高校教務管理系統應用中的問題與對策探析

【摘 要】教務管理系統普遍應用于高校教學管理工作并發揮著相當重要的作用，但目前在實際應用中仍存在著一些突出問題：一是軟件設計缺乏針對性，靈活性和糾錯功能偏差；二是數據庫存在安全隱患；三是教學管理隊伍不穩、業務能力欠缺；有效解決這些問題的對策在于：一是要提高重視程度，加大經費投入；二是要加強數據防護，預防安全隱患；三是要加強隊伍建設，提高管理素質。

【關鍵詞】教務管理系統；問題；對策

高校教務管理工作是一項事務性強、涉及面廣、重復性大且準確度要求極高的工作。高校擴招以來，隨著在校生規模的增加，傳統手工操作已不能適應變化了的形勢要求，基于計算機網絡技術的教務管理系統應運而生，并逐漸推廣普及，高校教務管理工作日趨系統化、科學化、規范化。教務管理系統是先進的管理理念和現代技術手段高度融合的產物，在高校教務管理工作中扮演著不可或缺的角色，提高了管理效率，規范了管理流程，發揮著越來越重要的作用，但在實際應用中還存在著亟待解決的一些問題，本文擬就這些問題進行梳理并提出相關建議。

一、當前高校教務管理系統應用中存在的主要問題

（一）軟件固有缺陷

教務管理系統的研發和設計是一項復雜的系統工程，考慮投入和產出的性價比，很少有學校愿意投入足夠多的人力和物力進行自主研發設計，通常會選擇從專業公司進行購買，購買的軟件通常存在兩個方面的主要問題：

首先是軟件設計缺乏“針對性”。這里的“針對性”是相對于“通用性”而言的。“針對性”是學校的需求，“通用性”是公司的目標，二者存在客觀的矛盾關系，在這一矛盾關系中軟件公司占有著主導地位。對公司而言，公司是以追求經濟效益為前提的，效益是通過市場化具體實現的，要確保對市場的占有，公司首先考慮的是軟件的“通用性”，即要確保公司研發設計的軟件對于所有高校都能普遍適用。對學校而言，作為軟件的使用方，學校最理想的目標是希望能夠花最少的錢買到最適用的軟件，顯然在以軟件公司為主導的這一矛盾關系中，這一理想是不可能實現的，因為市場上就沒有提供這樣的軟件。要實現這一需求，只有兩種途徑，一是專門定制，二是購買后續服務，無論哪種途徑都需要足夠的經費投入。然而，由于學校對管理軟件的認識和重視程度不夠，通常傾向于選購的軟件能夠滿足基本使用需求就行了，能夠實現基本管理目標，也就不再愿意有更多地投入。這樣的選擇結果必然導致選購的軟件缺乏“針對性”，從而嚴重影響管理效率。具體體現在：一方面，系統集成了許多本校不需要的功能項，在軟件具體操作時，需要從不同的功能模塊中去選擇，不僅浪費時間，而且容易出錯，影響效率；再具體到需要生成的某些通知和報表（例如學籍異動通知、成績單等），通常不適合學校的管理規范和要求，生成以后還需要人工再去修改，也非常影響效率。另一方面，由于各個高校的辦學類型、辦學規模不同，教學改革進展程度不同，其教務管理模式和實施方法也存在較大差異，系統再是具有普遍適用性，也不可能將所有的功能都面面俱到，具體到某一所高校，系統所不具備的功能還是需要通過人工去實施和完成，更是嚴重影響效率。

其次是系統的靈活性和糾錯功能較差。由于是選購軟件，系統研發人員和具體教務管理人員沒有很好的溝通，對學校的管理模式和實施方法不清楚，對具體管理環節和流程也缺乏了解，這就必然導致系統的規劃與實踐操作難以契合。以本校目前使用的教務管理系統為例：“選課管理”模塊中選課時間設置問題，不能實現分類分時段選課，造成短時間內選課峰堵，給服務器造成巨大壓力甚至使服務器“癱瘓”；“智能排課”模塊中排課數據初始化時，處理過程會偶發中斷，人機交互排課時偶有數據丟失現象且不報錯；排課時不能實現3節連排，教師和學生在查詢課表時易造成遺漏；系統具有報錯功能，但語句指向性不明確，無法及時排查問題，需要通過溝通客服才能協調解決，嚴重影響效率。

