探析電子政務建設與檔案信息資源共享

【摘 要】技工院校要想實現辦公的信息化、網絡化和規范化，必須要采用現代的技術手段來實現電子政務建設與檔案信息資源的優化整合與共享，本文主要分析了技工院校在電子政務建設與檔案信息資源共享所存在的問題，然后就如何實現電子政務建設與檔案信息資源的共享提出了自己的一些建議。

【關鍵詞】電子政務；檔案信息；資源共享

電子政務是信息技術與現代管理體制的有機融合，其本質是以網絡為工具，以用戶為中心，以應用為靈魂，以便民為目的的現代化政府管理模式。1隨著科學技術的不斷發展，電子政務就顯得越來越重要，作為技工院校的行政管理部門，絕不能讓電子政務僅僅停留在表現形式上，而更應該體現在它所特有的為廣大師生、家長、社會提供實用的信息和服務的功能上，從而最終實現技工院校管理模式的辦公自動化、管理信息化和決策科學化。但目前我國大多數技工院校在電子政務信息資源方面存在著一些突出的問題，例如信息內容少、信息質量不高、信息流通慢等問題，要想解決這些問題，最直接有效的途徑就是實施電子政務建設與檔案信息資源共享，從而使技工院校的檔案管理工作盡快走上教育電子政務的軌道。

一、技工院校電子政務建設與檔案信息資源共享存在的問題

（一）缺乏信息資源共享的意識：目前，大部分技工院校有建有自己的檔案信息管理系統，有些學校在檔案工作信息化方面已經取得了突出的成績，但是一個共同的問題就是普遍缺乏信息資源共享的意識，院校之間不能夠很好溝通，相互隔絕，這與當前教育電子政務要實現辦公自動化、網絡化，實現管理信息、科研數據和教學資源的跨時空交流和共享的目標是相違背的。例如，學生的基本檔案信息數據庫是一個從進校到畢業的完整記載的過程，而學校學生處、招生處、教務處、黨辦、團委、就業指導中心等部門都具有學生某一方面的檔案信息數據，但是由于校內各部門管理職能的差異，他們的檔案信息資源很難實現彼此之間的共享。

（二）缺少必要的資金作為保障：技工院校電子政務建設要想與檔案信息資源實現共享，必須要有充足的資金作為保障，但是目前，大多數技工院校在檔案建設方面的自己主要來源于學校，缺少其他渠道的資金來源，這不僅嚴格制約了檔案軟、硬件的及時更新和引進，而且缺乏必要的技術支持來實現與電子政務建設的整合與開發利用。

（三）專門技術人才十分匱乏：要想實現技工院校電子政務建設與檔案信息資源的共享，不但要有學校統一的規劃和有效管理，不但要有必要的資金作為保障，而且必須要有一批專門的技術人才作為保障。隨著學校檔案管理工作信息化的不斷實現，這要求檔案管理工作人員不能再采用傳統的單純依靠人工操作的模式，而應該是網絡時代的信息資源導航員。而要想把電子政務建設與檔案信息資源進行有效的優化整合與開發利用，必須要有網絡技術能力強、信息處理能力強和綜合專業表達能力強的高科技人才才能勝任，但目前大多少技工院校都缺少這樣的人才。

二、如何實現電子政務建設與檔案信息資源的共享

（一）提高信息資源共享意識：技工院校電子政務建設的主要目的就是為廣大教職員工、學生、家長和社會提供有效的信息服務，從而更好地促進學校持續健康發展。隨著我國改革開放的不斷發展和科學技術的日益進步，大多數學校的行政和檔案管理部門的的信息資源共享意識已經有了較大程度的增強，電子政務建設已經由“管理型”向“管理服務型”逐步發生轉變，但是受到傳統管理體制和傳統“重藏輕用”的檔案管理觀念的影響，電子政務建設與檔案信息資源共享的意識仍然有待進一步加強。這就要求行政人員和檔案工作人員進行大力宣傳，通過各種途徑來提供人們的信息資源共享意識。

（二）加強學校各職能部門之間對于信息資源共享的組織協調：要想實現電子政務建設與檔案信息資源的共享，必須要組織協調好學校各職能部門之間對于檔案信息資源的合理配置、優化整合及開

發利用。首先，應該從整體著眼，制定出技工院校電子政務資源與檔案信息資源的整合與開發使用、共建共享和發展方向的規劃目標。其次，就是要讓電子政務工作人員和檔案管理工作人員進行相互交流與合作，彼此熟悉對方的工作方式和相關專業知識，懂得把電子政務建設和檔案管理相互融入到彼此的工作之中，最終實現學校行政辦公和檔案管理的信息化、自動化和網絡化。

