做好檔案資料的收集與整理，提升城市的軟實力

【摘 要】檔案文化蘊含著人類文化發展的基本特性，準確把握案卷的分類和范圍，充實和完善資料的完整性，用檔案文化推動先進文化建設；利用檔案文化推動工作創新和發展；利用檔案文化激發資源，促進城市的發展，是有效展現城市的軟實力的重要方式。

【關鍵詞】檔案資料；文化；城市軟實力

當前，中國經濟、文化飛速發展，各城市為加快發展不斷創新思路，按照中央一系列部署開展工作，為推進城市的發展以不同形式的創建活動促進各項工作，在不同的創建活動中以“創建全國文明城市”尤為重要。通過開展創建文明城市活動可以更好地改善城市環境，打造城市形象，提升城市的綜合競爭力；可以不斷提高城市文明程度和市民文明素質，激發全市人民形成和保持爭先爭上的精神狀態；可以為市民群眾興辦大量實事，使廣大市民群眾得到實實在在的實惠，形成政府親民、市民擁政的良好互動局面。因此，爭創全國文明城市既關系到城市未來的發展，更關系著每個市民的切身利益，具有十分重大的作用和意義。

“全國文明城市”是反映一個城市整體文明水平的綜合性榮譽稱號，是城市建設、發展水平和文明程度的集中體現，是極具價值的無形資產和重要城市品牌。爭創全國文明城市是促進城市文明協調發展、實現率先發展的綜合性工作載體。國家創建全國文明城市的《測評體系》主要采用實地考察、材料審核、問卷調查、網絡媒體調查四種方法進行考核，在創建工作中完成各創建指標能有效的抓住重點查漏補缺，使各項工作達到有效完善。測評資料是考核的重要內容之一，測評資料審核得分的高低直接影響創建全國文明城市的成績，測評資料囊括了社會各階層各領域的工作形態和發展狀況，從測評的資料上足以能反映出一個城市的軟實力，所以從資料的收集和整理的全面性尤為重要。檔案管理工作的重要性與資料的收集和合理的采用是體現各部門乃至一個城市的重要表現之一。為此，本人提出一些對資料的收集和整理工作中幾點思考：

一、端正工作態度，認識資料收集和整理的重要性。

（一）組織管理層提高重視性。檔案工作是一項嚴謹而細致的工作，不能有半點的粗心大意，各部門負責測評材料的收集和整理的同志大多數都有許多的日常工作需要完成，材料的收集和整理并沒有列入他們的崗位職責。由于工作頭緒繁多，他們的精力、時間和重心常常會隨著日常事務的輕重緩急而發生轉移。如果部門領導不重視測評材料的收集和整理方面，工作人員責任心又不是很強，就很難確保材料搜集及整理工作的及時和完善。所以，在資料方面各部門要高度重視，并安排、選派一些責任心強、業務素質高的同志專職負責資料的收集和整理工作，確保資料的真實準確、完整達標。

（二）增強責任意識，提高專業水平。檔案管理是一門專業性很強的工作，資料的收集是檔案工作的重要環節，檔案工作有其自身的特點和要求。目前，各部門負責資料收集和整理的同志都是兼職完成歸檔工作的，多數同志缺乏系統的檔案專業知識，和對測評指標的了解，個別人甚至對測評材料的規范、標準都不甚了解。因而，工作中就難免出現這樣或那樣的差錯，使得案卷質量難以保證。因此，在日常工作中，要做好資料的收集和整理，就必須要端正工作態度，認真學習專業知識，才能認真、負責地做好日常資料填寫、整理、分類和歸檔工作，部門資料管理人員務必要重視對各類資料的收集整理，確保檔案資料的連貫性和完整性。

二、確保資料的標準化和全面性，加強檔案管理。

（一）無論是測評資料，還是部門、單位資料的收集和整理，都對資料的準確性、完整性要求非常高。這就要求資料管理人員在工作中要具備“三到”，即：心到、眼到，手到。心到就是對檔案重要性有深刻的認識，從思想上達到重視的目的；眼到就是對各種資料的真偽要善于辨別，對發現有疑點的資料要及時向部門領導匯報，進而與資料的來源方進行溝通，確保資料的準確性；手到就是要對各種資料進行必要的整理、歸納，包括對文件柜的合理設置，這樣做，便于自己或他人進行查閱。另外，檔案管理人員還可以利用電腦、打印機等現代化辦公手段，將重要的檔案資料進行掃描、復制，制作成電子文檔加以備份，以提高檔案資料的有效利用率。

（二）深刻理解，把握具體要求。首先認真領會收集資料的要求和范圍，按需收集和歸類。不管是創建資料還是部門資料，都要準確把握案卷的分類和范圍，充實和完善資料的完整性，提高檔案資料的可靠性。無論是測評資料檔案，還是部門檔案，資料的完整性更直觀的體現出一個部門或是城市做出正確決策、處理重大問題等重要參考作用，從資料中能反映出一個部門乃至一個城市領導對工作的規劃和思路，也能從資料中反映更多的創新方法和好的工作經驗。所以說檔案工作的重要性和檔案管理人員能深刻理解和把握指標內涵，嚴謹細致地收集整理資料，做到不漏項、不偏差、不零亂，檔案資料是部門乃至城市軟實力的重要表現。

三、做好測評資料的收集和整理，有效提高城市軟實力。

檔案具有人類文化發展的基本特性，反映著部門、單位甚至城市之間文化的基本特點。檔案工作的各個環節，無不滲透著一定時期歷史發展階段人類的文化取向，檔案的這種文化功能成為展現城市的軟實力體現。檔案的載體形態、形成與管理，以及檔案的開發與利用等各個環節和層面，與一定時期的社會文化發展狀態有著密切的關系。

綜上所述，做好檔案的資料和收集、管理與服務工作，能夠更好的發揮檔案生命力，從而更加豐富檔案文化，加快城市發展，充分體現城市軟實力了。

【參考文獻】

[1]佚名，《信息化時代圖書館檔案管理工作創新》，論文期刊，2010 年 6 月；