檔案信息資源的開發與開放策略探討

【摘 要】本文首先分析了檔案信息資源開發與開發的基本內涵，基于此探討了檔案信息資源開發與開發的策略，提出了在建設中開發和開放、以開放促發展，多種開發方式相結合、以利用促進開發等觀點。

【關鍵詞】檔案；信息資源；開發；開放；策略

開展檔案信息資源的開放與開發利用探討，對于加大檔案信息資源開發的力度，更好地履行檔案工作為黨和政府的決策服務、為社會經濟發展服務、為社會公眾服務的職能具有重要意義。

一、檔案信息資源開發與開放的基本內涵

新時期檔案信息資源開發不僅包括開發工作本身，還包括檔案信息資源開發與檔案信息資源建設、檔案基礎工作、檔案開放工作、檔案利用工作、檔案信息化建設、檔案社會化服務的關系，研究它們之間的內在聯系，從而解決檔案信息資源開發的基礎、條件、手段、目的等問題，以便進一步加強檔案信息資源開發工作。

二、檔案信息資源開發與開放的策略探討

（一）在建設中開發和開放

1、科學調整資源結構，加強資源整合力度。如何進行結構調整，實現檔案信息資源配置的科學化，從而適應新時期的檔案信息資源開發，主要應進行兩方面的工作：

（1）調整檔案信息資源結構。檔案信息結構包括檔案資源種類與成分的狀況，所以調整檔案信息資源的結構應從兩方面入手：①增加種類。新時期，為適應社會發展的需求，檔案工作者應把注意力和收集的重點迅速轉移到反映社會全面生活的檔案材料上來，改變目前檔案信息資源的種類和成分單一的狀況。②增加成分。在收集檔案時，既要收集黨政機關的檔案，也要收集事業及基層單位的檔案；既要收集國有企業的檔案，也要收集民營企業的檔案；既要收集公務檔案，也要收集私人及家族檔案；既要收集行政管理的檔案，也要收集經濟建設、科學研究的檔案。

（2）加強檔案信息資源整合力度。檔案信息資源整合就是指檔案信息的整理與組合，如何加強檔案信息資源整合力度，就是從兩方面著手：一是重視對檔案信息資源的整理，包括檔案的基礎性整理；檔案的研究性整理；二是加強對檔案信息資源的組合，是指根據整合的目標，采取法律、行政、技術、輿論等方面的措施，使國家檔案資源在結構上趨于合理，在配置上趨于優化。

2、加快數字化進程。針對目前檔案信息資源數字化程度較低、檔案網站信息匱乏的現狀，加快檔案信息的數字化建設、豐富網上信息內容是檔案信息資源開發的一個重要方面。

（1）目錄信息數字化。檔案信息數字化，必須以目錄信息數字化為前提，其實質就是建立檔案目錄數據庫。做好該項工作的關鍵是嚴格規范檔案信息的著錄標引及其機讀目錄數據的錄入工作，科學選定檔案目錄數據庫結構。

（2）檔案全文數字化。檔案全文數字化的技術實現分兩種情況：如歸檔文件本身就是某種文本或圖像格式的電子文件，只需將這類數據按規定轉換成規范格式，然后按一定的組織方式存入檔案全文庫，建立全文檢索系統；如歸檔的文件是傳統載體的文字或圖像，這類文件在轉化為數字化文件時可選擇以掃描圖像方式存儲、以文本方式存儲和以文本連接掃描圖像方式存儲三種模式。

（3）數字化檔案的采集。進行數字化檔案的采集時，不僅要對檔案信息的全文信息內容進行采集，還要對數字化檔案的相關信息，如檔案的元數據（電子文件的軟硬件信息等）、背景信息（電子文件產生的背景）、相關日志（電子檔案產生的時間）等都一并進行采集，并實施前端控制。

3、改善檢索功能。檔案檢索是對檔案信息進行系統存儲和根據需要進行查找的工作，它是開展提供利用工作的基本手段，是開發檔案信息資源的必要條件，改善檢索功能主要包括兩個方面： （1）增加新的檢索功能。網絡環境下，對檔案信息資源的各種加工是對檔案檢索功能的一種改善，利用信息技術將檔案著錄與標引完成，在檔案進行檢索時，使檔案信息的查找更加準確與便捷；（2）利用先進的檢索技術。目前普遍利用的先進檢索技術主要有兩個：全文信息檢索技術與多媒體信息檢索技術。

