高校學(xué)院信息管理工作的思考與實(shí)踐

喬康++++++李曉菲++++++郭敏杰

[摘要] 闡述了高校信息工作的重要性，對(duì)高校信息管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并結(jié)合學(xué)院工作的實(shí)踐，針對(duì)目前形勢(shì)，從加強(qiáng)信息管理隊(duì)伍建設(shè)、構(gòu)建多功能網(wǎng)絡(luò)信息管理與服務(wù)平臺(tái)、完善信息管理制度三方面，探索形成高校學(xué)院信息管理工作的長(zhǎng)效機(jī)制來(lái)快速推進(jìn)高校工作的信息化進(jìn)程。

[關(guān)鍵詞] 信息管理；高校二級(jí)學(xué)院；信息管理隊(duì)伍；多功能網(wǎng)絡(luò)信息管理與服務(wù)平臺(tái)；信息管理制度

[中圖分類(lèi)號(hào)] R194 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] B [文章編號(hào)] 1674-4721（2014）03（b）-0152-04

高校信息工作是對(duì)高校辦學(xué)實(shí)踐中具有政策性、綜合性、傾向性、動(dòng)態(tài)性等特征的真實(shí)情況的反映，是高校領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和民主決策的基礎(chǔ)和必不可少的依據(jù)。面對(duì)當(dāng)前國(guó)際和國(guó)內(nèi)信息化、電子化的進(jìn)程和高等教育發(fā)展的新形勢(shì)，進(jìn)一步提升信息工作的水平，建立健全高校信息工作運(yùn)行機(jī)制就變得更為重要和迫切[1]。進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)高校信息管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，通過(guò)對(duì)高校信息管理工作現(xiàn)狀及不足的分析，探討提升高校信息管理工作的途徑與方法是當(dāng)前高校值得探討的課題。學(xué)院是高等學(xué)校的基本組成單位，新時(shí)期高校要實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展對(duì)各二級(jí)學(xué)院提出了新的挑戰(zhàn)，高校學(xué)院進(jìn)行信息管理工作對(duì)策的研究具有實(shí)際意義。本學(xué)院結(jié)合工作需求，通過(guò)加強(qiáng)學(xué)院信息管理隊(duì)伍建設(shè)、構(gòu)建多功能網(wǎng)絡(luò)信息管理與服務(wù)平臺(tái)、完善信息管理制度等探索了高校學(xué)院信息管理工作的長(zhǎng)效機(jī)制，并希望通過(guò)學(xué)院信息管理工作推進(jìn)高校信息管理工作的全面提升。

1 高校信息管理工作的重要性

1.1 高校信息管理工作的內(nèi)容

最早關(guān)于信息的定義是在1928年R.VHartly提出的，信息是指有新內(nèi)容、新知識(shí)的消息。現(xiàn)代信息的概念認(rèn)為，信息是事物存在的方式和運(yùn)動(dòng)狀態(tài)以及這種存在方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的直接或間接表達(dá)[2]。高校信息工作的具體內(nèi)容主要包括師生的思想動(dòng)態(tài)、教學(xué)、人才培養(yǎng)、科研情況、后勤服務(wù)、管理水平、外界環(huán)境對(duì)高校的影響及高校改革發(fā)展等諸多方面[3]。

1.2 高校信息管理工作的作用

高等學(xué)校的管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，信息則是管理工作的神經(jīng)系統(tǒng)。對(duì)于高等學(xué)校而言，學(xué)校發(fā)展的規(guī)劃、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策、各相關(guān)職能部門(mén)的執(zhí)行均與其獲取的信息息息相關(guān)，所以信息工作是決定性且至關(guān)重要的。信息是高校管理行為中決策與計(jì)劃的基礎(chǔ)，高校要制訂發(fā)展，就必須了解國(guó)家乃至世界經(jīng)濟(jì)、科技、教育的宏觀趨勢(shì)，了解社會(huì)對(duì)高等教育培養(yǎng)的各類(lèi)人才的總體需求，了解同類(lèi)院校的發(fā)展?fàn)顩r等信息；信息是高校管理活動(dòng)中組織和控制管理過(guò)程的依據(jù)，學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、規(guī)章制度、工作目標(biāo)、考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等都是高校管理活動(dòng)中組織和控制管理過(guò)程的重要依據(jù)；信息是溝通高校管理系統(tǒng)中諸要素相互聯(lián)系的紐帶，各種情況簡(jiǎn)報(bào)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、各項(xiàng)決策的落實(shí)貫徹情況等都在高校的管理過(guò)程中起著重要的溝通和聯(lián)絡(luò)作用[4]。

