高校學院信息管理工作的思考與實踐

喬 康 李曉菲 郭敏杰

北京大學藥學院，北京 100191

高校信息工作是對高校辦學實踐中具有政策性、綜合性、傾向性、動態性等特征的真實情況的反映，是高校領導科學決策和民主決策的基礎和必不可少的依據。面對當前國際和國內信息化、電子化的進程和高等教育發展的新形勢，進一步提升信息工作的水平，建立健全高校信息工作運行機制就變得更為重要和迫切[1]。進一步加強對高校信息管理工作重要性的認識，通過對高校信息管理工作現狀及不足的分析，探討提升高校信息管理工作的途徑與方法是當前高校值得探討的課題。學院是高等學校的基本組成單位，新時期高校要實現跨越式發展對各二級學院提出了新的挑戰，高校學院進行信息管理工作對策的研究具有實際意義。本學院結合工作需求，通過加強學院信息管理隊伍建設、構建多功能網絡信息管理與服務平臺、完善信息管理制度等探索了高校學院信息管理工作的長效機制，并希望通過學院信息管理工作推進高校信息管理工作的全面提升。

1 高校信息管理工作的重要性

1.1 高校信息管理工作的內容

最早關于信息的定義是在1928年R.VHartly 提出的，信息是指有新內容、新知識的消息。現代信息的概念認為，信息是事物存在的方式和運動狀態以及這種存在方式或運動狀態的直接或間接表達[2]。高校信息工作的具體內容主要包括師生的思想動態、教學、人才培養、科研情況、后勤服務、管理水平、外界環境對高校的影響及高校改革發展等諸多方面[3]。

1.2 高校信息管理工作的作用

高等學校的管理工作是一項復雜的系統工程，信息則是管理工作的神經系統。對于高等學校而言，學校發展的規劃、學校領導的決策、各相關職能部門的執行均與其獲取的信息息息相關，所以信息工作是決定性且至關重要的。信息是高校管理行為中決策與計劃的基礎，高校要制訂發展，就必須了解國家乃至世界經濟、科技、教育的宏觀趨勢，了解社會對高等教育培養的各類人才的總體需求，了解同類院校的發展狀況等信息；信息是高校管理活動中組織和控制管理過程的依據，學校的發展規劃、工作計劃、規章制度、工作目標、考核評價標準等都是高校管理活動中組織和控制管理過程的重要依據；信息是溝通高校管理系統中諸要素相互聯系的紐帶，各種情況簡報、統計數據、各項決策的落實貫徹情況等都在高校的管理過程中起著重要的溝通和聯絡作用[4]。

2 高校信息管理工作的現狀

2.1 信息員隊伍的結構和素質有待提升

信息工作人員的業務水平和信息素養決定了信息工作的質量和水準，決定了信息工作的效能。具備較高的理論水平和文字表達能力是從事高校信息工作的基本功夫。承擔信息工作的人員必須政治過硬、反應快速、觸覺靈敏、文字功底扎實，同時要不斷強化責任意識、學習意識、質量意識和創新意識，不僅要注重日常學習，不斷提高思維判斷能力、文字表達能力和信息處理能力，更應注重通過日常信息工作的積累，通過處理突發事件信息報送工作的實際鍛煉，促進自身業務素質的跨越式提高[5-6]。目前，國內高校信息員隊伍的組織架構多數為學校辦公室和基層單位分級管理，一般分“校-院-系”三級管理，每一級一般都設置相應的信息管理人員。就現狀來看，信息工作人員大多都是兼職，尤其是越貼近學校基層單位，兼職信息員比例越高，而且素質參差不齊，加之信息員隊伍經常變動，從而嚴重影響信息工作作用的發揮[7-8]。高校建立一支專、兼職信息員比例合理的信息管理隊伍，并通過有計劃的培訓不斷提升信息員隊伍素質是高校信息工作的關鍵。

2.2 信息工作載體需要與時俱進

信息工作的高效運轉需要先進的技術手段來保障。數字化存儲既方便快捷又經濟廉價，無疑是網絡化條件下高校信息工作最適宜的存儲手段。高校應該利用現有的辦公系統，提升信息工作自動化程度，實行信息無紙化處理，充分發揮網絡化的優勢，搭建起網絡信息報送平臺，從而在信息采集、信息存儲、信息傳遞、信息反饋等信息工作的幾個主要環節實現突破和創新，以提高信息工作的實效[9]。高校需不斷創新信息工作載體，尤其通過校園網搭建多功能網絡信息服務平臺，對于將信息匯流并有效整合、匯報和執行顯得愈發重要。

