人力資源信息系統（HRIS）及企業在應用HRIS現實意義

【摘 要】首先介紹人力資源信息系統（HRIS） 概念，在此基礎上分析HRIS發展現狀，進而提出企業運用HRIS現實意義。

【關鍵詞】HRIS；信息化；意義

一、人力資源信息系統（ HRIS）

人力資源信息系統（Human Resource Information System， HRIS）是組織進行有關人及人的工作方面的信息收集、保存、分析和報告的過程。“系統”特指為實現特定目標而將各種分散活動組合成合理的、有意義的整體的過程。HRIS是人力資源決策支援系統，可以隨時提供人力資源決策所需的各項分析、統計資料。

信息系統可以是人工的，也可以是計算機化的。小型組織 （少于 250人）中使用人工的檔案管理和索引卡片系統比較有效。而在大型組織中，人力資源信息的計算機存取則是必須的。管理者在決策時需要準確、及時和相關的信息資料，如果信息不完整、不準確、不考慮需要哪種信息，那么使用計算機也是徒勞的。

人力資源信息管理系統從理論上或是目前軟件的分類管理上來講其范圍還是很大的，這其中可能就會包括薪資管理、人事管理、人事合同管理、培訓管理、招聘管理、考勤休假管理、保險福利管理、績效管理及員工或經理自助管理等很多方面，任何一個商品軟件不會把這些東西集合在一起，他們大多是按其具體功能分模塊來實現人力資源管理的需要，那么這么多模塊組成的人力資源管理信息系統項目如何來實施才能確保它的成功呢，我在這里簡單的做一個講述，希望它可以幫助企業成功地實施自己的信息項目。

二、人力資源信息系統（HRIS）建設現狀

事實上，國內真正對人力資源管理信息化建設有深入研究的專家學者并不多，主要原因是懂人力資源的專業者大多非技術出身，專業的信息科技研發人員不懂人力資源。一方面，人力資源專業出身的不善于使用信息科技來提高行政效率，只知道依照原來的工作流程，將人工操作照搬到計算機上進行作業。另一方面，專業的信息科技研發人員不知道人力資源的人員到底需要什么，更不知道兩者之間應該如何串聯。因此，在進行人力資源信息化建設時，由于兩者之間的專業領域南轅北轍，存在著一道難以逾越的鴻溝。

首先，不是所有的員工和管理者都會歡迎HRIS，接受這種變革。原因之一在于普通員工和管理者可能會面臨更多的工作和責任。在他們看來，人力資源部是在推卸責任。另一個原因是普通員工也許會被要求接受技術培訓，這讓普通員工感覺到更為沉重的壓力。

其次，員工和管理者很少與人力資源專業人士聯系，盡管看上去他們之間交流很方便。事實上，由于業務的外包，可能會由電話中心的代表來回答員工的問題，而這些代表甚至不是公司的雇員；員工的信息甚至可能是從語音機上獲得的，而回答的聲音則是電腦生成的。溝通似乎方便了，但交流的本質在一定程度上發生了變化。

第三，人力資源部門會比以前更小，同時人力資源專業人士可能正在實施并運用新技術，因為傳統的交易處理任務是自動的或外包的。比如，組織將不再需要客戶的分數來記錄信息以及填寫進程表。根據2000年人力資源自我服務的調查研究，有自我服務系統的公司每151個員工需要一個人力資源代表，而沒有這個系統的公司每個人力資源代表只能服務99個員工。

第四，許多公司外包一定的人力資源功能，目的是減少人力資源的成本，提高人力資源技術，并要求更好的服務。根據Gartner組織的報告，人力資源的外包市場也許會增加近3倍，從2001年的260億美元漲到2005年的760億美元。這意味著很多目前在企業內部就可以完成的人力資源工作將會由專門的組織來完成。但是，相應的風險，尤其是推動內部特點的風險，依然是存在的，而且是明顯的，因為這可能會導致企業喪失關鍵的人力資源競爭能力。

第五，基于網絡的HRIS可能使員工染上“信息癮”，甚至員工會濫用網絡。比如，他們花幾小時的時間查網頁，發郵件或上網，而員工本可以利用這些時間做相應的增值工作。

第六，盡管系統供應商會提供高安全性，但人力資源專業人士同樣應該關注安全問題，因為越來越多的員工利用網絡搜尋人力資源信息。組織必須制定適當的安全程序來保護個人數據。例如，不被黑客或外界的人攻擊，即便是以前的雇員也應該被有效地保護。

三、企業應用人力資源信息系統HRIS現實意義

（一）企業成本的節約主要表現在管理成本的降低和體力工作的減少上

例如，包裝、打印、分發人力資源文件的辦公消耗降低，因為信息的傳遞現在已經電子化。再例如，過去人力資源任務由人力資源部進行分配與部署，從管理層到員工層，牽涉人員復雜；而如今，相關員工的數量明顯減少。根據Forrester的研究，每位普通員工每年大約需要處理的基本事務約15項，如工資查詢或改變聯系方式等。據Morgan在2000年的統計，員工的每次業務或事務的處理大約平均花費$35，這就意味著僅為普通員工基本服務的一個500人的企業就將耗費$263，000。但是，人力資源信息系統HRIS中的自我服務體系的運用改變了這一現狀，該體系允許員工自行更新個人相關記錄、查詢相關信息等。同時，調查還表明，每一次員工自己處理類似業務要比人力資源專業人士來完成至少節約$14。根據另一份2002年的統計調查，80%的被調查者認為員工自我服務體系能夠降低人力資源成本。不僅如此，配置該系統的成本回收期也不會太長，甚至有學者認為只需1～3年的時間。運用基于網絡的HRIS正在有效地降低企業成本，從長遠來看，這一趨勢日益明顯。

（二）在人力資源的實際操作中，運用HRIS可以加速交易進程

一個具體例子就是例行會計事務的處理，如果采用人工方式，平均需要32分鐘，這包括“最初的聯系、歸類、手動完成報表、通知賣方、郵寄確認聲明”等事項。而在一個以科技為基礎的系統中，人力資源工作人員的時間被最小化了，他們也許只會涉及到數據追蹤，如例行監測或備案文件等。研究表明，以前60%～80%的人力資源從業者的大部分時間用在了行政任務或個體事務的處理上。現在，應用了自我服務體系，對雇員的信息管理變得更簡單。因此，在HRIS中，人力資源工作人員不僅不需要花大量時間來回答例行的問題或為管理者準備報告，而且信息傳遞進程加快了，相應的時間也自然節省了。

科技進步與發展正在完善人力資源信息系統HRIS，同時也轉變著人力資源的基本職能。人力資源專業人士、管理者與普通員工都在接受著HRIS帶來的挑戰。人力資源專業人士已經從事務性的、執行性的角色開始逐步轉變成為戰略性的合伙人，他們已經從基本職能中脫離出來，正在成為企業的決策者。而管理者和普通員工也開始學會逐步利用HRIS快速收集信息、做出決策并互相溝通。簡言之，人力資源專業人士、管理者與普通員工在企業中的角色均在某種程度上發生轉變，而這種轉變要求各自做好充分準備，在未來扮演不同于傳統的人力資源從業者角色。