2 高校信息管理工作的現(xiàn)狀

2.1 信息員隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和素質(zhì)有待提升

信息工作人員的業(yè)務(wù)水平和信息素養(yǎng)決定了信息工作的質(zhì)量和水準(zhǔn)，決定了信息工作的效能。具備較高的理論水平和文字表達(dá)能力是從事高校信息工作的基本功夫。承擔(dān)信息工作的人員必須政治過(guò)硬、反應(yīng)快速、觸覺(jué)靈敏、文字功底扎實(shí)，同時(shí)要不斷強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)、學(xué)習(xí)意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，不僅要注重日常學(xué)習(xí)，不斷提高思維判斷能力、文字表達(dá)能力和信息處理能力，更應(yīng)注重通過(guò)日常信息工作的積累，通過(guò)處理突發(fā)事件信息報(bào)送工作的實(shí)際鍛煉，促進(jìn)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的跨越式提高[5-6]。目前，國(guó)內(nèi)高校信息員隊(duì)伍的組織架構(gòu)多數(shù)為學(xué)校辦公室和基層單位分級(jí)管理，一般分“校-院-系”三級(jí)管理，每一級(jí)一般都設(shè)置相應(yīng)的信息管理人員。就現(xiàn)狀來(lái)看，信息工作人員大多都是兼職，尤其是越貼近學(xué)校基層單位，兼職信息員比例越高，而且素質(zhì)參差不齊，加之信息員隊(duì)伍經(jīng)常變動(dòng)，從而嚴(yán)重影響信息工作作用的發(fā)揮[7-8]。高校建立一支專(zhuān)、兼職信息員比例合理的信息管理隊(duì)伍，并通過(guò)有計(jì)劃的培訓(xùn)不斷提升信息員隊(duì)伍素質(zhì)是高校信息工作的關(guān)鍵。

2.2 信息工作載體需要與時(shí)俱進(jìn)

信息工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)需要先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)保障。數(shù)字化存儲(chǔ)既方便快捷又經(jīng)濟(jì)廉價(jià)，無(wú)疑是網(wǎng)絡(luò)化條件下高校信息工作最適宜的存儲(chǔ)手段。高校應(yīng)該利用現(xiàn)有的辦公系統(tǒng)，提升信息工作自動(dòng)化程度，實(shí)行信息無(wú)紙化處理，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)，搭建起網(wǎng)絡(luò)信息報(bào)送平臺(tái)，從而在信息采集、信息存儲(chǔ)、信息傳遞、信息反饋等信息工作的幾個(gè)主要環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)突破和創(chuàng)新，以提高信息工作的實(shí)效[9]。高校需不斷創(chuàng)新信息工作載體，尤其通過(guò)校園網(wǎng)搭建多功能網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺(tái)，對(duì)于將信息匯流并有效整合、匯報(bào)和執(zhí)行顯得愈發(fā)重要。

2.3 信息管理機(jī)制不健全

良好的運(yùn)行機(jī)制具有管理科學(xué)、操作規(guī)范、鞏固成果、激勵(lì)創(chuàng)新等優(yōu)點(diǎn)，是提高高校信息工作水平和層次的重要手段。建立一整套完善的運(yùn)行機(jī)制能使信息的價(jià)值得到迅速的開(kāi)發(fā)和有效的利用。要進(jìn)一步健全信息網(wǎng)絡(luò)，完善校、院兩級(jí)信息工作運(yùn)行機(jī)制和反饋機(jī)制，改進(jìn)校內(nèi)各學(xué)院、部門(mén)之間的信息聯(lián)系溝通機(jī)制，鼓勵(lì)、引導(dǎo)和規(guī)范各單位及時(shí)有效報(bào)送信息[10]。因此，優(yōu)化并建立一套完整高效的信息管理制度及運(yùn)行機(jī)制非常重要。

3 高校學(xué)院信息管理工作的對(duì)策與實(shí)踐

3.1 加強(qiáng)信息管理隊(duì)伍建設(shè)

本院信息員隊(duì)伍由系室信息員、機(jī)關(guān)各部門(mén)信息員組成，主管學(xué)院及系室行政的副院長(zhǎng)、副主任分別擔(dān)任學(xué)院、系室信息管理負(fù)責(zé)人。為優(yōu)化學(xué)院信息員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，學(xué)院選擇優(yōu)秀教師承擔(dān)信息員工作；為加強(qiáng)對(duì)系室教學(xué)、科研工作的報(bào)道，學(xué)院組建了學(xué)生助理信息員隊(duì)伍；為提升信息管理人員的信息化意識(shí)、專(zhuān)業(yè)化水平，學(xué)院定期組織培訓(xùn)，并形成制度。

3.1.1 選擇優(yōu)秀教師從事信息管理工作，優(yōu)化學(xué)院信息員隊(duì)伍結(jié)構(gòu) 為加強(qiáng)學(xué)院信息化管理水平，學(xué)院重組信息員隊(duì)伍，從系室、機(jī)關(guān)等各個(gè)部門(mén)選擇思想覺(jué)悟高、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、文字表達(dá)能力強(qiáng)、英語(yǔ)水平高的教師從事信息工作。目前學(xué)院信息員隊(duì)伍的學(xué)歷提升明顯，其中博士26.7%、碩士53.3%、學(xué)士20.0%，隊(duì)伍年輕化水平也得到顯著提高，平均年齡為35.6歲。endprint