問題會(huì)影響檔案管理的效率，本文研究國稅檔案管理的方法，對(duì)提高檔案管理效率有很大的實(shí)際意義。

關(guān)鍵詞：國稅；檔案管理；理論；方法

一、國稅檔案的類型和特點(diǎn)

1、國稅檔案的類型。根據(jù)檔案的形成過程，可將國稅檔案分為文書檔案、稅收業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、電子檔案盒實(shí)物檔案。

2、國稅檔案的特點(diǎn)。了解國稅檔案的特點(diǎn)，可以更有效的進(jìn)行檔案管理。國稅檔案的特點(diǎn)有：由于各項(xiàng)稅務(wù)活動(dòng)的專業(yè)性，各項(xiàng)稅務(wù)檔案也具有很強(qiáng)的專業(yè)性；由于稅收征管過程復(fù)雜，導(dǎo)致稅收檔案的形成過程也較為復(fù)雜；稅收征管的對(duì)象較多，頻率也不一致，因此檔案也是種類繁多、數(shù)量較大。

二、當(dāng)前我國國稅機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀

1、有些單位對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠，沒有專門的人員進(jìn)行檔案管理。

2、有些單位對(duì)檔案資料的界定不明確， 檔案資料和一般的資料混合在一起，這給檔案管理增加了難度，無法進(jìn)行有效管理。

3、大多數(shù)國稅機(jī)關(guān)檔案管理沒有統(tǒng)一的系統(tǒng)，各科室管理各科室的檔案。

4、各科室的檔案管理沒有統(tǒng)一的管理方法，各種方法交叉使用，管理比較混亂。

三、更新檔案管理的理念

1、國稅機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)需要重視檔案管理，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)當(dāng)前和以后工作的作用，并將檔案管理的重要性傳達(dá)到整個(gè)機(jī)構(gòu)，落實(shí)到每個(gè)人員，讓每個(gè)人員都形成對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，并落實(shí)到實(shí)際工作中。

2、不斷更新檔案管理的理念。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的各種應(yīng)用系統(tǒng)不斷出現(xiàn)在各種工作中，各種檔案也都以電子信息的形式存在，因此，傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)陳舊，國稅機(jī)關(guān)的管理人員需要與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，接受并應(yīng)用新工具，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，這一形式對(duì)提高檔案管理的效率和實(shí)現(xiàn)共享等有著重要意義。

四、完善國稅檔案管理的方法

1、加強(qiáng)檔案管理的統(tǒng)一制度建設(shè)。統(tǒng)一的制度可以保證整個(gè)檔案管理工作的規(guī)范性，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。統(tǒng)一的制度可以明確責(zé)任，規(guī)范檔案的立卷、歸檔和檔案的收集、整理等環(huán)節(jié)的操作。在檔案制度中，要明確規(guī)定各類檔案的種類和形式，以保證檔案管理人員在工作中明確區(qū)分檔案和一般文件，以降低檔案管理的難度和繁瑣程度；另外，做好各類資料的分類，按照形成的方式等將稅務(wù)檔案進(jìn)行分類，根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)進(jìn)行管理，以實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化。在進(jìn)行統(tǒng)一管理時(shí)，要做好各類檔案的編號(hào)工作，編號(hào)的設(shè)置科學(xué)化、有序化，保證查找的便捷性；同時(shí)，不同類別的檔案要設(shè)置不同的編號(hào)，以體現(xiàn)其差異性。

2、設(shè)立專門的檔案管理人員。隨著信息化程度的不斷提高，稅收征管的形式也不斷調(diào)整，檔案資料的形式也隨之變化，因此，檔案管理工作的專業(yè)性也不斷加強(qiáng)，難度也隨之提高。而且，傳統(tǒng)的檔案管理沒有專門的人員，檔案管理混亂，不能很好的發(fā)揮資料的作用。設(shè)置專門的檔案管理人員，可以保證檔案管理的有序化、準(zhǔn)確性和規(guī)范化，利于其后期的使用；并且加強(qiáng)對(duì)專業(yè)管理人員的培訓(xùn)教育，強(qiáng)化其對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，保證其積極進(jìn)行檔案管理工作，并且提高檔案管理工作的質(zhì)量。

3、實(shí)現(xiàn)檔案管理的流程化。國稅機(jī)關(guān)可以合理設(shè)置每個(gè)業(yè)務(wù)崗位的職責(zé)，保證每個(gè)崗位職責(zé)的明確和與上下游崗位的業(yè)務(wù)銜接，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)流程化管理。流程化管理在檔案管理中有很大的作用，首先明確檔案的傳遞流程，可以對(duì)檔案資料的流轉(zhuǎn)路徑有清晰的了解，便于出現(xiàn)問題時(shí)進(jìn)行追蹤和修改，順利找到責(zé)任個(gè)人；而且，流程化管理便于實(shí)現(xiàn)專業(yè)化管理，不同的人負(fù)責(zé)不同的管理職責(zé)，有助于每個(gè)職員充分了解自身的專業(yè)崗位業(yè)務(wù)，專職做好自己崗位的工作，進(jìn)而可以保證每個(gè)流程工作的質(zhì)量；最后，流程化管理便于檔案資料的傳遞，簡化檔案管理的程序，便于檔案資料的傳遞。

4、實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。首先要加強(qiáng)信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案信息化管理的硬件條件，保證檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)境。其次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，以保證檔案信息化管理的軟件環(huán)境。在具體的操作過程中，要健全電子文件的歸檔制度，同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案，并且對(duì)檔案進(jìn)行分級(jí)管理，提高檔案的利用率。再者，電子檔案的安全性是需要注意的問題。電子形式檔案的安全性是信息化檔案的一個(gè)重要問題，檔案管理人員需要增強(qiáng)安全意識(shí)，落實(shí)安全管理制度，做好身份驗(yàn)證、數(shù)據(jù)備份等工作。同時(shí)，國稅機(jī)關(guān)要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，做好防御黑客和病毒的工作。最后，要不斷更新檔案管理信息化的理念和方式。因?yàn)橛?jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，各類管理技術(shù)也在不斷的發(fā)展，檔案管理人員需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新理念，關(guān)注新技術(shù)，更新自身的知識(shí)和能力儲(chǔ)備，提高綜合素質(zhì)，進(jìn)而提高檔案管理工作的效率。

結(jié)語：總之，國稅機(jī)關(guān)的檔案是一種重要的資源，對(duì)當(dāng)前和以后都有著重要的作用，要想發(fā)揮國稅檔案的積極作用，提高檔案資料的利用效率，就要從理念認(rèn)識(shí)和方法上進(jìn)行改進(jìn)，從制度建設(shè)、崗位設(shè)置、職員培訓(xùn)等方面進(jìn)行完善。只有這樣才能不斷提高國稅檔案管理工作的水平，不斷促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

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