配件管理系統需求分析

【摘 要】現代優秀的企業軟件都是集中信息技術與先進的管理思想于一身，成為現代企業的運行模式，反映時代對企業合理調配資源，最大化地創造社會財富的要求，成為信息時代生存和發展的基石。而企業軟件在實現車間各項工作信息化、無紙化的同時，一定要對車間各項工作進行促進，在軟件系統投入使用后見到效益。本文主要討論了根據機修車間現實情況對配件管理系統的需求進行分析，設置配件管理系統科學合理的KPI，對車間KPI進行分解和量化，從而保證配件管理系統達到效用。

【關鍵詞】配件管理；需求分析

隨著企業向市場化的深入，對企業經濟效益提出了更高的要求，近年來，集團公司對廠成本控制有了更加嚴格的要求，而配件材料的消耗一直是企業生產成本的重要部分，廠、車間都在加強材料配件的管理工作，然而，配件繁多，需要記錄的信息太多，而配件的消耗都運行于動態，配件提報的準確性無法保證，統計工作繁重重復，急需一套配件管理系統來解決現今配件管理工作中所存在的問題。然而由于企業管理、設備的特殊性，商品化非定制的配件管理系統無法滿足實際要求，必須找出現有配件管理工作中存在的問題，并找到行之有效的解決方法。

一、車間材料配件工作的現狀分析

（一）車間按月提報配件材料計劃，特殊情況下提報臨時計劃1，供應科按車間月度計劃編審進入集團公司通用物資系統進行統一采購2。（二）現今存在的問題有：配件材料計劃的準確性和規范性有待提高；配件材料因提報準確性和規范性存在偏差而無法進入采購流程或因采購難度大等信息的交流與反饋；配件材料未能采購材料計劃的到貨率不高，滯后的現象時有發生；材料配件的驗收工作不規范，材料配件的檢測工具和手段匱乏；急需的配件沒有資金額度選購，部分配件積壓占用資金；車間技術員班組員工對廠材料配件方面的制度規定學習理解不到位，材料計劃提報時存在一定的本位主義；車間與供應科領料單據繁多，車間對于自身年內發生的材料配件計劃缺乏信息化的檢索分析工具。（三）采用配件管理這樣一套軟件系統，規范材料配件的提報，融入管理思想解決現實中存在的矛盾，先僵化后優化的解決材料配件管理工作中所存在的問題。

二、配件管理系統需要完成的主要工作

配件管理工作的內容按其性質可分為以下四類：

（一）配件的技術管理：配件的技術管理是配件管理工作的基礎，主要包括：配件圖紙的收集、測繪、和配件圖冊的編制；各類配件統計卡片和儲備定額等基礎資料的設計、編制工作；配件的法律法規行業規定及安全評價，現場適用性評價等。（二）配件的計劃管理：配件的計劃管理是指從編制配件計劃到配件入庫這一階段的工作，主要包括：年月自制配件計劃，外購件年度及分批計劃，鑄、鍛毛坯件需要量申請、制造計劃，配件零星采購和加工計劃，配件修復計劃的編制和組織實施工作。（三）配件的庫房管理：配件的庫房管理是指從配件入庫到發出這一階段的工作，主要包括；配件入庫檢查、維護保養、登記上卡、上架存放，配件的收、發及庫房的清潔與安全，訂貨點與庫存量的控制，配件消耗量、資金占用額和周轉率的統計分析和控制，配件質量信息的收集等。（四）配件的經濟管理：配件的經濟管理是指配件的經濟核算與統計分析工作，主要包括：配件庫存資金的核定、出入庫賬目的管理、配件成本的審定、配件各項經濟指標的統計分析（主要包括：配件資金周轉率、配件資金占用率、配件儲備資金金額、高價值配件上機率）等，經濟管理應貫穿于配件管理的全過程，同時應根據各項經濟指標的統計分析結果來衡量檢查條件管理工作的質量和水平。

三、提煉配件管理系統的KPI

配件管理系統的宗旨：保證洗煤生產的情況下，科學、合理、經濟的提報配件保障生產。

（一）配件采購的對外要求：1、保證配件質量2、保證配件的價格3、保證配件的柔性4、 保證配件到貨率5、保證配件的服務

（二）配件采購的對內要求：1、保持合理經濟的庫存保障生產的同時，最大化資金使用效率。2、提高配件及材料提報的準確性。3、材料、工器具的領取和發放，廢舊物資的回收利用。

