檔案管理在基建礦井的重要性

【摘 要】隨著我國經濟建設的不斷發展，國家重大建設項目建設也愈來愈多，如何加強基建工程檔案資料管理工作是提高基建工程質量的一項非常重要的工作。根據《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》要求，項目竣工驗收中，項目管理檔案驗收也是其中重要的一項。作為基建礦井，我們面對發展機遇的同時，應提高對基建檔案重要性的認識，做好基建檔案管理工作，實現基建檔案工作的自身價值。為項目的竣工驗收提前做好準備。

【關鍵詞】基建檔案；作用；重要性

檔案是在企業發展中積累和形成的，是企業歷史的真實記錄，它見證了企業的昨天和今天，是后人了解過去的最重要途徑。

隨著我國社會主義市場經濟建設不斷發展，作為國家和單位發展的基礎設施建設，基建工程項目建設也愈來愈得到了深入的發展，國家加強基建工程管理，制定了相應法規、政策、標準，逐步與國際慣例接軌。基建工程檔案資料是基建工程建設過程中形成的歷史記錄，是基建工程管理的重要組成部分，項目在完成竣工驗收進入正常生產經營期后，各項證件辦理、年檢、審計等都得用到籌建時、基建期的相關檔案，因此，如何加強基建工程檔案資料管理工作是提高基建工程質量的一項非常重要的工作。在基建工程檔案管理中，出現了新形勢下的問題和困難，下面就本人在檔案管理中談幾點基建檔案管理的看法：

一、基建檔案管理的作用

基建檔案是指從建設工程項目醞釀、立項、施工到竣工整個過程中直接形成的、必須進行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項目前期立項文件、可行性研究、勘察測繪文件、設計文件、施工技術文件、監理文件、設備文件、各個單項工程的合同協議、政府批復文件、竣工驗收文件等內容，基建檔案是單位檔案的組成部分之一，反映了建設項目管理工作的真實過程，基建檔案為單位的后期發展提供了依據和條件。基建工程建設是單位不斷發展的一項基礎性的工作，按照基建工程建設規律和進程來收集、整理、保存起來的齊全、完整、準確、成套系統的基建檔案資料，是基建工程管理人員、技術人員在工程項目建設活動中創造的知識成果，對提高單位后期發展水平，加強單位基礎設施建設力度，增強單位整體檔案管理工作合理化、規范化，發揮著重要的作用。基建期檔案保管是否完整直接關系到公司正常生產經營期的運營。

檔案管理是企業基礎管理的一項重要內容。檔案是企業信息的載體，是企業的無形資產和寶貴財富。在信息社會的建設環境下，檔案的載體需求已經從傳統的紙質轉變為電子化載體、網絡化載體、數字化載體，檔案信息內容的需求更加趨向于綜合化，檔案信息內容的利用需要進一步提高檔案管理和服務水平，檔案資源信息化是實現檔案事業跨越式發展的重要一環，是新世紀檔案事業發展的必然趨勢。檔案信息化對煤礦企業的生產運營，甚至是生存發展都有至關重要的作用，為提高煤礦企業的管理水平，我們必須重視檔案的信息化工作。

二、怎樣才能做好基建檔案管理

（一）增強檔案意識，轉變傳統觀念，樹立科學理念。基建工程檔案管理正逐步社會化、市場化、信息化，正確認識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關鍵和保證，以人為本，貫徹科學發展觀，基建檔案人員應做好檔案管理工作，變被動為主動，有為才有位，使檔案人員和各級領導達成共識，齊抓共管，提高基建檔案管理水平。基建檔案工作涉及施工單位及其工程等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領導的重視和配合，通過檔案利用事例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使檔案利用者逐步認識到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。

（二）完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案管理規章制度。設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立基建檔案管理網絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業務交流和工作溝通。實行基建檔案現代化專業管理模式，制定基建檔案各項規章制度，依法治檔，按照國際質量管理體系實行規范化、標準化、科學化管理，基建檔案工作涵蓋了工程項目的立項、勘察、測繪、初步設計、施工、竣工驗收等階段，基建檔案業務工作包括收集、鑒定、整理立卷、利用、保管等內容，細化各項制度并真正落實到部門和人員工作中，保證基建檔案收集齊全、整理規范、歸檔及時、保管安全。