（二）數據庫存在安全隱患

數據庫安全通常包含兩層含義：一是指系統運行安全，通常受到的威脅如下，一些網絡不法分子通過互聯網、局域網等途徑通過入侵電腦使系統無法正常啟動，或超負荷讓電腦運行大量算法，并關閉cpu風扇，使cpu過熱燒壞等破壞性活動； 二是指系統信息安全，通常受到的威脅如下，黑客對數據庫入侵，破壞、篡改或盜取想要的資料[1]。根據Verizon（威瑞森電信）提供的2012年互聯網數據泄露調查分析報告和對發生的信息安全事件技術分析，總結出信息泄露主要有兩個方面的問題：（1）黑客通過B/S應用，以Web服務器為跳板，竊取數據庫中數據；傳統解決方案對應用訪問和數據庫訪問協議沒有任何控制能力，比如：SQL注入就是一個典型的數據庫黑客攻擊手段；（2）數據泄露常常發生在內部，大量的運維人員直接接觸敏感數據，傳統以防外為主的網絡安全解決方案失去了用武之地。就高校教務管理系統的數據庫管理而言，由于數據管理的重要性，各個學校通常是明確指定專人進行管理，由于違規成本太大，一般不會出現內部管理人員竊取數據的問題，主要問題還是源自外部攻擊。目前大多教務管理系統使用的大都是微軟SQL Server數據庫，SQL Server數據庫本身沒有提供網絡連接的安全解決辦法，只能依靠操作系統的網絡安全來保證數據庫的安全，然而，由于SQL Server數據庫是屬于“端口”型的數據庫，這就意味著任何人都能夠運用分析工具試圖連接到數據庫上，從而繞過操作系統的安全機制，闖入系統，破壞和竊取數據資料，甚至破壞整個系統[2]。隨著互聯網技術的迅猛發展，愈來愈多的學生掌握并熟悉了這種技能，甚至雇用“黑客”惡意攻擊系統數據庫，盡管防范策略日漸完善，但因特網上仍然有驚人數量的數據庫系統受到這種攻擊。

（三）教學管理隊伍存在缺陷

首先是隊伍不穩定。由于各種原因，教務員在高校一直沒有明確的、合理的定位，通常因需或因人設崗，還有些二級學院是由專職教師兼職的，教學管理隊伍普遍得不到重視。和輔導員隊伍相比較：在行政級別方面，輔導員系列基本每三年可以晉升一級，即使沒有行政級別也能享受同級別待遇，而管理崗不同，在行政編制中，科級崗位數量有限，晉升機會較少；在職稱晉升方面，輔導員可以申報思想政治教育系列，兌現相應級別職稱的待遇，而教務員只能申報教育管理研究系列，且即使晉升到高級職稱，仍只能按行政崗位的低標準拿津貼。這種對比具有一定的沖擊力，易導致教務人員心理失衡，喪失工作熱情，產生程度不同的職業倦怠，甚至不少教務員申請轉崗去干輔導員。在教研室層面，教學秘書更是不能相對固定，更換頻繁。教學管理隊伍的不穩定，致使整個管理流程銜接不暢，嚴重影響執行效率。

