加強辦公室信息管理 充分發揮信息資源的作用

【摘 要】隨著世界貿易的擴大，各國的經濟往來也愈加復雜，信息資源成為了重要的的經濟資源，且其重要性依然呈遞增趨勢。本文從加強辦公室信息管理的重要性和必要性、現狀及如何提高辦公室信息管理，進而充分發揮信息資源的作用進行了簡述，以期為信息管理提供有效的方案，從而促進我國企業的飛速發展。

【關鍵詞】經濟效益；經濟資源；收集；加工；反饋

全球經濟的發展和互聯網的廣泛應用，進一步提高了信息的地位。作為經濟大國，我國應對如何加強辦公室信息管理進行更深層次的討論，特別是石油企業，要及時解決信息管理中存在的問題，以便有效利用信息資源，使本企業在世界激烈的競爭中脫穎而出。

一、加強辦公室信息管理的重要性和必要性

辦公室信息管理是指企業為了提升經濟效益，對企業內外部的信息進行收集、處理、儲存、反饋等而進行的工作，是企業提高利潤的重要手段。當然，加強辦公室信息管理，同樣對石油企業的生存和發展有著不可代替的作用。

（一）企業信息管理的特點

1、復雜性。第一，由于信息的來源較多，因此在收集過程中必須考慮多方位因素；第二，信息的更新速度極快，特別是加入世貿組織以后，我國與全球經濟相互促進與制約，錯綜的關系共同構成了影響企業發展的重要因素。從而，企業的信息管理具有復雜性的特點。

2、高難度性。互聯網的發展一方面為信息管理提供了便利，另一方面也加大了信息管理的難度。因為在互聯網下，信息的安全性和真實性不可避免的受到了極大的威脅。因此，企業信息管理具有高難度的特點。

（二）加強辦公室信息管理的重要性

1、加強辦公室信息管理，是企業領導者正確決策的前提。當今社會是信息的社會，企業領導者根據掌握的信息，為企業的運營制定合理的計劃，因此，只有加強辦公室信息管理，保證信息的有效性和可靠性，才能使企業在瞬息萬變的社會中占有一席之地。

2、加強辦公室信息管理，有助于領導者及時發現問題。加強辦公室信息管理，意味著對信息進行高級處理，將有用的信息反饋于企業內部，決策者從而發現企業在運營工程中的不足，并及時解決問題。

3、加強辦公室信息管理，有助于為企業運營提供有用數據。有效的信息管理除了收集、處理、反饋信息，還包括存儲信息，加強辦公室信息管理，對有利于公司發展的信息進行完整儲存，以便為企業在運營過程中隨時查看信息。[1]

4、加強辦公室信息管理，有助于全面地反映職員狀態與意見。高效的信息管理能夠掌握企業職員的現狀和工作狀態，了解其是否能為企業提供價值，并不斷對其進行改進，以促進企業更好的發展。

（三）石油企業加強辦公室信息管理的必要性

近年來，隨著世界貿易的發展和石油資源的廣泛應用，石油企業向著信息化的道路不斷創新和發展，企業間的競爭也愈來愈激烈，因此，石油企業加強辦公室信息管理，推進企業改革和完善勢在必行。

1、信息更新加快的要求。石油企業在石油生產、加工及銷售等過程都必須以掌握最新的信息為基礎，這樣才能保證企業的正常運營，因此加強辦公室信息管理，有效處理隨時更新的信息，保證石油企業的各個環節高效進行。

2、石油企業競爭激烈的要求。由于石油企業國際化程度較高，因此在經濟全球化飛速發展的今天，優化辦公室信息管理，使企業了解最新信息，從而在競爭中取勝。

二、辦公室信息管理的現狀

（一）加強信息管理的意識有待提高。信息管理并不能給企業帶來直接的利潤，反而在收集、應用過程中會形成成本投入，因此部分企業中的職員特別是管理者對信息管理的意識偏低，造成企業不能掌握有效信息，并根據信息制定最優計劃，因此導致企業不能獲取最大利潤，甚至在競爭中被淘汰。

