高校畢業(yè)生棄檔的成因與對(duì)策

尹恒寧 蘇 莉

（揚(yáng)州職業(yè)大學(xué) 江蘇揚(yáng)州 225009）

高校畢業(yè)生棄檔的成因與對(duì)策

尹恒寧 蘇 莉

（揚(yáng)州職業(yè)大學(xué) 江蘇揚(yáng)州 225009）

創(chuàng)新檔案管理模式，大力開發(fā)畢業(yè)生檔案信息資源，充分體現(xiàn)檔案在就業(yè)中的作用，試用身份證、醫(yī)保卡、檔案信息與市民卡合四為一的密鑰處理，建立畢業(yè)生檔案存放與調(diào)轉(zhuǎn)網(wǎng)絡(luò)，提高檔案的利用率，使檔案轉(zhuǎn)遞更加規(guī)范，逐步減少高校畢業(yè)生棄檔現(xiàn)象。

檔案管理；畢業(yè)生棄檔；提高利用率；對(duì)策

一、高校畢業(yè)生檔案管理存在的問題

近年來(lái)全國(guó)各人才交流服務(wù)中心不完全統(tǒng)計(jì)，有幾百萬(wàn)份檔案與主人失去聯(lián)系，成為“棄檔”、“死檔”。本人認(rèn)為高校對(duì)學(xué)生檔案管理不重視導(dǎo)致了大學(xué)畢業(yè)生檔案內(nèi)容的真實(shí)性遭到質(zhì)疑，用人單位在招聘時(shí)基本不看畢業(yè)生的檔案，畢業(yè)生對(duì)檔案的不重視也給社會(huì)檔案管理部門的管理工作造成了很多困難，使得高校畢業(yè)生檔案無(wú)法充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

(一)畢業(yè)生檔案的整理、移交不及時(shí)造成檔案不完整。從主觀上看，高校的就業(yè)指導(dǎo)中心根本不設(shè)專職檔案員的編制，兼職檔案員既要忙于教學(xué)又要忙于日常事務(wù)，沒有時(shí)間收集檔案材料，導(dǎo)致許多畢業(yè)生檔案材料不完整，，歸檔材料質(zhì)量也不高。從客觀上看，由于班主任工作繁重，不能自覺、及時(shí)地提交材料，高校中絕大部分學(xué)生對(duì)檔案的構(gòu)成不清楚，老師跟他們要什么材料就去準(zhǔn)備什么材料，不規(guī)范現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，小問題卻造成了很大的影響。目前，畢業(yè)生檔案材料的收集還主要依靠向?qū)W生本人、班主任、教務(wù)部門、各院系主動(dòng)索要的方式，收集材料的渠道有其局限性，不少部門檔案意識(shí)不強(qiáng)，往往不愿將不利于學(xué)生的材料歸入畢業(yè)生檔案，這給畢業(yè)生檔案管理人員的收集工作的真實(shí)性帶來(lái)一定的難度。大部分高校學(xué)生檔案材料散放在班主任乃至學(xué)生自己手中，不少學(xué)生畢業(yè)后，因工作暫時(shí)定不下來(lái)或多次跳槽，檔案只能放在學(xué)校或人才中心無(wú)人問津，造成檔案長(zhǎng)期積壓。

(二)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，流動(dòng)性大。目前大部分高校的管理檔案人員很少或根本沒有參加過正規(guī)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，即使少數(shù)參加培訓(xùn)的也是因?yàn)樵u(píng)職稱需要，都是緊急出去參加檔案業(yè)務(wù)繼續(xù)教育，多數(shù)高校把檔案存放到院系，管理人員基本上是班主任和輔導(dǎo)員，他們?nèi)狈Ρ匾膶I(yè)知識(shí)，時(shí)間和精力也難以保證，而且人員流動(dòng)性比較大，許多檔案管理人員一旦有機(jī)會(huì)調(diào)動(dòng)工作，就會(huì)想方設(shè)法調(diào)離本崗位，有的院系一年甚至一學(xué)期更換一次檔案管理人員，這就導(dǎo)致了檔案隊(duì)伍的不穩(wěn)定，檔案管理缺乏連續(xù)性。

(三)畢業(yè)生檔案載體的單一性。目前，學(xué)生檔案僅僅是一個(gè)一尺見方的牛皮紙袋，大多數(shù)檔案里面只有高校錄取通知書、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生學(xué)籍卡、畢業(yè)生體檢表、畢業(yè)生報(bào)到證、團(tuán)員證等材料，沒有多少份量，現(xiàn)在的社會(huì)中有許多畢業(yè)生認(rèn)為有它沒它都一樣，從來(lái)都不去關(guān)心自己的檔案，有的畢業(yè)生因一時(shí)沒有找到合適的單位接收檔案，就將畢業(yè)生檔案放在戶籍所在地人才中心存檔交費(fèi)，收入低的畢業(yè)生認(rèn)為交費(fèi)是種負(fù)擔(dān)，而收入高的人認(rèn)為交費(fèi)太麻煩，不去交納，一放就是幾年或很多年無(wú)人問津，有的將檔案放在自己的身邊十幾年，有的甚至將檔案隨便丟棄，造成畢業(yè)生檔案成為棄檔、死檔。高校的網(wǎng)站都是各家技術(shù)人員自己做的，沒有實(shí)行全國(guó)聯(lián)網(wǎng)，信息資源分散，畢業(yè)生檔案大多數(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)只能供本校使用，利用率非常低，不能滿足畢業(yè)生和用人單位的多種需求，有的高校雖然建立了畢業(yè)生就業(yè)網(wǎng)站，但只能訪問其主頁(yè)，根本無(wú)法查到檔案的去向，不能做到資源共享。

