電子信息化在事業單位檔案管理的應用

【摘 要】社會已逐步進入電子時代，科技信息技術有了巨大的變化和發展，與此同時給事業單位檔案管理帶來了巨大的挑戰和發展機遇。對于事業單位檔案管理工作而言，檔案管理模式如何轉型，事業單位檔案信息管理的便捷高效化如何實現，已經成為現代事業單位檔案管理工作者所需要認真思考亟待解決的問題。

【關鍵詞】檔案管理；電子信息化；事業單位

事業檔案管理工作是事業單位在運營過程中所必須的一個關鍵因素，其單位發展期間所涉及到的各方面因素都應當要利用檔案管理工作來進行記錄，這是執行運營過程中確保運營過程有所記錄并且便于后期查閱的一個關鍵所在 。隨著市場經濟以及網絡信息化的飛速發展，事業單位檔案管理信息化已經成為計算機科技發展的必然趨勢。因此，為適應社會現代化需求，充分開發事業單位檔案信息資源，已經是必然的。

一、事業單位檔案管理的特征

（一）具備保密性：事業單位是我國為社會公共服務 的機構，通常情況下都是國家來執行建立，雖然說這類機構并沒有和政府之間有著直接的聯系，但是其中所存放的大量檔案信息為各個機關部門提供了良好的檔案管理依據。事業單位在進行檔案管理工作的過程中，涉及到了多個方面，并且還包含了國家的機密文件，在這樣的情況下，確保事業單位的檔案管理機密性較高，最大限度的避免機密文件泄露的可能性。

（二）具有公共服務的特性：事業單位是由國家進行建設的組織機構，通過這部分組織機構能夠起到對各類型文件檔案進行保存的作用，同時，也是對于社會上各種信息進行收集的一種感覺方式。當大量的信息存在于社會市場的過程中，其本身并不會直接參與到資源的調配工作中，這也就直接使得檔案管理機構的存在，能夠幫助相應的資源進行調配。因此，事業單位本身并不具備任何的營利性質，那么這部分事業單位就能夠直接為社會提供無償的信息查詢服務、借閱服務等，主要以為社會服務來作為核心理念，從本質上來說，該單位機構自身具有著公共服務的特性。

二、事業單位檔案管理面臨的問題

（一）檔案管理制度不健全：完善的檔案管理制度體系之中，包含了檔案的保管、利用、保密、人員職責、 鑒定、監督、消防、安全等多個方面的制度內容，并且在檔案管理的各個下屬制度之中，依然還要進行更加細化的規定，才能夠使得使得其中所有責任以及探索工作都能夠得以落實。但在實際執行的過程中，由于我國本身事業單位檔案管理工作的應用時間就較晚，并且社會環境所涉及到的環境也在越發復雜化，沒有得 以重視，這直接對于整個事業單位檔案管理制度的制定缺乏一定的完善性。

（二）檔案管理人才缺乏：檔案管理工作在實際執行的過程中，涉及到了較多的專業性以及復雜性內容，必須要有豐富經驗的檔案管理人員，才能夠完善的進行處理，較好的完成這項工作。但就我國當前事業單位檔案管理人員調查來看，其中所呈現出的檔案人員流動性超出了正常范圍內，這直接導致檔案管理所必須的專業性要求被忽視， 大量沒有深厚檔案管理經驗的人員來從事這項工作，也就無法達到相應的目的， 從而也直接導致檔案管理工作所應起到的效果無法達到。

三、電子信息化的檔案管理方式的特點

（一）檔案在使用和查詢方面的優勢：作為事業單位的重要組成部分的事業單位檔案信息化建設。如何正確而高效地管理和運用這些資源，實現儲存與運用，提高資源的共享性，已經成為檔案使用和查詢方面所需要考慮得問題。而傳統的檔案在使用和查詢方面存在著許多問題，諸如紙張老化，手續相當復雜等問題。為了能夠極大地提高了檔案資源的利用率，簡化檔案使用的流程，信息化檔案管理在使用和查詢上都會發揮著極大的作用

（二）檔案存儲環境方面的優勢：以紙質為媒介、以人工錄入為方式的傳統的檔案記載，紙張極易變薄變脆，給信息資源采集、存儲、管理等諸多工作帶來極大的困難。而信息化的檔案管理工作，可以建立電子、網絡平臺，電子錄入的方式有利于加強信息的管理，從本質上改變了檔案信息管理的方式和途徑。檔案可以存儲到電子磁盤中，檔案所占的空間較小，便于儲存和信息管理。對于存儲環境的要求也越來越低，因此信息化管理的滲透，必然也證明了紙質化管理所帶來的一系列的弊端。從檔案存儲環境方面而言，信息化的檔案管理作對環境要求不高，有利于儲存工作的開展。

四、事業單位電子信息化建設

（一）加快硬件建設：良好的儲存容量足夠大的備份硬件，對于信息的錄入和儲存等諸多工作的開展和進行，都是很重要的。一般來說，現代檔案管理為了有效的保存檔案資料，一般都應該采用性能穩定的、受外界破壞不強的硬件設施，同時，這也是當代事業單位檔案管理部門所必備的。而完善硬件建設，加大資金投放力度，不僅僅有利于檔案工作的管理，更是可以推進有效的保存檔案資料。將高水平電子信息技術滲透到檔案管理工作中，充分發揮電子存儲的重要性，對于整體資料的儲存和管理具有重要的意義。

（二）提升軟件開發：在現代事業單位檔案管理工作中，僅僅依靠硬件設施的建設是遠遠不夠的，為推動檔案信息化協調發展，事業單位必須要注重檔案信息化系統的可擴展性和靈活性，制定檔案管理信息化的總體規劃加強重視檔案信息化建設，充分考慮事業單位實際的人才信息需要，努力構造一個符合經濟發展要求的網絡管理模式，并做到開發完善檔案管理工作所需的硬件設備與開發好適合本事業單位檔案管理的應用軟件工作同步進行，互相配合符合整個事業單位的實際發展需要，以提高事業單位檔案信息化水平和程度以及工作效率。

（三）提高人員素質：檔案管理人員的素質能力直接關系到檔案管理工作能甭順利開展，所以，努力提高檔案管理人員的素質和能力，對于現代檔案管理的電子信息化建設是極為重要的。由于檔案管理是一項綜合性非常強的工作，對管理人員的要求也比較高，檔案管理人員要具有豐富的檔案管理知識和技能。

（四）完善平臺建設：完善現代事業單位檔案管理的信息平臺建設，應該著力建立檔案數據庫，打造信息開發利用的基礎數據，并開展檔案咨詢服務。檔案信息數據輸人是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快檔案信息數字化的進程。同時，在一定程度上攀升檔案信息資源體系。一是建立行業檔案信息資源體系，集中本部門和行業檔案資料，對檔案信息進行整體開發、綜合管理，形成檔案信息龍頭產品，為某一單位和行業服務；二是建立地區綜合檔案信息資源體系，以地市級為中心，輻射各縣、市 、區，形成資源共享的格局，體現經濟的區域性，以利用檔案信息的整體開發，統一運用；三是建立國家檔案信息資源體系，形成全國信息開發利用網絡，以利于提高檔案信息開發國際問題的經濟效益和社會效益。