現代國企檔案資源建設策略與實現途徑

【摘 要】國企檔案是現代國企信息資源的基本形式，企業檔案資源建設是為了完善企業資源和豐富國家檔案資源的重要措施?，F代國企的檔案資源價值觀為出發點，說明核心檔案資源的思想，提出多元化的建設策略以及實現的途徑。

【關鍵詞】檔案資源；檔案價值觀；策略

檔案管理工作是企業管理工作的一部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規范的管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。企業檔案記載著這個企業發展史上的優秀成果，對研究本企業的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。

一、現代國企的檔案價值觀及其構成

檔案是企業信息資源的基本形式，檔案的價值是其內在價值因素與外在客觀需求相互作用的結果，雖然企業檔案的價值毋庸置疑，但必然根據企業檔案需求的變化而調整。

（一）在現行的體制下，現代國企的利益訴求日益明確，對其檔案的價值取向必然發生變化：檔案價值是企業檔案資源建設的動力，決定著企業檔案資源建設策略，是在國企服務的檔案工作者必須認真研究的問題。檔案的資源建設是檔案事業一項帶有根本性，具有戰略意義的工作，它關系到企業能否固本強身和可持續發展，是做好檔案工作的前提和保證。因此檔案工作者要從歷史的發展和國家信息資源的建設出發把做好檔案資源建設，放在首要的位置。

（二）國家企業是以提供商品獲取利潤的國家組織，在國家的構成上起到舉足輕重的作用：檔案資源構成完整是檔案價值的前提，全面掌握檔案資源，是國企檔案價值實現的保證。目前國際檔案界推崇的檔案管理方法是采用“文件系統分析方法”，即“了解機構實際是怎樣形成、利用、保管和處置現代辦公室的信息和文件的。仔細考察其具體的工作過程和產生的文件，利用可查到的資料（如機構出版物、網站）編制一系列演示被訪機構工作過程的流程圖”，圍繞“相關機構進行‘文件系統分析’確定實際管理的文件?！?/p>

（三）根據職能活動及工作流程分析，現代企業檔案資源構成分為宏觀和微觀兩個層次：宏觀構成指一個單位檔案資源的種類構成，包括：企業資產檔案，行政管理檔案，企業文化建設檔案，創新研發檔案，產品生產檔案，資本運作檔案等；微觀構成則指一套檔案必備的檔案文件構成。只有兩種構成都齊備，企業檔案資源的價值才可能實現。

二、現代國企檔案資源建設策略

隨著企業與環境的發展，海量檔案資源的管理手段與方式日益專業化，管理成本隨之提高。精細化、多元化是現代企業檔案資源建設的重要策略。

（一）企業檔案鑒定標準與方法：檔案的質量是直接影響檔案資源建設的效益，這也凸現了鑒定在檔案管理中的地位。過去企業檔案鑒定比較保守、粗放，“重要”或“一般”是鑒定檔案價值普遍運用的尺度，造成了檔案范圍寬泛，保管期限偏長。檔案價值是其內在價值與外在客觀需求相互作用的結果，判斷企業檔案價值涉及各種復雜的因素，而且這些因素又各自存在著變數，檔案價值判斷變得更加復雜。面對飛速增長的電子檔案，國企檔案鑒定的壓力劇增，只有重建其價值指標體系，才是細化與簡化企業檔案資源鑒定的出路。要依據現代國企的經營發展需要，細化企業檔案的價值指標，形成多元的檔案價值指標體系，就能幫助檔案工作者比較明確、精細地辨別檔案的價值量。

在鑒定方式上，在適當控制永久檔案數量的前提下，適應企業檔案價值變化快的特點，應加強檔案價值的周期性鑒定。根據檔案反映的相關技術與活動的更新狀況，及時對檔案實施鑒定，根據鑒定結論及時采取適當方式處置相關檔案，嚴格控制企業檔案資源的存量。

（二）檔案的信息化：檔案是信息及其載體的結合形式，傳統檔案實體已經十分豐富，信息化又創造出更多的檔案實體形式，使企業檔案實體形式更加豐富多彩。一是重要檔案憑證應采用兩種實體形式保管以強化其安全性。要完善檔案庫的建設需要有一個發布和管理的平臺，目前國企的檔案數據庫，已基本建成。二是檢索方便 ， 為快速高效的查閱他和深度開發利用檔案信息資源提供了有力保障，建立高質量的文件級目錄數據庫，全文數據庫和多媒體數據庫，建立基于互聯網和檔案信息查詢系統和檔案信息網絡平臺，三是在檔案的查詢上設置了權限，保密文件是不得公開，查詢時只能看到目錄，這一管理既提高了檔案的保存安全，同時也提高了檔案的查詢效率。

（三）檔案管理體制：管理體制是檔案工作的組織保證，指對檔案實體及檔案機構采用的集中、分散等組織管理形式。企業檔案管理體制必須與現代企業管理體制相適應。單一的檔案管理體制無法適應現代國企的多元化特點，而且目前很難認定一種最適宜的檔案管理體制，必須綜合考慮現代企業的生產流程、檔案價值、使用狀況、實體形式等因素，分別確定各種檔案最適宜的管理體制?，F代國企多元化的檔案管理體，需要依托信息技術將多元管理整合成相對統一的檔案資源網絡，發揮多元化的優勢，實現檔案資源共享。

三、檔案資源建設實現的途徑

（一）引進和培養現代化管理人才，提高檔案資源建設能力：檔案資源建設中，重要的一環就是引進和培養人才，一要努力培養網絡服務需要的系統分析和設計人才，數據分析和開發人才，網絡設計和管理人才。二要讓檔案管理人員參加檔案業務培訓和現代化資源管理的培訓。三要做好檔案專業人員在職培訓，進修，提高檔案管理人員的知識結構和整體水平。

（二）檔案的資源建設體現在資源總量，優化資源結構上：優化資源結構。在經濟社會多元化發展的要求下，國企的檔案管理要在“多元化”資源上下功夫，大幅度增加新型載體檔案門類，豐富館藏內容，優化館藏結構，建設內涵豐富、門類齊全的綜合檔案館。這是檔案資源建設的當務之急。

（三）檔案資源收集的新途徑及檔案的鑒定和評估：傳統的檔案收集，是從各個部門提供保存的檔案中，進行分類整理再保存。檔案資源管理的新途徑是網上收集，豐富了檔案館藏，互聯網的發展，開辟了新的檔案資源收集的新途徑，企業檔案的價值在一定程度上取決于檔案的內容是否豐富，是否能為企業的發展提供有用的信息，做出更大的貢獻，只有儲備豐富的檔案信息資源，才能更好的為企業服務，同時也促進了檔案事業的順利發展。

檔案信息的鑒定，評估。檔案資源的建設需要量得檔案保存做基礎，把有價值的檔案信息有效地傳遞給利用者是檔案工作者的一項基本職責，也是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要工作。網絡環境下，信息量十分巨大，內容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以前更強的鑒定評估能力，先對檔案信息進行判斷、鑒選，綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關的部分，為利用者提供優質的服務。

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