強化建設工程檔案質量管理

【摘 要】加強建設工程檔案資料的收集、整理、編目、保管、利用等每個環節工作，做到工程歸檔材料質量良好、完整規范、系統配套。

【關鍵詞】建設工程檔案；質量；管理

建設工程檔案是隱藏的建設工程，是建設實體的內在真實反映。如何才能保證建設工程檔案的完整性、原始性、真實性。必須采取有效措施，加強監管，明確責任，把握關鍵，確保質量。

一、強化法規意識

《建設工程檔案管理條例》、《城市建設檔案管理規定》，《重大建設項目檔案驗收辦法》、《鐵路建設項目檔案驗收辦法》等法律法規的相繼出臺和建設工程竣工備案辦法的實施，為建設工程檔案質量的提升和依法、高質收集保管建設工程檔案提供了法律法規和政策依據。檔案管理部門要加強對工程設計、建設、施工、監理等參建單位人員的檔案法律、法規、標準的宣傳教育工作，提高全社會的檔案意識和法律意識，做好建設工程檔案工作的自覺性。

二、明確編制責任

建立和完善建設項目檔案工作機構和檔案管理網絡體系，制定檔案工作領導責任制和各級崗位責任制，工程開工建設時，應由建設單位牽頭組織建立由參建單位組成的工程檔案管理工作領導小組，成立以建設單位總工程師為組長、工程部負責人為副組長，設計、施工、監理、咨詢單位項目負責人為組員的項目檔案管理工作小組。設計、施工、監理單位工程技術人員配合部門檔案管理員，與工程建設同步做好文件、資料的編制、移交工作。建設單位檔案管理部門負責檔案的指導、培訓、接收工作，做好組織、協調、檢查和指導項目檔案收集整理工作。竣工圖的編制必須有施工單位完成，要規范嚴謹，對施工變更要及時標注，說明依據和原因，嚴禁施工后補繪，更不允許其它人員進行竣工圖的編制。

三、把握關鍵環節

工程建設文件和資料的收集要遵循工程建設的規律和特點，分三個階段，工程準備階段、施工建設階段、竣工驗收階段。

（一）工程準備階段，工程基礎設施建設前期檔案也叫工程準備階段文件，是指工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的文件材料。前期檔案是工程項目檔案的重要組成部分，是工程建設的憑證性和基礎性文件材料，是一個主體單位永久保存的法律原始性憑證。只有規范前期檔案管理，明確歸檔范圍，保證前期檔案的齊全、完整，才能為主體工程檔案管理打下良好的基礎，才能保證國有資產的完整。

（二）施工建設階段，項目建設單位對工程基礎設施建設檔案工作實行統一管理，對本單位各部門和設計、施工、監理等參建單位進行有效的監督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排布署下步工作。強化過程控制將工程檔案管理工作逐項明確責任人，定職定責，從項目施工初期就加強項目檔案工作標準及規范的貫徹落實，注重檔案業務培訓，組織參建單位相關人員就項目檔案工作的文件和標準等進行學習和掌握，邀請檔案專業人員進行授課、指導，有效強化工程檔案管理基礎工作，切實提高參建單位的檔案管理水平，積極做好項目檔案的收集和整理，做到檔案收集、整理與工程建設同步。

（三）竣工驗收階段，把項目檔案工作貫穿于施工、竣工驗收的全過程，認真審核開工、隱蔽工程、原材料、試驗、合格證、檢查證、檢驗批、分項、分部及單位工程的資料，工程部門梳理檢驗批所需符合要求的表格數量和樣式，收集施工記錄和施工臺賬等相關資料確保按時完成竣工文件。要求各參建單位明確項目檔案管理組織機構、各部門及技術負責人、資料管理員和施工現場技術員等相關人員的職責，督促、解決原始資料的收集、整理、匯總和竣工資料的編制中存在的疑難問題，認真抓好檔案整理、歸檔、移交工作。嚴格質量管理，歸檔要完整規范。重點突出“七審”即審文件是否為原件；審文件的簽名、蓋章手續是否齊全、完整；審文件中的數據是否存在涂改現象；審文件是否存在不耐久字跡現象；審竣工圖的編制是否符合規范；審聲像和電子檔案是否規范和能有效使用。不符合規定和要求的，必須整改，直至達到要求方可接收歸檔。

四、確保案卷質量

嚴格按照檔案標準和要求，強化竣工檔案歸檔范圍、案卷質量要求及組卷原則，嚴把歸檔文字材料的排列順序、圖紙的折疊方法、案卷標題質量關，案卷目錄、卷內目錄、移交目錄及備考表的具體填寫要正確規范，做好建設工程檔案資料的收集、整理、編目、保管、利用等每個環節工作，工程歸檔材料質量良好、完整規范、系統配套。

隨著我國經濟發展的不斷加快，對建設工程檔案提出了更高的要求，管理好、使用好建設工程檔案成為擺在面前的一個重要問題，這就充分顯示出工程檔案管理的重要性，檔案管理人員應該解放思想，轉變觀念，加強自己的專業素質，提高工作業務水平，對檔案管理工作認真負責，強化工程檔案管理質量，發揮檔案在工程建設中的重要作用。