計算機信息技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)管理中的應(yīng)用

【摘 要】企業(yè)管理對企業(yè)的后期發(fā)展有重要作用，傳統(tǒng)管理模式無法將企業(yè)管理的作用充分體現(xiàn)。采用計算機信息技術(shù)，企業(yè)內(nèi)部管理管理水平能得到有效提升。

【關(guān)鍵詞】計算機信息技術(shù)；企業(yè)管理；應(yīng)用

一、計算機信息技術(shù)在企業(yè)管理上的作用

企業(yè)管理檔案是指在企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營活動過程中直接形成的對企業(yè)有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。具有很高的科技含量，與直接、現(xiàn)實的生產(chǎn)力、經(jīng)濟效益和社會效益聯(lián)系密切。企業(yè)計算機信息化建設(shè)，是運用計算機技術(shù)，將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化模式，即以面向檔案實體保管為重點的檔案管理模式轉(zhuǎn)變成以檔案實體數(shù)字化信息形式向社會提供服務(wù)為重心的現(xiàn)代化管理模式。

（一）計算機信息技術(shù)使企業(yè)管理系統(tǒng)化：科學(xué)的計算機信息系統(tǒng)能夠包含全部的企業(yè)管理的信息，可以涉及企業(yè)資源管理的全部范疇。而且，該系統(tǒng)還能與生產(chǎn)和財務(wù)系統(tǒng)聯(lián)系起來，系統(tǒng)的集成保證了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。因此，計算機信息技術(shù)可以使企業(yè)管理系統(tǒng)化，并在此基礎(chǔ)上增加數(shù)據(jù)的存貯容量和使用價值。

（二）計算機信息技術(shù)使企業(yè)管理精細化：在企業(yè)管理中引入信息化技術(shù)，把企業(yè)資源以電子數(shù)據(jù)的形式分門別類保存起來，查詢使用起來更為方便。在現(xiàn)實企業(yè)數(shù)據(jù)庫中繁雜的企業(yè)資料類別不明顯，分類并不精細，存貯也或有偏差，查找使用起來會有困難。通過電子信息方式的錄入，使管理方面信息均可被檢索到，可以作為多方面數(shù)據(jù)分析，作用發(fā)揮的就更加全面了。企業(yè)管理信息的這種改變使其具備了“戰(zhàn)略性質(zhì)”，除了傳統(tǒng)的服務(wù)性質(zhì)外，參考性作用也顯現(xiàn)出來，這對企業(yè)發(fā)展很有幫助。

（三）計算機信息技術(shù)拓展了企業(yè)管理的開發(fā)范圍：由于存貯及傳遞技術(shù)的限制，傳統(tǒng)企業(yè)管理資源的開發(fā)對象主要是已有的圖文資料和較易獲得的小范圍資源。采用電子信息技術(shù)后，可創(chuàng)建強大的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，在時間和空間上，企業(yè)管理都將獲得較大突破，并且企業(yè)經(jīng)營的服務(wù)性和作用也能增強。

二、企業(yè)管理計算機信息化建設(shè)

（一）企業(yè)管理計算機信息化設(shè)備配備：企業(yè)管理計算機信息化建設(shè)必須配備相應(yīng)的設(shè)施，在整個過程中投入最多的環(huán)節(jié)就是軟硬件系統(tǒng)，該設(shè)備是最為基礎(chǔ)的設(shè)施，它是企業(yè)管理信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，企業(yè)信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)是建設(shè)數(shù)字企業(yè)管理信息的有形部分。硬件系統(tǒng)方面需要有計算機及必要的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、掃描儀、數(shù)碼照相機等，才能適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化企業(yè)管理信息化的需要。在軟件系統(tǒng)方面需要具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、實體管理、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并且能夠覆蓋企業(yè)管理信息的接收、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計六大環(huán)節(jié)；具有良好的實用性、通用性及可擴展性。

（二）企業(yè)管理電子信息系統(tǒng)建設(shè)：企業(yè)信息系統(tǒng)主要內(nèi)容包涵：目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作、構(gòu)建企業(yè)檔案基本數(shù)據(jù)庫、企業(yè)檔案數(shù)字化、電子企業(yè)管理信息，結(jié)構(gòu)設(shè)計要符合檢索優(yōu)先的原則，以DBF文件格式或通過XML及其它通用格式文檔進行數(shù)據(jù)交換，并具備安全、合理、高效、靈活等特性，各種不同類型的企業(yè)信息數(shù)據(jù)，其文件格式均要盡量采用通用建檔案電子文件格式，如文字型數(shù)據(jù)采用XML文檔和RTF、TXT格式；掃描圖像數(shù)據(jù)采用JPEG、TIFF格式；視頻數(shù)據(jù)采用MPEG、AVI格式；音頻數(shù)據(jù)采用MP3、WAV等格式。