二、加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理及對(duì)策

(一)加強(qiáng)宣傳，提高學(xué)生的歸案意識(shí)。從全國(guó)來(lái)講，對(duì)大學(xué)畢業(yè)生檔案意識(shí)要做到有計(jì)劃、有重點(diǎn)地深入到學(xué)生中進(jìn)行宣傳，組織畢業(yè)生參加就業(yè)宣傳隊(duì)，通過宣傳，營(yíng)造高校檔案管理促進(jìn)就業(yè)的濃厚氛圍，提高畢業(yè)生的檔案意識(shí)，學(xué)校相關(guān)部門要利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)畢業(yè)生檔案的重要，利用就業(yè)指導(dǎo)課以實(shí)例向廣大畢業(yè)生說(shuō)明棄檔的嚴(yán)重性，為畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。大學(xué)畢業(yè)生剛從學(xué)校畢業(yè)，沒有社會(huì)實(shí)踐的經(jīng)歷，沒有意識(shí)到個(gè)人檔案的重要性，因而在畢業(yè)離校后就認(rèn)為檔案的轉(zhuǎn)移只是學(xué)校的事情，自己并不需要過問，因此，學(xué)校在學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)要向?qū)W生講清楚檔案的重要性，告知他們?cè)陔x校后應(yīng)該怎樣到生源地人才中心辦理相關(guān)手續(xù)，并積極協(xié)助報(bào)到地人才中心做好畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)移。作為管理高校畢業(yè)生檔案的人才中心，在學(xué)生報(bào)到時(shí)應(yīng)向?qū)W生講清楚個(gè)人檔案的重要作用，并按照有關(guān)程序做好大學(xué)畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)接，用人單位要按照檔案管理的要求進(jìn)行調(diào)取，要求被單位錄用的畢業(yè)生將檔案轉(zhuǎn)移到工作地，解決人檔分離的問題。對(duì)畢業(yè)生本人來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)在畢業(yè)之前，通過學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心對(duì)檔案的具體情況進(jìn)行了解、咨詢，并在落實(shí)就業(yè)單位后辦好檔案的遷移，否則，畢業(yè)生檔案就會(huì)成為棄檔、死檔。

(二)明確檔案管理人員的職責(zé)，建立一支高素質(zhì)的專兼職檔案管理隊(duì)伍。隨著高校每年畢業(yè)學(xué)生的不斷增多，學(xué)生檔案的數(shù)量也在不斷地增加，高校必須建立一支穩(wěn)定的檔案管理專職人員隊(duì)伍，明確檔案專職人員的工作職責(zé)，按規(guī)定要求每人每年都要進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)繼續(xù)教育培訓(xùn)，提高自身的檔案管理水平，促進(jìn)學(xué)生檔案工作與學(xué)校各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)發(fā)展；管理人員在工作上要“以人為本”，把廣大學(xué)生的利益放在之上，為學(xué)生多辦實(shí)事。學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校的基礎(chǔ)工作，檔案管理人員在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，還要對(duì)利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，根據(jù)學(xué)生檔案數(shù)量按一定比例配備專職人員，做到責(zé)任到崗、到人，學(xué)校要定期或不定期組織檔案人員進(jìn)行考核，強(qiáng)化他們的責(zé)任意識(shí)，提高他們的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。

(三)改變現(xiàn)有檔案的單一性，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理部門要認(rèn)真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題，采取多種形式，改變一直以來(lái)沿用的每個(gè)畢業(yè)生只有一個(gè)裝滿紙質(zhì)材料的檔案袋，在檔案管理上，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，憑借網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立高校畢業(yè)生檔案移送網(wǎng)絡(luò)，實(shí)行高校畢業(yè)生檔案全國(guó)聯(lián)網(wǎng)查詢；因檔案有它的特殊性，對(duì)檔案信息要進(jìn)行加密處理，使其成為很難識(shí)別的數(shù)據(jù)，試行將身份證、學(xué)籍卡、檔案材料與市民卡合并儲(chǔ)存于個(gè)人資料卡中，由個(gè)人保管，使所有單位查詢資料時(shí)不受任何限制，在任一地點(diǎn)，隨時(shí)將市民卡插入人事部門的專用電腦，利用密鑰解密方式就可以查閱到一切記錄，比如解開第一道秘鑰可以看到個(gè)人誠(chéng)信內(nèi)容，解開第二道秘鑰可以看到身份證內(nèi)容，解開第三道秘鑰可以看到學(xué)籍內(nèi)容，解開第四道秘鑰可以看到檔案內(nèi)容，解開第五道可以看到醫(yī)保內(nèi)容等等。信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理將使檔案得到更加科學(xué)合理的利用與開發(fā)，從而不斷提高畢業(yè)生檔案的利用率。

[1]馬潔.高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對(duì)策研究[J].石家莊學(xué)院學(xué)報(bào),2012(03).

Causes and countermeasures of college graduates to abandon file

Yin Heng-ning, Su Li

(Yangzhou Polytechnic College, Yangzhou Jiangsu,225009, China)

To innovate archives management mode, vigorously develop the graduates of archives information resources, fully embody the function of archives in the employment, the trial ID, medical insurance card, archives information and the citizen card four is a key process, establish graduate file storage and switch network, improve the utilization of archives, the archives delivery is more standardized, gradually reduce the phenomenon of college graduates to abandon files.

file management; graduate abandoned files; improve utilization; countermeasure

G271

A

1000-9795（2014）03-0192-01

［責(zé)任編輯：劉麗杰］

2014-01-16

尹恒寧（1967-），女，江蘇揚(yáng)州人，檔案館員，從事檔案管理方向的研究。

蘇 莉（1973-），女，江蘇揚(yáng)州人，檔案副研究員，從事檔案管理方向的研究。