高校特殊載體檔案資源建設策略研究

王雅南

(四川建筑職業技術學院，四川德陽618000)

1 特殊載體檔案資源建設的必要性

中華人民共和國教育部令第27 號《高等學校檔案管理辦法》中指出:“第二條高等學校檔案(以下簡稱高校檔案)，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。第三條高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。”由此決定了高校檔案工作的重要性與檔案資源體系的多樣性［1］。

高校檔案從其載體上劃分，有普通檔案和特殊載體檔案，普通檔案一般指紙質載體檔案，特殊載體檔案通常指除紙質載體以外的其它載體的檔案，如照片、膠片、磁盤、磁帶、光盤、軟盤及實物。高校常見的特殊載體檔案主要有:照片檔案、視頻檔案、聲像檔案、光盤檔案、口述檔案、實物檔案等。它是高校檔案資源體系不可缺或的組成部分。

特殊載體檔案是高校檔案的一個重要組成部分，它同樣具有原始記錄性這一檔案的本質屬性。它具有客觀、形象和真實的特點，能生動、具體地再現學校教學、科研及各方面工作成果，真實記錄學校各個時期的發展面貌，具有重要的查證作用和歷史參考價值。然而目前，包括四川建筑職業技術學院在內的許多高校，對普通檔案的收集、整理、保管、利用及數字化建設有了很大的成效，但是對于特殊載體檔案的管理非常薄弱，如四川建院，對此基本上沒有涉及。因此，必須進行照片檔案、視頻檔案、聲像檔案、光盤檔案、口述檔案、實物檔案等特殊載體檔案的收集、整理，加工，建立各類特殊載體檔案數據庫，才能使學院檔案館館藏資源建設得以完善。由于檔案的原始屬性、收集歸檔的及時性、資源建設的全面性、連續性與完整性，確定了特殊載體檔案資源數據庫建設的緊迫性與必要性。

2 特殊載體檔案資源建設目標與原則

2.1 特殊載體檔案資源建設目標

通過對各類特殊載體檔案的征集、整理，加工，著錄，建立起六個數據庫:照片檔案數據庫;視頻檔案數據庫;聲像檔案數據庫;光盤檔案數據庫;口述檔案數據庫;實物檔案數據庫。

2.2 合法性規范性原則

首先特殊載體檔案資源建設，必須符合國家檔案管理相關法律法規;其次，行為規范，要有標準可依。如，中化人民共和國國家標準、國家檔案行業標準、本館根據國家相關標準制定的技術規范及管理實施細則等，如《四川建筑職業技術學院特殊載體檔案管理實施辦法》。各種特殊載體的檔案嚴格按照檔案行政主管部門及行業主管部門制定的相關業務規范標準進行規范管理，如，國家標準:照片檔案管理規范(GB/T 11821 －2002 代替GBT11821 －1989)、《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T18894—2002;中華人民共和國檔案行業標準:磁性載體檔案管理與保護規范 DA/T15 －1995、檔案縮微品保管規范DA/T 21 －1999，確保檔案質量。使檔案資源建設科學化、標準化、規范化進行。

2.3 主動性開發原則

照片檔案、視頻檔案、聲像檔案、光盤檔案、口述檔案、實物檔案這些特殊載體檔案，在高校各系部的年度歸檔中往往被忽視，兼職檔案員不會主動將其移交到檔案館，這類檔案依靠接收是不夠的，主要還是靠征集，這就需要檔案館主動到系部去收集歸檔范圍的特殊載體檔案，到離退休老同志住所去征集歷史照片、實物檔案等，甚至是拍攝照片、錄音、錄像。

2.4 類型多樣性原則

一個重大事件如學院新系的成立，建院大慶活動，學院歷屆黨代會的召開，有影響的教學、科研成果的嘉獎、教學、科研基地的掛牌，等等，其過程中產生的檔案遠遠不止傳統的紙質檔案，還包括了各種載體的特殊檔案，如實物、照片、視頻、光盤等。口述檔案在彌補校史檔案空白中，起著重要的作用。

2.5 系統化原則

只有能全面反映學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，才是系統化的檔案資源，才能夠在若干年后，真實地還原當時的事件。試想，幾十年甚至上百年后，過眼云煙，斯人已去，靠什么來還原當年的事件，當然是這些完整準確，系統化的檔案了。

2.6 安全維護原則

特殊載體檔案要有特殊的保護環境，如磁性載體檔案要進入防磁柜，要進行檢測和維護，實物檔案需要養護維修等，要嚴格執行各類載體的保管條件，凡不能備份的檔案，都是“孤本”，一旦人為或自然損毀都是不可挽回的損失。