（三）構建功能齊全、資源豐富的數據庫：電子政務建設要想和檔案信息資源實現有效的共享，前提條件就是要構建功能齊全、資源豐富的數據庫，在進行數據庫建設時，方式和方法是多樣的，我們可以在學校現有檔案信息資源庫的基礎之上，來整合擴展學校整體的檔案信息中心數據庫；我們可以把學校的科研成果數據庫、圖片資料庫、名人數據庫等具有獨特內容的數據庫進行有效的開發和組建，從而形成學校獨具特色的數據庫；我們可以把歷史事件數據庫、紀念日數據庫、大事記數據庫等諸如此類的檔案信息資源進行深層次的挖掘、加工和整理，從而形成一個個專題系列的檔案信息資源數據庫；我們也可以直接從校外引進或直接利用比較優秀的現成的數據庫，來補充和充實本校的信息資源數據庫。

（四）進行網絡平臺和應用系統建設：技工院校在構建功能齊全、資源豐富數據庫的基礎之上，應該著力進行網絡平臺和應用系統建設，從而使檔案資源信息能夠真正教職員工教學服務，同時能夠真正實現學校辦公行政業務的自動化、信息化和網絡化。我們可以建立技工院校內部辦公業務網、電子政務專網和公眾信息網等網絡應用平臺，通過這些網絡平臺真正實現檔案信息資源的在線傳輸、交流和共享。

（五）加大投資力度來保障信息網絡基礎性工作的實施：任何工作的實施必須要有資金作為保障，電子政務建設與檔案信息資源共享工作也不例外，因此，學校應該投入足夠的資金來保障信息網絡基礎性工作的實施。但是，學校的力量畢竟是有限的，這就要求我們必須要加大宣傳力度，拓展教育電子政務建設和檔案信息資源數據庫建設的專項資金來源，不論是政府、企業還是個人，只要是能夠爭取的支持，我們都要積極去爭取。

（六）提高從業人員的綜合素質：古往今來，任何事業興衰成敗的關鍵都取決于人才問題，電子政務建設要想與檔案信息資源實現有效的整合和共享，必須依靠一大批既懂電子政務知識又懂檔案管理、信息組織與計算機操作知識的復合型人才才能勝任。但就目前大多數技工院校的從業人員而言，只有極少數的人員才能達到這樣的要求。這就要求技工院校一定要下大功夫、花大力氣對行政人員和檔案管理人員進行教育與培訓，培養他們的現代辦公與電子政務、檔案信息化操作方面的知識和能力，從而不斷提高他們的綜合素質和業務能力。同時，學校應該及時引進專門的技術人才來保障學校能夠向著現代化、信息化、網絡化的方向發展。

總之，電子政務建設與檔案信息資源的整合與共享對于技工院校來說，是一項十分有意義的工作，也是未來學校發展的大勢所趨，我們要從各方面入手，爭取各方面的支持，來加強電子政務建設與檔案管理工作的合作與開發，如果真能實現電子政務建設與檔案信息資源的共享，不僅有利于學校向著信息化的方向發展，而且有利于我國信息化建設水平的提高。

【參考文獻】

[1]中國檔案學會自動化技術委員會：《我國檔案信息化的發展與問題對策》，《檔案學研究》2006 第1期

[2]蔡學美.《我國檔案信息化建設現狀及發展策略》，《中國檔案報》2002年9月5日第3版，轉引自人大報刊復印資料 《檔案學》2003年1期

[3]張佑祥、夏季.《教育電子政務建設與高校檔案管理創新》，《教育信息化》2004 年第 期

[4]吳少平.建我國的電子政府[J].廣東行政學校學報，2000，6.

[5]徐曉林、楊蘭蓉.電子政務導論[M].武漢：武漢出版社，2002

[6]中國檔案學會自動化技術委員會:《我國檔案信息化的發展與問題對策》，《檔案學研究》2006第1期

[7]熊志云.《檔案信息資源的整合趨勢及整合措施》，《檔案學研究》2005年第1期

作者簡介：謝文為（1982—），男，廣東人，本科學歷，清遠市技師學校黨政辦公室副主任，分管文電、文印和檔案管理工作，研究方向為檔案收集及文書歸檔。

【注釋】

[1]譚必勇. 論電子政務信息資源與檔案信息資源的合作共建[J].檔案與建設.2003.7：9