（二）信息管理不及時。由于信息具有更新速度極快的特點，其管理過程包括搜集、處理、反饋和儲存等環節，因此任何一個環節的延遲都會對企業造成不利影響。特別是在搜集和反饋階段，首先搜集的信息如果是過時的，那么會誤導領導者做出不當的決定，另外，對搜集的信息沒有及時處理和反饋，則會成為無效信息。

（三）收集渠道相對狹窄。一方面由于信息管理意識較低，一方面由于系統不夠完善，導致在進行信息收集過程中，渠道單一，大部分企業偏好通過熟悉的方式收集信息，造成獲得的信息不夠完整，價值不高。

（四）沒有有效處理。在獲得信息之后，沒有對其進行有效處理，即使所掌握的是有用信息，也不能轉換為高級信息，所以，非有效處理的信息影響著公司的決策和對當前時事的了解程度，阻礙了公司的發展。

三、如何加強辦公室信息管理，充分發揮信息資源作用

（一）提高企業的信息管理意識

信息資源作為當今的經濟資源，是企業預測發展方向的最關鍵要素，因此，我國企業必須認識到信息管理的重要性，主動收集有用信息，并根據自我需要，加強對其的管理。

由于石油企業受全球化的影響比較大，信息的重要性更加不言而喻，當然，決策者不僅要認識到信息的不可代替作用，也要認識到石油企業收集和處理信息的復雜性和高難度性。

（二）完善信息管理體制

自我國沒身于經濟全球化之后，信息資源的重要性已眾所周知，但是企業對辦公室信息的管理體制依然有所欠缺。在我國大部分企業中，應該設立自己的信息管理部門，并形成多人相互分工、相互合作的體制。更重要的是，所有企業要完善相應的規章制度，確保信息管理有法可循。

（三）優化信息管理方式

1、信息收集方法的優化。科技的發展、互聯網的廣泛應用給企業的信息收集帶來了極大的便利，但是單一地依賴網絡，很難獲取大量高價值的信息資源。因此，在辦公室進行信息收集過程中，要綜合運用調查、閱讀及購買或交換等其它有效方式。值得一提的是，無論企業運用直接還是間接的信息收集方式，盡量避免一次性收集，這樣有利于企業掌握最準確、最新的信息。[2]

對于石油企業來說，最關鍵的是了解市場動態，從而在信息收集過程中，可以與業務員相互配合，由于業務員切身處于市場之中，能夠反映最真實、最具體的市場信息，所以是石油企業掌握競爭對手底牌、探求消費者需求最好的武器。

2、信息處理的過程及方法的優化

（1）信息的篩查。篩查是辦公室信息管理收集后的第一步，工作過程中可結合現代網絡，利用“關鍵字”的方法進行初選，之后通過排除法進行過濾，為后期的信息處理作準備。

（2）信息的處理加工及再制作。這是信息管理最重要的一步，是把初級信息轉化為高級信息的過程，工作人員在加工和制作時，首先要對信息分類，進行歸納、分析與總結，要運用多種方法相結合，尤其是在信息制作中，要保證信息的簡潔性與準確性。當然，最重要的是對處理和加工后的信息通過有效途徑及時反饋。

3、保證信息的安全性。；互聯網飛速發展的背景下，我們越來越處于開發、透明的世界之中，然而一些重要信息作為企業的商業機密，隨意暴露將給企業帶來不堪設想的后果，因此信息的安全性十分重要。各企業要維護公司網絡安全，定期檢查，設置防火墻和高級的安全密鑰，保證公司內部的網絡系統不會受到病毒的侵入。

四、結束語

有效地利用信息資源，不斷深化改革，與世界經濟并軌是我國企業面臨的當務之急。作為石油企業，更要強化辦公室信息管理，發揮信息資源的作用，促進企業創新與發展，從而在世界的競爭中取勝。

【參考文獻】

[1]王世春.辦公室信息管理研究[J].黑龍江:現代經濟信息，2014.

[2]李志剛.石油天然氣企業信息增值服務模式構建研究[J].北京:中國信息界，2010.