2.7 效益性原則

在充分調研的基礎上，選擇最優化的特殊載體檔案資源建設方案，包括選擇最優的工作流程、最科學的技術手段、最規范的整理加工行為和最合理的設施設備等。

3 特殊載體檔案資源建設內容

3.1 制定技術規范

為了規范、科學、合理、與時俱進地進行特殊載體檔案資源建設，檔案館要結合本館實際，參照國家標準或檔案行業標準，制訂出本單位檔案館的特殊載體檔案資源建設技術規范或管理辦法。如，《四川建筑職業技術學院特殊載體檔案管理實施辦法》《四川建筑職業技術學院電子檔案管理實施辦法》。

3.2 配備必需的設施設備

特殊載體檔案資源建設必備的軟件、硬件設備是其前提條件。軟件主要包括網絡、電腦等自動化、網絡化的操作系統軟件、防毒、殺毒軟件、檔案管理系統軟件、磁性檔案檢測軟件等;必備的硬件主要包括:服務器、工作站、數字化檔案存儲設備、照片掃描儀器、照相儀器、攝像儀器、打印儀器等。如:自動化網絡化信息化管理的檔案管理系統服務器、數據庫服務器、計算機、磁盤、移動硬盤、平板彩色高速掃描儀，錄音筆、高清數碼攝像機、高清數碼照相機、彩色打印機等，保障特殊載體檔案資源建設和數據庫的正常運行［2］。

3.3 基本內容與流程

特殊載體檔案資源建設的內容與主要工作環節有:①照片檔案的征收、拍攝制作、修復、翻拍、整理、掃描、加工、錄入數據、構建數據庫。②視頻檔案的征收、攝像制作、檢測、整理、加工、錄入數據、構建數據庫。③聲像檔案的征收、檢測、整理、加工、錄入數據、構建數據庫。④光盤檔案的收集、檢測、整理、加工、錄入數據、構建數據庫。⑤口述檔案的錄制、收集、檢測、整理、加工、錄入數據、構建數據庫。⑥實物檔案的征收、修復、仿品制作、整理、加工、錄入數據、構建數據庫。

4 特殊載體檔案資源建設階段劃分與進度

4.1 第一階段

調研、設備購置階段。是特殊載體檔案資源建設的前提和基礎，包括特殊載體檔案資源建設必須的軟件、硬件設施設備的調研和采購，要落到實處，按采購程序和規章辦事，根據實際情況確定完成期限。

4.2 第二階段

調研、征集階段。是特殊載體檔案資源建設的難點，實地調查研究，接收、征集、制作照片檔案、視頻檔案、聲像檔案、光盤檔案、口述檔案、實物檔案等特殊載體檔案資源。由于這類檔案學院現存的極少，需要進行大量的調研與征收，甚至通過拍照(如基建檔案)、攝影(如重大活動檔案)、錄制(如口述檔案)來獲取檔案資源。接收、征集，是特殊載體資源建設的一個長期、日常性的工作，根據實際情況確定階段性的完成期限。

4.3 第三階段

加工整理階段。是特殊載體檔案資源建設的主要環節和任務。主要是修復(如破舊的實物檔案)、翻拍(如模糊的老照片)、制作贗品(如需珍藏的實物檔案)以及對磁性載體檔案即電子照片、視頻檔案、聲像檔案、光盤檔案進行檢測，認證其是否達到歸檔要求。然后歸類整理歸檔。

4.4 第四階段

構建數據庫階段。從特殊載體檔案的分類整理，錄入信息、目錄建庫，數據掛接、建立索引、入庫驗收到檢索利用，各個環節落實到人頭，專人負責，分工協作，行為規范，遵守技術規則，保證數據的數量與質量符合要求。人頭管理，規定完成的數量、質量與時間。

4.5 第五階段

數據庫數據核查、驗收階段，是特殊載體檔案資源建設的重點和關鍵。對數據的錄入、著錄、掛接、關聯等進行認真仔細的校對、檢查和驗收、審核，層層把關，對不合格的數據進行修改、補充或重錄，確保紙質檔案與數字化檔案的一致性、完整性、準確性、關聯性、合法性、規范性、安全性。根據實際情況確定完成期限。

4.6 第六階段

資源建設成果管理、利用階段，加強系統化的特殊載體檔案的維護和管理，經驗收合格的完整數據及時進行多套備份，異地保存。確保特殊載體實體和數據的安全、完整和長期可用;特殊載體檔案信息資源數據庫，是其資源系統建設的目的，也是高效利用及檔案信息服務的起點。

［1］教育部，國家檔案局. 高等學校檔案管理辦法［Z］.中華人民共和國教育部令第 27 號. 2008.8.20

［2］王雅南.抓住機遇，以評促建，以評促改，以評促管——以四川建院檔案工作規范化管理為例［J］. 科技視界，2013(36):219，257.