煤炭企業(yè)加強(qiáng)兼職檔案人員隊(duì)伍建設(shè)的思考

【摘 要】隨著檔案數(shù)字化、信息化進(jìn)程的發(fā)展，煤炭企業(yè)檔案工作面臨很大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作不再是“看攤守業(yè)”，而是集自動(dòng)化歸檔、數(shù)字化加工、分類檢索、在線服務(wù)利用、編研開發(fā)等一體的系統(tǒng)工程。然而無論檔案工作如何發(fā)展，檔案收集歸檔永遠(yuǎn)是工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，也就是必須要有這些面對新挑戰(zhàn)的專業(yè)人才。因此，培養(yǎng)高素質(zhì)、高技能的兼職檔案人員隊(duì)伍是新形勢下檔案工作的首要任務(wù)。本文對當(dāng)前煤炭企業(yè)檔案人員隊(duì)伍的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上對加強(qiáng)兼職檔案人員隊(duì)伍建設(shè)談了一下自己的觀點(diǎn)，以供參考。

【關(guān)鍵詞】煤炭企業(yè)；兼職檔案人員；隊(duì)伍建設(shè)

一、煤炭企業(yè)檔案人員隊(duì)伍現(xiàn)狀

近期，隨著煤炭行業(yè)持續(xù)低迷，減人提效是企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的必然措施，煤炭企業(yè)檔案人員也隨之出現(xiàn)了不同的問題：一是在人員配備上，受企業(yè)減人提效的影響，專職檔案人員少之又少，大部分都是兼職檔案人員，并且兼職不加薪，沒有津貼補(bǔ)助，很難調(diào)動(dòng)工作積極性；二是在觀念上追求個(gè)人利益和豐富多彩的生活，不甘檔案工作的枯燥乏味；三是在業(yè)務(wù)上缺乏敬業(yè)精神和鉆研業(yè)務(wù)的干勁，工作應(yīng)付，不思進(jìn)取；四是因工作需要，兼職檔案人員流動(dòng)性大，業(yè)務(wù)水平很難提高；五是部分檔案人員檔案意識和能力差，還不能滿足新形勢下現(xiàn)代化檔案管理的需要。

二、兼職檔案人員隊(duì)伍建設(shè)的重要性

企業(yè)檔案是企業(yè)的重要資源，能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營活動(dòng)提供服務(wù)，尤其煤炭企業(yè)涉及重要的地質(zhì)勘探資料、征地補(bǔ)償協(xié)議和工程檔案等等，檔案管理的好壞直接關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、安全發(fā)展。 由于煤礦礦井建設(shè)期長，檔案資料時(shí)間跨度大，種類復(fù)雜，單靠專職檔案員是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，再加上一些工程施工單位多，建設(shè)單位管理人員變動(dòng)，缺乏檔案管理專業(yè)知識，很有可能造成工程歸檔資料不完整，不規(guī)范，不全面。 因此要通過掌握煤炭企業(yè)檔案的特點(diǎn)，分析資料在使用、保管過程中存在的問題，制訂相應(yīng)措施，加強(qiáng)檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，努力培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。讓他們成為既懂工程專業(yè)技術(shù)知識，又懂檔案管理的綜合素質(zhì)管理人員。培養(yǎng)他們的工作責(zé)任心，充分認(rèn)識檔案管理的重要性，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。為做好企業(yè)檔案工作打下堅(jiān)定基礎(chǔ)

三、加強(qiáng)兼職檔案人員隊(duì)伍建設(shè)的措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，支持兼職檔案人員工作和生活

首先由檔案部門組織做到檔案工作與單位年度工作同安排、同總結(jié)、同考核。成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并根據(jù)人員工作變動(dòng)及時(shí)調(diào)整，確保工作的連續(xù)性；其次，充分利用宣傳欄、廣播、網(wǎng)絡(luò)、召開專題會(huì)議等方式方法，不斷加大《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)的宣傳教育，切實(shí)提高職工的檔案法制意識；第三，從實(shí)際出發(fā)，切實(shí)關(guān)心兼職檔案人員的工作和生活，對其工作和學(xué)習(xí)情況進(jìn)行摸底調(diào)查，及時(shí)幫助解決問題，給予一定的物質(zhì)和精神鼓勵(lì)，體現(xiàn)企業(yè)對員工的關(guān)愛。

（二）履職盡責(zé)，檔案部門做好日常督導(dǎo)服務(wù)

