怎樣發揮員工人事檔案在“調、升、退、解”過程準確快捷

【摘 要】企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的重要文字材料，是職工完整的歷史記錄，是勞動和社會保障工作的基礎，是職工個人維護合法權益、政府有關部門落實政策的法律憑證，是現代企業制度下職工享受各項勞動待遇、記錄參加社會保障情況的重要憑證，是知人善任、選賢舉能的重要工具。管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。

【關鍵詞】國有企業；人事檔案；選聘退出機制；勞動關系

一、檔案管理體系實施的背景

近年來，企業以追求利潤為目的，把精力和資金主要投向生產經營和銷售上，認為檔案工作不重要，普遍存在檔案管理意識淡薄的情況，甚至片面地認為企業與員工是雇傭關系，沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上，導致對檔案基礎工作投入不夠，檔案管理不規范，利用率低，造成了檔案工作處于被動應付局面，難以高質量地完成，主要有以下幾點不足：

（一）普遍對人事檔案管理的重要性認識不夠。長期以來，相當一部分領導對人事檔案管理工作的認識都存在著一些誤區，認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。甚至有些領導認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，自己不想管也不愿管。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，檔案工作不研究沒安排，檔案問題得不到解決，場所、經費、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

（二）人事檔案收集工作力度不夠。由于收集歸檔工作制度不健全，導致檔案管理人員執行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時。而且收集歸檔的材料不全面，有些材料在內容和形式上是雷同的，如一些鑒定、考核和評價材料大多是套話，給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺，不能準確反映每個人的真實情況。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

（三）人事檔案管理的信息化程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

二、實施檔案管理體系的具體措施

所謂檔案管理系統，就是通過建立統一的標準，規范整個文件管理，包括規范各業務系統的文件管理。構建完整的檔案資源信息共享服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發布等等，同時逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式。主要有以下具體措施。

（一）強化檔案意識，提高企業職工檔案工作地位

1、加強宣傳，提高企業領導的檔案意識。充分利用報紙、電視等媒體，加大檔案法規及有關勞動保障法規的宣傳。采取正反兩方面宣傳手法，通過對有關丟失職工檔案處置的案例宣傳，轉變企業領導不重視職工檔案的現狀。另外通過依法管檔用檔事例的正面宣傳，使他們把檔案工作納入重要議事日程，并使之在企業發展規劃中占據一定的位置。

2、通過各種有效的輿論形式及培訓形式，使企業職工檔案工作的性質、任務和作用，最大限度地被企業領導了解和認識，工作實踐中自覺地形成利用檔案、關心重視和支持檔案工作，加大職工檔案工作經費的投入，使職工檔案工作與企業的管理、生存、發展有機地結合起來，促進企業全面發展。

（二）規范企業職工檔案的業務標準體系

1、在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，及時的進行改革，建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度。

2、在檔案的收集上做到認真、及時、完整。從健康檢查表、履歷表、簡歷表、各類人員登記表、身份證復印件、戶口索引、畢業證復印件等材料一一核對收集。

3、檔案的整理歸檔要嚴謹、規范、科學。檔案存放區與辦公區分開，按用工形式將干部、全民、城合制、農民工、集體、破產安置職工檔案分開存放，便于查找。根據《干部檔案工作條例》的規定，對干部檔案卷皮、檔案袋的規格、樣式一律按統一的規格、樣式制作；根據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》中的規定將干部檔案歸類、裝訂。對退休人員檔案，按各類表時間先后順序、統一規格樣式進行整理、填寫目錄、裝訂。

4、職工檔案的借閱應及時填寫借閱登記表，并且根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全。

5、對檔案的更新做到及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集、錄入。

（三）加強隊伍建設，提高檔案管理人員的素質

強化檔案管理人員培訓，優化檔案管理隊伍素質。分期分批集中檔案管理人員學習業務知識，圍繞疑難問題進行研究探討，以達到取長補短，共同提高的目的。同時積極鼓勵檔案管理人員在職自學，從業務能力方面提高檔案管理人員的整體水平。定期召開職工檔案工作座談會、研討會，交流職工檔案管理經驗，解決疑難問題，研究新的發展思路，提升工作水平。實行目標管理，把檔案管理人員的工作成績納入崗位目標管理，并與年終考核相結合，從而促進檔案管理人員素質的提高。

（四）加強人事檔案管理現代化和信息化建設

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。必須進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向企業提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。