在維護和修理設備時，用來更換已磨損到不能使用或損壞零件的新制件和修復件稱為備件。為了縮短設備修理停歇時間，事先組織采購、制造和儲備一定數量的配件做為備件。備件是設備修理的主要物質基礎，及時供應配件，可以縮短修理時間、減少機損失，供應質量優良的配件，可以保證修理質量和修理周期，提高設備的可靠性。 因此，備件管理是設備維修資源管理的主要組成部分。

配件管理的目的是用最少的配件資金，合理的庫存儲備，保證設備維修的需要，不斷提高設備的可靠性、維修性和經濟性。并做到以下幾點；（1）把設備突發故障所造成的停工損失減少到最低限度。（2）把設備計劃修理的停歇時間和修理費用降低到最低限度。（3）把配件庫的儲備資金壓縮到合理供應的最低水平。

4、對材料消耗進行統計、分析和預測功能5、對配件及材料消耗的控制6、根據工作任務分配材料及配件，為成本核算提供依據。

四、配件管理系統的KPI和實現方式

（一）設置規范的用戶字典提高計劃提報的準確性；（二）強制字段的完整性保證計劃提報的規范性；（三）增加備注字段適應計劃提報的靈活性。（四）增加配件單價字段，保證材料提報時的價格敏感性和保證額度不超限。

五、功能實現

（一）配件查詢：用于查詢配件材料的庫存，可以查詢總庫存和車間庫存及配件到貨情況。（二）配件調撥：用于將一個倉庫的配件轉移到另一個倉庫，內容包括編號、源部門、目標部門、貨號、數量、單價、合計金額、調撥日期、制單人、調貨原因等。（三）庫存盤點：用于管理企業的庫存盤點工作，將實際盤存的配件數量輸入計算機，計算機自動與數據庫中的庫存數量進行核對并產生盤盈盤虧統計信息。（四）報損報溢：用于管理企業配件庫存的上限和下限，當配件庫存的數量超出指定的范圍時系統可以自動報警，內容包括序號、倉庫號、貨號、上限、下限、最佳存量、備注等。（五）庫存上下限報警：根據當前庫存和指定的庫存上下限自動列出低于下限或高于上限的配件，并可以直接根據最佳存量直接生成采購訂單。（六）歷史查詢：用于查詢各種轉庫、盤點、損益的歷史數據。

六、配件管理需求分析的創新點

（一）以生產為中心，確定設備所屬工藝流程，進而分析設備重要程度，并賦予不同的權值（5分，非常重要；3分，重要；1分，一般）（二）對配件和設備之間的關系進行樹形展開，保證配件的完備性，配件為元配件（在先有技術條件下可更換的最小單位的配件，為設備配件分解樹的葉子）（三）配件的通用性鑒定：標準配件或非標準配件。（四）充分利用配件的通用性降低庫存。

六、結論

軟件系統的成敗不在于將原有工作信息化，而是要運用先進的管理思想和科學合理的考核指標來體現的，以此為宗旨開展需求分析，保證項目成功。

【參考文獻】

[1]MBAlib

[2]PowerBuilder數據庫開發經典案例

[3]廠關于材料配件方面的相關文件

注釋：[1]因計劃上報流程、加工周期限制，進口件需提前6個月、普機配件需提前2個月提報計劃；要求用料單位月度計劃在20日前提報次月月度計劃，資金量以供應部下達月度材料費資金的80%提報，需分管廠領導簽字。臨時計劃在當月10日前提報，資金量以供應部下達月度材料費資金的20%提報。

[2]附：通用物資明細如下（一 電氣材料1、交聯電纜2、控制開關3、通訊電纜4、塑力電纜5、橡套電纜；二輸送帶；三鋼材（含鋼軌、磁鐵礦粉）；四計算機及外部設備；五裝載機配件、轉運車配件、推土機配件、叉車配件；六柴油、潤滑油、潤滑脂；七所有進口設備零配件）。