2.3 信息管理機制不健全

良好的運行機制具有管理科學、操作規范、鞏固成果、激勵創新等優點，是提高高校信息工作水平和層次的重要手段。建立一整套完善的運行機制能使信息的價值得到迅速的開發和有效的利用。要進一步健全信息網絡，完善校、院兩級信息工作運行機制和反饋機制，改進校內各學院、部門之間的信息聯系溝通機制，鼓勵、引導和規范各單位及時有效報送信息[10]。因此，優化并建立一套完整高效的信息管理制度及運行機制非常重要。

3 高校學院信息管理工作的對策與實踐

3.1 加強信息管理隊伍建設

本院信息員隊伍由系室信息員、機關各部門信息員組成，主管學院及系室行政的副院長、副主任分別擔任學院、系室信息管理負責人。為優化學院信息員隊伍結構，學院選擇優秀教師承擔信息員工作；為加強對系室教學、科研工作的報道，學院組建了學生助理信息員隊伍；為提升信息管理人員的信息化意識、專業化水平，學院定期組織培訓，并形成制度。

3.1.1 選擇優秀教師從事信息管理工作，優化學院信息員隊伍結構 為加強學院信息化管理水平，學院重組信息員隊伍，從系室、機關等各個部門選擇思想覺悟高、工作認真負責、文字表達能力強、英語水平高的教師從事信息工作。目前學院信息員隊伍的學歷提升明顯，其中博士26.7%、碩士53.3%、學士20.0%，隊伍年輕化水平也得到顯著提高，平均年齡為35.6 歲。

3.1.2 組建學生助理信息員隊伍，增強系室信息工作水平 為加強信息報道，學院啟動了學生助理信息員隊伍的建設。以課題組為單位，指定一名文字水平較好、工作認真負責的研究生同學作為學生助理信息員，從而協助系室信息員開展工作，加強對課題組教學、科研工作的報道，有效增強了系室信息工作水平，借此也可以為學生提供學習和鍛煉的機會，受到學院師生的普遍歡迎。

3.1.3 定期對信息員培訓，并形成制度 學院針對信息管理人員的不同需求，通過專業講座、文獻學習、觀看錄像、參觀訪問、座談會等多種形式對信息員進行有針對性、實效性的培訓，培訓內容涵蓋信息管理法律法規、新聞報道寫作知識、計算機操作與網絡維護技術、攝影攝像技術、宣傳工作形勢報告等，從而不斷提升信息員的思想政治素質、信息意識、文字表達能力和信息技術應用能力，并形成制度，每學年組織信息員學習次數不少于2次、學時不少于6 學時，以此探索學院建設學習型信息管理隊伍的長效機制，不斷提升信息管理人員的信息化意識、專業化水平。

3.2 構建學院多功能網絡信息管理與服務平臺

以學院的教學、科研、管理為核心，圍繞電子院務，學院對中英文網站進行全面改版，利用學院網站搭建學院多功能網絡信息管理與服務平臺，并投入經費加強信息管理的硬件建設，不斷完善涵蓋教學、科研、管理的學院電子院務管理系統，促進學院資源電子化、溝通信息化、辦公自動化。

3.2.1 借鑒國內外大學網站建設經驗，對學院中英文網站進行全面改版 對國內外排名前五的知名大學和藥學院校的網站，從頁面設計、欄目設置和版面布局三個角度進行對比分析，借鑒國內外大學網站建設經驗，并通過問卷調查和座談會等形式征求學院師生對網站改版的建議和需求，構建了新的學院網站各級欄目框架設計方案。藥學院新的中文網站主頁共設置學院介紹、機構設置、教育教學、科學研究、學科建設、師資隊伍、榮譽獎勵、黨建工會、學生園地、研究生園地、文件下載、English 等一級欄目十二個，英文網站主頁共設置About Us，Education，Research，Faculty，News &Events，Alumni，Giving to PKUSPS，Calendar，Organization，Achievements，Employment，Facilities 等一級欄目十二個，并在中英文網站主頁醒目位置設置與學院各系室的網址鏈接。各系室網站內容的設計原則是既要體現共性，又要突出特色和優勢。緊緊依托學院主頁信息主陣地，在保證系室介紹、師資隊伍、科學研究、人才培養等共性要求下，有選擇地突出自身特色，設置重點學科、精品課程、系室文化等個性化欄目，豐富學院網站整體多樣性。

