城建檔案管理的有效措施分析

【摘 要】城市規劃、城市建設及其管理是一項復雜的系統工程，要保障這個系統工程的正常運行，必須依據城建檔案。本文分析了城建檔案管理工作中存在的主要問題，提出了加強城建檔案管理的有效措施。

【關鍵詞】城建檔案；管理；有效措施

一、城建檔案管理工作中存在的主要問題

（一）不建檔：不建檔的違法行為是指依法應建立檔案工作的機關.團體.企業事業單位，違犯《檔案法》的規定，長期不建立檔案的行為。例如有些單位的文件材料以及許多重要的合同.批件，基本辦上散存在部門甚至個人手中，可能出現為了查找一份文件.合同，在公司上下到處尋找，.也未必能查到的情況，給工作造成不利影響和損失。不建檔違法行為的易發區一般出在那些嚴重缺乏檔案意識和法制觀念的領導人所在.所轄的單位。產生原因是那些單位的領導人不了解或不承認城建檔案和檔案工作在國民經濟建設.改革開放中的獨特作用，將其視為可有可無的事情，甚至當作累贅，在工作安排上列不進計劃.擺不正位，在人力.財力上缺乏必要的投入，致使單位長期不能建檔。此行為恰好發生在檔案工作的源頭環節上，對檔案工作的危害是全局性的，影響是長期深遠的。檔案工作一旦失去了建檔這個大前提，那么檔案的管理.保管.利用.開發等所有后續環節都無從談起，不但使當前工作受影響，而且使單位歷史留下不可彌補的空白。

（二）接收難：在現階段，接收移交難的問題同樣存在。《檔案法》第十一條規定，機關.團體.企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案。《城市建設檔案管理暫行規定》第七條也強調，凡在城市規劃區范圍內進行建設的各機關.部隊.院校.團體.企業事業單位都應按照本規定管理好本單位形成的城建檔案。各省市也都制定了本區域的城建檔案管理辦法，規定了向城建檔案館報送檔案的內容。如果這些規定都得以切實實施，那么就不存在“接收難”的問題，也不會使城建檔案館館藏不豐富.門類不齊全.結構不合理。目前的事實是，城建檔案管理的現狀與規定相距甚遠，全國沒有一個館能按這些規定把應接收的檔案全部如數進館，影響了各館更深入的開展編研.利用等工作。

（三）檔案資料保全不到位：這種違法行為和事故產生的主要原因是單位領導對檔案安全不重視.不負責。他們把檔案長期存放在不符合“七防”要求的險惡環境中，麻痹大意，心安理得。甚至在出現安全隱患和事故苗頭之后，仍不采取補救措施，聽之任之。檔案人員嚴重失職，對檔案庫房不檢查，不防護，甚至違章操作，終于釀成大禍。違反檔案安全保管制度造成檔案損害的違法行為發生在檔案保管.防護環節上，對檔案安危構成了直接威脅。違反檔案安全保管制度的行為不一定立即引發毀壞檔案的重大事故，但卻埋下了安全的隱患。

二、加強城建檔案管理的有效措施

（一）立足于法制，搞好建章立制工作：改革開放以來，黨和政府有關部門十分重視城建檔案管理工作，先后頒布了多部法規用來規范檔案管理工作。法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識.科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。

（二）確定改革的思路，使城建檔案管理工作可持續發展：發展與改革是當今世界的兩大主題，要發展就必須改革，而改革的目的是為了發展。檔案管理工作作為社會大系統中的一個子系統，是整個社會機體的重要組成部分，它必須與社會建立起共存.互助和協調的關系。因此，檔案管理工作的可持續發展必須走改革之路，或者說改革是檔案管理工作可持續發展的推動力。對于檔案管理工作來說，其改革的成敗更在于陳舊的與現實不相適應的觀念能否得到更新，即能否把計劃經濟體制下形成的思想觀念轉變為與社會主義市場經濟體制相適應的思想觀念，其中法制觀念.服務觀念.公關觀念.效益觀念.大檔案事業觀念等是亟待確立的。

（三）實行標準化.規范化的工作程序和方法：第一，全面普查館藏案卷，存粗取精，這是實現檔案管理標準化.規范化的第一步工作。因為一般的檔案館由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在一些無查考價值的文件，所以，首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。第二，重新組合案卷，實現案卷規范化。將那些組卷過厚.內容混雜的案卷進行重新組卷。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼.無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工.填寫，以保證館藏案卷更加規范。第三，規范題名，保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索的查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。

（四）提高綜合素質，探索管理新思路：運用科學的管理方法使檔案管理日趨完善，達到最優化，這要靠掌握現代化技術和管理方法的檔案專業人員來實現。作為新時期的城建檔案工作者，不能滿足于現狀，應主動.積極地提升自己的業務理論知識.相關科學文化知識和檔案學知識。第一，要求檔案人員樹立堅定的事業心和兢兢業業的工作作風。檔案工作雖然是一項默默無聞的工作，但又是一項不可或缺的工作，更具有一定的保密要求，檔案工作者要盡職盡責.一絲不茍地做好工作。做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學利用。第二，要加強學習業務技術和各級檔案專業刊物，清楚檔案管理的法律法規，及時貫徹落實有關檔案管理的新規定，執行新規范，按照新要求去工作。另外，還應密切注意國內外檔案工作的發展動態，借鑒先進的管理經驗和技術，不斷提高管理水平。第三，提高檔案人員素質是搞好城建檔案管理工作的基礎。要求檔案人員具有良好的綜合素質，相當的文史知識，較好的語言表達能力和文字寫作能力以及相當的外語水平。

總之，要想做好城市建設管理工作，就必須充分重視和合理利用各種城建檔案資料。城市規劃.城市建設及其管理是一項復雜的系統工程，要保障這個系統工程的正常運行，必須依據城建檔案。充分發揮城建檔案作用，必然會促進城市規劃.城市建設和管理的發展。一個現代化的城市，妥善收集，保存完整.準確和系統的城建檔案，不僅是科學建設和管理城市的必要條件之一，還具有一定的歷史意義，更是提高科學管理水平的一項必要措施。

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