4、盡快建設檔案門戶網站。檔案門戶網站是一張巨大的網，其中可以包含中國各級各類的省級檔案網站，當數字化的檔案信息上傳到網絡上后，檔案開發人員不僅可以通過檔案門戶網站查找檔案，也可以通過這個網站來發布檔案開發成果。

（二）以開放促開發

1、制定可操作的開放規則。國家通過法律法規對開放檔案的程度及方法做出了規定，但有些不大具體，對于細節問題還應深入探討，全面制定規章和細則。

2、對開放檔案進行深層次開發。對已開放的檔案進行深層次開發，主要有兩個途徑：

（1）挖掘開放檔案的新價值。檔案信息在對社會各行業開放的同時，也參與了各行業的社會活動，必然會推動該行業和社會產生新的價值，檔案管理人員就應該積極將其挖掘出來，從而也體現了檔案管理的社會價值的升華；

（2）擴大開放檔案的信息功能。而檔案部門應該把這項工作作為檔案信息開發工作的新內容加以重視，并承擔起這項工作。

3、積極穩妥地進行網上傳播。網絡作為現今社會傳遞信息最為快捷的方式之一，逐漸被運用到檔案信息的傳遞中來。但從目前來看，網絡在檔案信息傳播中的運用，并不如傳播其他信息那樣普遍。在新時期，對檔案信息傳播要求快速、便宜，以適應社會的快速發展節奏，促進檔案信息資源開發的快速進行，因此保證檔案信息網上傳播的快速及安全，是急需解決的問題。

（三）多種開發方式相結合

檔案的開發方式，是進行檔案開放和深入開發檔案信息的保證。開發的方式如何，直接影響到檔案開發人員的開發結果和利用者的利用率。

1、傳統方式與現代方式結合。對于傳統的、可以很方便或是易于數字化的檔案，其中包括近現代形成的一些檔案，例如以紙質、膠片、音像、磁帶、光盤為載體的檔案，可以依據相應的轉化方法與轉化格式，將其轉化為PDF等電腦可以識別的模式，在這種模式下將檔案進行現代化的檔案信息開發、傳輸，最終能夠上載到網絡、或儲存到數據庫里提供利用。

2、公益性方式與商業性方式結合。檔案信息是社會的公共記錄，社會公眾對檔案具有很強的公共需求，并且提供公共服務是檔案部門的義務，因此檔案信息的開發應主要以公益性開發為主。在進行公益性開發的同時，還要進行商業性開發。因為檔案所具有的知識價值、科技價值、文化價值、藝術價值以及在開發過程中附加勞動所形成的附加價值，使得一部分檔案信息資源具有可欣賞性、可研究性、可收藏性、可增值性，從而形成了一定的市場和商業價值。

3、獨立方式與合作方式結合。在目前，檔案信息資源的開發方式多以獨立的方式進行開發，獨立的開發方式是指各個檔案部門對檔案的開發只局限于對于本檔案館或本檔案室的檔案進行開發。

（四）以利用促進開發

提供利用與信息開發工作雖然工作任務與內容不同，主動性不同，但活動宗旨是一致的，都是為了發揮檔案的作用，實現檔案的使用價值，為社會創造財富。

1、以開發保障利用。檔案管理部門進行檔案信息開發工作時，會根據社會需要，采用專業方法和現代技術，從所收藏的檔案中發掘有用的信息材料，進行選擇編目或制成檔案加工品，主動為社會各界及用戶個人提供信息服務。良好的開發，必定會帶來更好的利用。

2、開發時充分考慮利用者的需求。在開發的最初，檔案的開發人員必定要根據利用者的需求來確定開發的范圍及開發程度。如果利用者對此問題十分關注，那么開發成果就要更為詳細與周全，開發所用的資料也要更為充分，如果利用者對開發的內容不是很認可與熱心，那就要考慮這個開發的范圍、程度與所用的時間，甚至應該考慮還應不應該繼續下去。

總之，我們要更加重視檔案信息資源的開發與開放利用工作，并把檔案信息資源開發與開放工作納入國家信息化建設體系，以檔案信息資源管理為基礎，以檔案信息資源高度共享為目標，加快推進檔案信息資源開發與開放步伐，促進檔案事業在新時期持續快速健康協調發展，為全社會提供更優質服務。