探討建筑檔案管理中存在的問題與解決對策

【摘 要】在建設工程單位中，工程檔案管理是最為重要的一項內容，其涉及到了工程管理各個方面的文件資料，工程檔案真實的記錄了整個建筑工程的發展過程，對建筑工程項目、行業的監督和管理起到了很大的作用。本論文針對建筑檔案管理中存在的問題，提出了相關的解決方案。

【關鍵詞】建筑工程；檔案管理；問題；策略

建筑工程涵蓋的方面很廣，其中最多的就是住宅樓和辦公廠房、橋梁和市政公路等等。工程檔案能夠完整性的記錄了這些建筑工程施工以及發展的整個過程。所以，完善工程檔案的工作對整個建筑行業的可持續發展有著很大的作用。就此，本人針對建筑行業的檔案管理的發展提出了相關的論點。

一、建筑工程檔案管理的重要性

工程建設項目全過程管理可分為六個階段進行，分別是初步決策階段、設計準備階段、設計階段、施工階段、動用前準備階段、處于工程保修責任期的使用階段。每個階段都能夠涉及到大量的文件材料，即便是一個小的疏忽也會給以后的工作造成一定的阻礙。比如說，在報建報批的時候，很多政府的批文都是相互關聯，相互確立的。如果出現丟失或者是損壞的現象，進行補辦最少是三天，最多是一個月。甚至會導致下一個環節審批延遲，工程施工周期延長，導致施工費用、管理費用的增加，帶來一定的經濟損失。所以說，一定要做好工程的檔案管理工作，要建立詳細的存檔記錄。

總的來說，工程檔案是整個建筑工程策劃和開發的前提，更是進行文明施工的保障，是工程后續管理工作的重要依據。

二、建筑工程檔案管理

建筑工程的項目單位包含了建設單位、設計單位、總承包單位、分包單位、監理單位、勘察單位等。各個主體之間工程檔案的形成存在一定的獨立性和關聯性。工程檔案主要涵蓋的內容就是建設項目在進行立項、審批、招標、投標、勘查、設計、施工、建立、竣工驗收等過程中所形成的文字、圖片、聲像載體形式的文體材料。

在工程項目完工之后，會通過形成單位將全部的文本資料按照工程準備、施工、執行等不同階段進行整理、分類、按照文件的材料形成一定的歸類，按照工程的問題材料進行整理和移交歸檔。在完成歸檔的過程中，各單位都應該將該項工作列入到工程的建設工程計劃當中，做好相關部分職責規范以及相關人員的責任制的制定和實施，明確職責和考核措施，保障工程檔案歸檔的準確性和完整性，進行科學分類，使工程檔案能夠完整、齊全。

三、工程管理存在的弊端

工程檔案的種類多、數量非常大、具有一定的保存和利用價值。如何才能夠通過這些材料所具有的特點和現狀分析工程檔案管理中所存在的問題，這是我們所需要關注的一個問題。且工程檔案管理所涉及到的環節多、具有一定的復雜性，建設單位、施工單位在工程檔案管理中，普遍存在檔案管理重視程度不夠的問題，主要可以從以下幾個方面說明。

（一）檔案管理意識不夠。工程檔案是建筑工程的歷史記錄，是對建設工程項目進行審查、稽查、監督、管理、驗收、維護的重要依據。每一個建設項目都是一項系統化的建筑工程，涉及的環節種類非常多，所以相對的檔案數量以及載體也會增加。怎樣才能夠做好工程的檔案管理工作，保障工程檔案的準確性、系統性、完整性，對整個工程項目來說非常重要。

但是很多建設工程單位對工程檔案的認識度不足，造成了工程檔案不完整、出現不能準確反映建筑工程的全面性。

很多建筑工程的工作環境較差，缺乏固定的檔案管理場所，不重視檔案的收集整理和鑒定整理工作，導致很多檔案出現缺失的現象，甚至是分類不準確，整理不全面，嚴重影響了工程檔案的管理。

（二）能力不夠。一部分建設單位因為建筑行業競爭力太強，將工程項目進行轉包。造成檔案材料損失，存在檔案管理薄弱的現象。管理人員檔案管理知識缺乏，知識結構單一，檔案管理人員的素質不能夠適應檔案管理工作，建筑施工單位不具備統一的管理模式。

四、建筑工程檔案管理的策略

首先，為了能夠有效地提升檔案管理的重要性，要不斷的提高檔案管理的意識，建立健全的檔案管理機制。采取多渠道、多形式加強檔案管理的宣傳工作，明確檔案管理在公司管理的重要性，針對項目特點將工程前期策劃、建設過程、竣工驗收納入到檔案管理范圍當中。制定檔案收集積累、保存利用和移交歸檔制度，將責任落實到位，實行專人專責的制定，對漏掉的一些文件進行重要的補救工作，做到不漏掉的細節，發現問題要及時的進行處理。檔案交接過程中要做好記錄的工作，完善借閱和歸還的制度，跟蹤建設工程的全過程。

其次，提高檔案管理人員的業務水準。從建筑工程檔案管理的復雜性以及行業特殊性的角度進行分析，必須要建立完善的高素質的檔案管理隊伍，要實施專人專管制度。在項目施工、審批、驗收階段需要進行專人監督、定期對檔案管理人員進行技能考核和業務培訓工作，提高綜合管理的水平，針對優秀的人員予以適當的獎勵，穩定檔案管理人員隊伍，保障檔案管理工作的可持續性。

再次，提高現代化的管理水平。將現代化的管理設備以及檔案管理系統軟件實施到工程的檔案管理當中，提高檔案管理的整體效率。針對重要的審批文件以及圖紙進行紙質檔案歸檔保管，實施電子檔案歸檔保管機制，保證紙質檔案和電子編號歸檔保管機制，部分工程檔案應該保存相關的視頻和影音資料。檔案管理人員應該積極探索新的管理模式，改變傳統的工作方法，拓寬工程檔案管理的領域。

最后，建立一定的管理機制。因為建筑工程所涉及的內容較多、情況較為復雜，所以在進行檔案管理的過程中一定要做到統籌安排，實施網絡化的管理機制。在項目立項之后，一定要考慮好文件材料的編制，要有明確的檔案管理制度。項目在開工之后，要明確好文件編制的要求，提供給施工單位，在管理的過程中及時的跟中檔案和管理檔案，建立檔案管理體系。在項目竣工過程中，將所有的材料進行整理并且歸檔，將項目的驗收和材料的整理同步到位。

四、結語

檔案的管理在整個建筑工程中的作用舉足輕重。本論文針對建筑的檔案管理所存在的弊端，提出了相對的策略。必須要根據不同的項目特點，進行檔案的總結和管理，對檔案材料的缺失進行及時的補救，做到檔案的歸檔工作。不斷的創新工作方法，探索新的管理模式，只有這樣才能夠保障檔案工作的完善。