其次是業務能力欠缺。教務管理系統是基于計算機和網絡信息技術為架構的綜合性數據管理和處理系統，因此要求一線管理人員必須具備一定的計算機應用和對基礎數據的處理能力。高校在人員招聘時對學歷要求偏高，而高學歷計算機人才通常不愿意專門從事繁瑣的教務管理工作，因此，學校只能通過后續培訓來提高一線管理人員的計算機應用能力。由于管理者自身知識結構和能力差異，以及管理隊伍結構的多變性，培訓工作往往事倍功半，部分管理人員不能很好地勝任崗位需求。以本科學生畢業審核工作為例：學校推行分級管理和學分制學籍管理以后，學生畢業資格的預審權下放到各個學院，畢業的條件也不僅僅是看課程考核是否合格，還要看學分構成是否分別達到專業規定的各類課程的最低學分要求，通常包括通識教育基礎課程、學科大類基礎課程、專業主干課程、文化素質、通識教育基礎選修、專業選修、集中時間環節等七類課程學分。不同學院、不同專業、不同年級學生的畢業要求都不競相同，即使是同一班級的學生，也會因為選課差異而獲得不同的學分，按照每個學院每屆學生500人，每人50門課程計算，每個學院的教務管理員需要處理25000條數據，還需要根據上述7類課程進行篩選和分類匯總統計，如果沒有掌握基礎的Excel或Access的數據庫應用能力，是很難保質保量的完成工作任務的。

二、高校教務管理系統應用的優化對策

高校教務管理系統在當前高校教務管理工作中的重要作用是經過實踐驗證的，在此基礎上如何推動系統的優化建設，提高管理效率，使其更好地發揮管理育人、服務育人的作用，是每一位教務管理者共同的心聲，也是大家一直都在關注的課題。針對上述存在問題，提出對策如下：

（一）提高重視程度，加大經費投入

軟件系統的固有缺陷是影響教務管理工作管理效率的重要掣肘，解決這一問題的根本首在認識，次在投入：

首先，認識是行動的先導，對問題沒有準確的認識和定位，就難以保證問題的有效解決。教學工作是學校的核心工作，教務管理工作是教學秩序正常運行的有效保障，而教學管理工作的開展都是依靠教務管理系統來推進和展開的，理解了這樣的邏輯關系，我們應當更容易領會和理解教務管理系統建設的重要性，必須對教務管理系統建設給予應有的、高度的重視。只有認識到位了，重視程度提高了，學校才有可能著力去解決存在的問題。

其次，就軟件設計的固有缺陷而言，從技術層面講都不難解決，關鍵還是在于經費投入，經費到位了，問題就容易協調解決，主要著力于以下幾個方面：第一，選購軟件前必須進行充分的市場調研，切忌盲目和盲從，不是說越貴或者越便宜越好，也不是說軟件功能越多越強大越好，適合的才是最好的，應當對市場的產品進行基本的篩選和甄別，然后著力選擇2-3家較大的公司進行考察，選購產品時必須和公司有足夠的溝通，要讓他們明白學校需要實現什么樣的管理目標和要求，需要達到什么樣的管理效果，力爭選擇最適合學校需求的產品，少走彎路。其次，必須購買公司的后續服務，對軟件進行升級和二次開發。選購的軟件是不可能一次性實現學校管理所需求的全部功能的，這就需要根據學校的實際情況要求公司進行二次開發，同時，對系統進行“瘦身”，刪除無效的、不必要的功能項，化繁為簡，去蕪存菁。再次，對系統應用中遇到的實際操作層面的問題，要求公司進行修改，諸如前文提及的排課、報表、報錯等問題，要求公司逐條解決。另外，還需要有完善的配套硬件設施的支撐，高校日常教務管理工作需要處理大量的數據和報表，尤其短期瞬發數據流比較大時（例如選課、成績錄入等），會對服務器造成較大的數據沖擊，因此，必須有較好的硬件設備保障才能更好地提高管理效率。