3.2.2 利用學院網站，搭建多功能網絡信息管理與服務平臺 在藥學院網站的框架下搭建了涵蓋示范引領、安全信息和資源共享等學院多功能網絡信息管理與服務平臺。示范引領平臺主要通過學院網站主頁一級欄目中的榮譽獎勵欄目體現，包含學院近年來教學獎勵、科研獲獎、學生及管理獲獎、黨建評優和行政管理獲獎等五項內容，展示了學院各級各類獲獎情況，已成為學院發揮示范引領作用的重要窗口；安全信息平臺匯集了國家有關安全的法律法規、學校及學院兩級安全管理規定及規章制度、學院安全信息、安全知識等，該平臺以圖片、視頻等多媒體表現形式增強師生對安全知識學習的趣味性和可讀性；學院通過共享平臺為師生搭建融合藥品、試劑、儀器、工作站于一體的綜合性資源共享平臺，在自愿、安全的基礎上，公布學院各系室教師希望共享的藥品、試劑目錄，使各實驗室閑置的藥品、試劑能充分利用、互通有無，以期達到既可避免資源浪費，又有利于防止藥品積存造成的環境污染與安全隱患的目的。同時學院天然藥物及仿生藥物國家重點實驗室搭建了公共儀器共享與預約平臺，部分系室將一些工作站鏈接在學院共享平臺上以促進科研合作與交流，使學院在一定程度上實現了資源共享。

3.2.3 加強硬件投入，為學院信息管理工作提供硬件支撐 由于電子信息技術的飛速發展，高校二級學院需設立專項經費，不斷維護、更新和配置符合現代要求的電子設備，逐步實現信息數據的集成和共享。學院通過為系室信息員配備滿足信息管理系統要求的筆記本電腦，保證了系室網頁信息得到及時有效的更新；學院購置新的服務器，增加了學院網站數據庫管理功能，搭建師生網絡互動平臺及校友信息錄入系統，為進一步加強學院信息管理的硬件建設，構建藥學院全方位宣傳、教育、服務信息平臺提供了硬件支撐和保證。

3.3 改進信息管理模式，完善管理制度

信息工作由于其政治性和敏感性導致執行權限相對集中于管理部門，在一定程度上挫傷了基層單位的工作積極性。如果能實現在可控范圍內，可在一定程度上使權限下放，對于激活基層工作的主觀能動性、減輕管理部門壓力具有明顯作用。本院為各系室設立了網站信息管理系統登錄賬號和密碼，向系室開放了一定范圍內的網站自主更新權限，并要求系室信息員對本單位網站后臺系統登陸賬號、密碼嚴格保密，從而有力地激發了各系室信息管理的自主性和積極性，保證了系室網頁信息的及時更新。高校二級學院具有相對獨立的信息發布平臺，因此制訂完善細致的信息發布管理制度尤為重要。本院按照國家及學校的有關規定，制訂了《北京大學藥學院網站信息發布管理辦法》和《藥學院網站管理責任書》，旨在規范學院網站信息發布工作，進一步加強管理及監督，確保學院網站發布內容健康、積極，確保學院信息管理工作持續穩定的發展。

4 結語

隨著科學技術的發展和信息化時代的到來，高等學校作為科學技術進步的主陣地，大力發展信息化管理和信息化建設是必然趨勢，高校信息管理工作水平的整體提升取決于各二級學院等基層單位信息管理工作的建設情況。加強信息管理隊伍建設是學院信息收集、加工、集成、上報的基礎，構建多功能網絡信息管理與服務平臺是學院信息傳播、宣傳、服務的有效手段，完善管理制度并形成長效機制是學院信息管理工作持續發展的需要。高校學院必須與時俱進，根據社會對辦學的需求及高校發展規律，不斷研究、創新信息管理工作的方法和途徑，為促進高校人才培養、科學研究、社會服務與文化傳承創新的發揮奉獻力量。

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