1、企業(yè)電子信息目錄建設(shè)。目錄建設(shè)是企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)的首要步驟，為的是提高企業(yè)資源的效率和質(zhì)量。企業(yè)電子信息系統(tǒng)建設(shè)時除了根據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理需要按建立企業(yè)信息目錄、及時更新目錄數(shù)據(jù)外，還要逐步實現(xiàn)企業(yè)信息在互聯(lián)網(wǎng)上的查詢檢索。

2、企業(yè)電子信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。構(gòu)建企業(yè)電子信息數(shù)據(jù)庫的方法有很多，其中常見的有收錄現(xiàn)有的電子企業(yè)檔案、將聲像檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換、摘錄文字信息、掃描已有的企業(yè)文件。數(shù)據(jù)庫構(gòu)件過程中可應(yīng)用先進的計算機新型技術(shù)。該技術(shù)采用地理模型分析方法，實時提供多種空間和動態(tài)信息。為了提高企業(yè)電子信息系統(tǒng)的應(yīng)用效率，管理人員可以將數(shù)據(jù)庫分類管理。具體類別可為基礎(chǔ)施工信息檔案、重要完工項目檔案、生產(chǎn)規(guī)劃方案，規(guī)劃審批成果檔案、音像檔案等，在數(shù)據(jù)褲建設(shè)初期就這樣分類的話，能夠提高信息錄入的精準(zhǔn)度，同時這樣做還為以后信息查詢打下堅實的基礎(chǔ)。

3、企業(yè)管理電子信息數(shù)字化建設(shè)。企業(yè)管理實現(xiàn)信息化，需要將現(xiàn)存紙質(zhì)資料、音像資料進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通常采用的是人工錄入或掃描錄入的方式，轉(zhuǎn)換后的信息計算機才能識別和處理，這是一項繁瑣的工作，而且工作量會很大，需要管理部門投入較大的人力和物力。因此，企業(yè)電子信息數(shù)字化建設(shè)中，管理部門可根據(jù)單位的經(jīng)濟實力和具體需求，有選擇進行資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。首先選擇珍貴企業(yè)資料和高使用率的企業(yè)信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，之后在企業(yè)電子信息系統(tǒng)使用中逐漸實現(xiàn)所有企業(yè)管理信息的數(shù)字化。

4、企業(yè)電子信息管理。企業(yè)電子信息管理人員重要工作內(nèi)容是監(jiān)督與指導(dǎo)企業(yè)信息電子文件形成、收集、積累、鑒定、歸檔全過程，保證存入數(shù)據(jù)庫的企業(yè)信息的質(zhì)量，不僅確保這些資源真實、完整、有效，還要保證信息資源的價值，不篩選的全部企業(yè)信息保存策略不僅無意義而且不現(xiàn)實。隨著企業(yè)的技術(shù)發(fā)展，企業(yè)電子信息數(shù)據(jù)庫會遇到遷移、升級的情況，管理人員另一重要工作是確保電子信息數(shù)據(jù)庫在以上過程中完整保存，這些是企業(yè)電子信息管理人員基本工作內(nèi)容。除此之外，管理人員還仍當(dāng)積極開展電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法研究，制訂電子企業(yè)信息管理新辦法，優(yōu)化企業(yè)電子信息化模式。并且放開區(qū)域性企業(yè)信息化的限制，開展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下接收、傳送電子企業(yè)信息的試驗工作，逐步擴大企業(yè)電子信息化范圍。企業(yè)電子信息系統(tǒng)涵蓋范圍的擴大和數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的增多，都將提升企業(yè)信息在企業(yè)今后發(fā)展中的作用。

三、結(jié)語

企業(yè)管理中應(yīng)用計算機信息技術(shù)是企業(yè)發(fā)展和國家進步的共同需要。同時，企業(yè)計算機信息化建設(shè)不單單是現(xiàn)代技術(shù)的簡單應(yīng)用，而是一項綜合性的戰(zhàn)略工程。若想計算機信息技術(shù)在企業(yè)管理中真正發(fā)會作用，從設(shè)備配備到電子系統(tǒng)完成需進行一系列科學(xué)規(guī)范的建設(shè)，方能達到企業(yè)快速發(fā)展所需要的效果。

【參考文獻】

[1]吳凱.電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究[J].數(shù)字技術(shù)與應(yīng)用，2012，8：88.

[2]鄧云.企業(yè)檔案管理中電子信息技術(shù)的應(yīng)用[J].民營科技，2011，11：134.