（三）加強基建檔案的收集工作，基建工程各階段相互銜接，一個環節連著一個環節，檔案資料收集不完整，可能影響其他階段工作的開展，所以，制定基建檔案收集范圍、歸檔質量要求、歸檔時間等規定的具體分解圖表，抓住工程關鍵階段進行收集，檔案部門要實行全過程跟蹤服務，改進工作方法和態度，貫徹落實基建檔案工作的規定和措施，采取業主負責制、獎懲制、崗位責任制等工作機制，分工明確，責任到人，確保各部門檔案歸檔移交的責任。

（四）基建檔案管理工作納入基建工程項目管理過程中，基建檔案工作與工程建設進程同步，建設項目申請立項時，即開始基建文件的收集、整理、審查工作，建設項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設源頭控制基建檔案管理質量。

（五）基建檔案整理立卷質量是基建檔案管理和利用工作的保證，檔案管理部門應嚴格做好職責范圍內的檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作，遵循檔案的形成規律，保持檔案資料有機聯系，單項工程又相互獨立，便于利用的原則，構成分類清晰、連續成套的一個整體。

（六）檔案基礎設施建設是檔案工作發展的物質條件，檔案人員應多學習檔案管理方面的知識，了解檔案管理的程序，主動匯報基建檔案工作情況，及時就當前檔案工作出現的問題向領導說明配置設備設施的必要性，爭取各級領導的支持，設置符合要求的檔案庫房，配備檔案保管必須的“八防”設備，即防潮、防火、防光、防盜、防蛀、防高溫、防塵、防腐，提高檔案工作的環境條件。

（七）國家檔案局頒布了《建設項目（工程）檔案驗收辦法》強調了檔案管理的重要性。所以檔案管理應加強基建檔案資料的管理，貫徹基建檔案備案制度、驗收制度，執行基建檔案工作檢查、預驗收步驟，基建檔案必須經城市建設檔案管理部門驗收合格后，才可進行基建工程的竣工驗收，工程竣工驗收后3個月內做好基建檔案的移交工作。

（八）加強檔案人員的業務培訓工作，增強檔案工作思想、政治、文化、保密意識等素質。檔案人員應樹立服務第一的意識，找準途徑，扎實工作，己所不欲，勿施于人，提高檔案工作的自豪感、責任感，為單位發展做出更大的貢獻。同時還得注重檔案的密級等級，不輕易對外透露單位的信息。制定各級次檔案的移交、接收、查閱、歸還等的管理辦法并據以執行。

（九）信息化時代，給基建檔案工作帶來了新的課題，基建檔案管理應推行計算機管理技術，適應基建工程項目現代管理模式，探索基建檔案信息資源體系，根據基建工程和單位信息化管理實際情況，使用檔案管理軟件，實行基建檔案網絡遠程傳輸、查閱、保管，逐步實現電子檔案的收集、保管、利用工作規范、有序，建立電子檔案數據庫，提高基建檔案管理效率。

三、基建期檔案管理的重要性

完整的基礎建設期的檔案管理，在一個企業或一個單位的正常動作中發揮著重要的、不可替代的作用。國家安全監管總局辦公廳《關于印發基本建設項目檔案管理辦法的通知》的通知精神第五條關于基建檔案驗收稱：基建項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收。驗收主管單位應當通知有關檔案管理部門派員參加基建項目竣工驗收。項目檔案驗收應在項目竣工驗收3個月之前完成；項目檔案的整理、移交需符合《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）及《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）。

如果不重視基本建設期的檔案管理首先，不得進行或通過項目的竣工驗收；其次，如果基建期的檔案管理不善，項目竣工后企業的一系列證照辦理、年檢、審計、融資等都會受到影響。僅此可見一斑，基建檔案的重要性。

總之，基建檔案反映基建工程項目的真實面貌，基建檔案管理工作是單位事業和基建工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負責，為現實服務，替未來著想的工作。在新的時代，緊密聯系改革、技術、發展的新要求，檔案人員應具有愛崗敬業、認真踏實的精神，做好基建檔案管理工作，實現基建檔案工作自身價值，為企業發展和經濟建設提供檔案服務。

【參考文獻】

[1]《國家安全監管總局辦公廳關于印發基本建設項目檔案管理辦法的通知》安監總廳[2007]24號

[2]《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》[DA/T28-2002]

[3]《國家重點項目檔案驗收辦法》檔發[2006]2號

[4]《科學技術檔案案卷構成的一般要求》[GB/T11822-2000]