檔案部門只有認(rèn)真搞好歸檔工作，將檔案收集齊全才能更好地提供服務(wù)。然而做好這項(xiàng)工作就要依靠全體的兼職檔案員的共同努力。

首先，提前動(dòng)手，突出一個(gè)“早”字。早謀劃、早發(fā)現(xiàn)問題早解決，工作打出提前量，每年在年初及早啟動(dòng)歸檔工作，下發(fā)歸檔通知、要求及參考資料，給兼職檔案員充分的時(shí)間，這樣收集工作才能協(xié)調(diào)，才能保證檔案收集齊全；其次，主動(dòng)指導(dǎo)，突出一個(gè)“勤”字。建立檔案部門與兼職檔案員定期聯(lián)系點(diǎn)制度，勤指導(dǎo)，及時(shí)了解各單位、各部門檔案工作的實(shí)際問題，協(xié)調(diào)好與各單位的關(guān)系。調(diào)動(dòng)兼職檔案員的工作積極性。第三，移交把關(guān)，突出一個(gè)“嚴(yán)”字。嚴(yán)格依據(jù)國家檔案工作的法律法規(guī)和年度文件材料立卷歸檔的要求，移交把關(guān)不走過場，對照標(biāo)準(zhǔn)逐條檢查，保證歸檔工作的質(zhì)量。對不合格的單位及時(shí)提出整改措施，消滅不合格盲點(diǎn)，培養(yǎng)兼職檔案工作人員形成工作的主動(dòng)性、自覺性、規(guī)范性。這樣就夯實(shí)了一年一度的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，為開展檔案的開發(fā)利用和搞好服務(wù)工作創(chuàng)造了有利條件。

（三）突出選撥，提高兼職檔案人員的業(yè)務(wù)能力

檔案工作是一項(xiàng)繁瑣、枯燥且需要細(xì)心、耐心才能做好的工作，尤其隨著OA辦公系統(tǒng)使用、CAD制圖應(yīng)用、數(shù)字化加工等新技術(shù)的應(yīng)用，因此首先要選擇大專以上學(xué)歷，綜合素質(zhì)高，責(zé)任心強(qiáng)，愿吃苦耐勞的人員從事檔案工作。其次，在煤礦企業(yè)，兼職檔案員的選擇還要側(cè)重專業(yè)技術(shù)人員，他們是掌握一手資料的關(guān)鍵人，并且在技術(shù)資料保管期限劃分和整理篩選過程中比較專業(yè)，同時(shí)也是檔案利用率較高的人群。他們更懂得技術(shù)資料在日常工作中所發(fā)揮的價(jià)值和作用。

各基層單位是檔案形成的重點(diǎn)部門，并且所形成的檔案種類繁多且各具特色，因此本著按需施教，學(xué)用結(jié)合的原則，對兼職檔案人員進(jìn)行定期上崗培訓(xùn)是關(guān)鍵，一是印發(fā)學(xué)習(xí)資料，將新制度、新規(guī)范進(jìn)行集中學(xué)習(xí)討論；二是聘請上級或?qū)I(yè)檔案管理人員進(jìn)行專門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助解決工作中遇到的實(shí)際問題；三是組織兼職檔案員到檔案管理先進(jìn)單位進(jìn)行參觀，學(xué)習(xí)交流，取長補(bǔ)短。同時(shí)，兼職檔案員在崗位變動(dòng)時(shí)，提前安排接手人，手把手交接，保證工作連續(xù)性。這樣才能保證歸檔資料的數(shù)量和質(zhì)量。

（四）完善制度，激發(fā)兼職檔案人員工作積極性

在檔案管理上要堅(jiān)持“工作有標(biāo)準(zhǔn)、工作有人管、工作有監(jiān)督、工作有考核”的原則，依據(jù)《檔案法》和《煤炭企業(yè)檔案管理規(guī)范》，制定《企業(yè)檔案管理辦法》、《檔案人員崗位責(zé)任制》、《三納入、四參加制度》、《檔案收集歸檔制度》、《檔案開發(fā)利用優(yōu)秀服務(wù)成果獎(jiǎng)勵(lì)制度》等等。保證檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循。同時(shí)制定檔案工作考核細(xì)則，加大獎(jiǎng)懲力度。每年進(jìn)行一次年終總結(jié)評比，評選年度兼職檔案先進(jìn)工作者，并且在工資收入上按照技術(shù)職稱享受同等待遇，以此促進(jìn)兼職檔案人員工作的持續(xù)發(fā)展。

綜上所述，企業(yè)檔案是企業(yè)的一種重要資源，能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營活動(dòng)提供服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高，但在實(shí)際中企業(yè)檔案的作用并沒有充分顯現(xiàn)出來，企業(yè)檔案發(fā)揮作用的大小，與企業(yè)檔案管理人員的工作質(zhì)量和管理水平密切相關(guān)。因此，加快企業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)是提高企業(yè)檔案管理水平的關(guān)鍵。