淺析醫院檔案管理

【摘 要】醫院檔案管理是醫院管理的重要組成部分，對醫院自身建設和發展具有重要的作用。目前很多醫院快速發展的步伐與檔案管理工作不相稱，分析普遍存在的問題，如：醫院檔案管理觀念落后、守舊；醫患關系的變化，使病案受到前所未有的重視以及檔案管理創新性不足等，以便采取相應的對策。針對普遍存在的問題，可以考慮相應的對策完善檔案管理工作，如：加強檔案法的學習；提高檔案管理人員的素質；強化病案的規范化建設以及創新醫院檔案管理等。

【關鍵詞】醫院；檔案；管理

醫院檔案是醫院日常工作活動的真實記錄，它是在醫務管理、科學研究、醫療診治、學術交流等活動中形成的具有保存價值的不同形式的文件材料。在現代醫院管理中，檔案管理作為醫院管理的重要組成部分，在為領導決策提供依據和參考，為科研工作提供技術和借鑒，為維護單位利益提供條件和保障，為社會提供全方位的優質服務方面都發揮了重要作用。因此，加強醫院檔案管理非常必要。近年來，隨著檔案管理體制的改革和檔案工作“達標升級”的開展，醫院檔案管理從根本上有所加強，但仍無法同日益發展的醫療、教學、科研工作相適應，普遍存在一些問題，亟待加強。

一、醫院檔案管理中存在的問題

醫院的中心工作是醫療和科研，醫院管理的重點是如何提高醫療技術水平，改善診療條件，為患者提供優質、安全的服務。因此，在醫院管理和建設中重醫療、輕檔案的現象比較嚴重。主要表現在以下幾個方面:

（一）觀念陳舊，檔案管理意識淡薄

檔案管理是醫院管理的重要組成部分，不僅涉及到醫院本身歷史發展的全貌，更關系到人民群眾的身心健康和醫學科學的發展。雖然近年來檔案界對檔案利用產生的社會效益和經濟效益進行了廣泛的宣傳，但是社會公眾對檔案利用效益還是知之甚少，醫院“重醫療、輕檔案”的思想普遍存在，認為檔案管理可有可無，認識不到檔案管理在醫院管理中的重要性和必要性。即使一些醫院進行了檔案的收集、整理和保管，檔案信息資源開發利用率也不高，僅僅局限于坐等上門提供借閱、復印等的被動式服務，許多珍貴的檔案被束之高閣，體現不出任何價值，失去了管理的意義。

（二）格局混亂，各門類檔案分室保存

醫院檔案大體分為黨政文書、醫療、人事、財務、設備、科研、基建、音像、病案等。雖然各醫院都按照檔案管理目標的要求成立了綜合檔案室，實行統一管理，但由于沒有一套科學統一的醫院檔案管理制度和方法，在實際檔案管理工作中往往是各行各的，有些部門為使用方便，不愿及時移交自己保管的檔案材料，甚至將日常工作中形成的某些檔案材料據為己有，人為地造成檔案材料收集不齊全、不完整，形成一個單位多部門管理檔案的局面，影響了醫院檔案工作的開展，也使各部門之間缺乏必要的協調，造成人力、物力、財力的浪費，很大程度上制約了醫院信息管理整體水平的提高。

（三）知識缺乏，專業人員素質偏低

目前很多醫院檔案管理人員一般是來自臨床或其他非檔案管理專業，理論水平、業務能力、文化程度等方面參差不齊，與信息時代發展的要求相差懸殊。另外，不少醫院在人才培養中較為重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的繼續教育沒有納入計劃和要求，使得許多檔案管理人員的能力水平只停留在傳統的經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新和活力，許多人員不愿意從事檔案管理工作，檔案管理水平低下。

（四）投入不足，基礎設施建設滯后

由于醫院檔案不像醫療、科研、教學研究那樣能夠直接產生社會效益和經濟效益，因此在醫院近期和遠期規劃中對檔案管理、檔案設備的投入等方面考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務同步發展，檔案管理發展相對滯后。此外，經費欠缺、醫療用房的緊張，致使檔案所用辦公室、庫房、閱覽室嚴重不足，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，無法適應新形勢下檔案管理工作的需要，不利于醫院檔案工作的開發和工作效率的提高，不利于醫院檔案的安全保管。

二、加強醫院檔案管理工作的對策

（一）加強學習《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性

大力宣傳檔案工作，使醫院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成。《檔案法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫院管理干部及醫、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。

（二）檔案只能集中統一管理，不能分散管理

運用行政手段和法律手段對檔案進行統一管理，這是建立統一的、科學的檔案工作制度，推行檔案工作標準化管理的基礎。實行檔案統一管理，才能對綜合性醫院檔案進行規范化管理，真正地、充分地發揮其憑證和利用作用。

（三）建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度

促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。各醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

（四）加強培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質

檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等提高業務和知識水平。二是深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。

（五）加大投入，提高配備，實現檔案的現代化管理

加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的重要內容;另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。

綜上所述， 醫院檔案管理工作的重要性日益突出；社會發展的新形式也對醫院的檔案管理工作提出新的要求。本文就檔案管理中存在的普遍問題以及改善檔案管理提出幾點建議， 如果在工作實踐中得以有效地貫徹落實， 不僅將大大提高檔案資源的開發利用率，而且對醫院檔案管理水平的提高起到積極的促進作用。