（二）加強數據防護，預防安全隱患

針對潛在的數據安全隱患，可以從以下幾個層面進行防范：第一，服務器是在操作系統上運行的，微軟的操作系統是相對不安全的，在本身安全存在隱患的操作系統上部署服務器的安全策略相當于處在亞安全狀態，是不可靠的，因此首先必須對操作系統進行安全配置，以及選擇安裝常用的殺毒、木馬查殺軟件，確保操作系統處于安全狀態。第二，對數據庫進行安全配置，常用的安全配置包括使用安全的密碼策略、使用安全的帳號策略、加強數據庫日志的記錄、管理擴展存儲過程、使用協議加密、禁止別人隨意探測你的TCP/IP端口、修改TCP/IP使用的端口、安裝建議和服務補丁、拒絕來自1434端口的探測、對網絡連接進行IP限制等，這些常用的SQL Server的安全配置，可以讓SQL Server本身具備足夠的安全防范能力。第三，選購成熟的服務器防護產品。目前，市場上使用較多和反響較好的是北京安華金和研發的XSecure系列產品，他能實現對數據庫的全方位防護，覆蓋數據庫的事前、事中、事后安全，覆蓋數據庫應用安全、維護安全、使用安全和存儲安全，是目前市場最全面的數據庫防泄露產品。當然，有條件的學校還可以購買硬件防火墻，和軟件防火墻相比，他的功能更加穩定，穩定性能的優劣主要來自于防火墻運行平臺即操作系統上。硬件防火墻一般使用經過內核編譯后的Linux，憑借Linux本身的高可靠性和穩定性保證了防火墻整體的穩定性，Linux永遠都不會崩潰，其穩定性是由于它沒有像其他操作系統一樣內核龐大且漏洞百出。軟件防火墻一般要安裝在windows平臺上，實現簡單，但同時由于windows本身的漏洞和不穩定性帶來了軟件防火墻的安全性和穩定性的問題。雖然Microsoft也在努力的彌補這些問題，但與Linux比起來還是漏洞倍出。在病毒侵害方面，從linux發展到如今，Linux幾乎不感染病毒。而作為Windows 平臺下的病毒我們就不必多說了，只要是使用過電腦的人都有感受[3]。第四，實現數據異地容災備份，預防不可抗力因素下造成的數據的不可逆性損失。

（三）加強隊伍建設，提高管理素質

管理目標的實現依賴于管理人員的具體執行和實施，一支結構穩定、素質優良的教學管理隊伍是做好教務管理工作的根本保障[4]。

穩定管理隊伍的基本措施：首先，要建立健全教務管理人員的崗位責任制，進行嚴格的定編、定崗、定責，而不是按需設崗，這樣，一方面可以使得每位管理人員從內心有了組織上的歸屬感，能更安心于崗位工作，另一方面，明確了崗位責任，有了責任的約束能敦促每位管理人員更加盡職盡責的做好工作，保障教學管理工作的質量和水平；其次，要建立健全長效的競爭激勵機制，獎勤罰懶，優勝劣汰，對于在本職崗位有突出貢獻或者年終考核連續兩年以上優秀的管理人員，在職務晉升或者職稱評定上應當給予政策上的照顧和傾斜，而對于長期對工作懈怠、師生都不滿意的管理人員，要予以淘汰出管理隊伍。這樣，通過長效的競爭激勵機制，可以逐步增強教務管理人員對崗位任職的憂患意識、危機意識，養成不輕慢、不懈怠的職業進取精神，增強崗位任職的榮譽感、幸福感。

提高業務素質的基本途徑：一是“引進來”，二是“送出去”。“引進來”是高校應當打破“唯學歷”的人才引進機制，從崗位需求實際出發，降低對學歷的要求，注重能力的選拔，選擇一些“用得上、留得住”的計算機專業技術人才充實到教務管理隊伍；“送出去”是將教務管理隊伍送出去進行專業培訓，根據管理人員掌握計算機信息技術水平的程度不同要進行分類培養和培訓，計算機信息技術水平較高的人員送到專業軟件公司進行教務管理軟件的專門培訓，計算機信息技術水平一般的人員，注重基本辦公軟件的培訓和學習，從而從整體上提高教務管理隊伍的計算機技術應用能力。

【參考文獻】

[1]徐友恒.關于計算機數據庫的管理技術分析[J].城市建設研究理論（電子版），2012

[2]李永.廣播電視大學教務管理系統安全管理策略研究[J].科技信息， 2012，（16）.

[3]閆瑞英.網絡環境下高校檔案信息安全技術方法初探[J].科技情報開發與經濟，2011

[4]趙紅.高校教務管理系統建設現狀和發展分析[J].新西部，2008，（16）.